2019004 |Office工具使用思维

正所谓工欲善其事，必先利其器。要使Office办公效率有大幅度的提升，一定先要选择对的工具。比如下面这三个场景，我们来看看到底用错了什么工具？

场景1：每页固定表头表尾，包含小计行的表格

错误工具：Excel 

在一次Excel的线下培训课堂中，我给大家介绍了有关Excel表格结构规范化的知识，有一个学员X在课间休息的时候，把他工作中的一个表格给我看。

如下图所示的表格就是X的表格，他需要每个月打印“现场作业人员工资发放签名表”。每个月的人月和相关数据都会有变动，而且需要按照劳务班组分页打印，底部还需要显示本页小计信息。

他现在的做法是每次手工将第一页复制粘贴到下一页，再修改数据，手动分页。由于数据量非常大，每个月都要做一次，导致X每到制作这个表格的时候，都要加班加点，内心是拒绝这种完全没有技术含量的复制粘贴的操作，可是又找不到更好的方法。

Excel是一款功能非常强大的数据分析工具，所以当我们的表格需要函数计算、分类汇总、排序、筛选这些操作的时候，我们肯定需要用到Excel。而如果这个表格只是需要打印出来，而且打印的时候，还有特定的格式，如每一页的顶部需要表头、每一页的底部需要表尾，此类的需求，其实用Word这款排版工具更适合。

只需利用到Word邮件合并功能，X的需求就可以轻松实现了。制作一个邮件合并的模板，就可以一劳永逸的解决这个问题，下个月在Word邮件合并模板中筛选当月的数据，点击“完成并合并”，所有包含表头表尾的页面就可以自动生成。

场景2：左侧图片右侧横线的PPT讲义

错误工具：PowerPoint 

前段时间出差去到外地培训，培训机构安排了一个工作主动，又乐观开朗的助教Y和我一起同行。第一天的课程介绍后的晚上，Y抱着自己的电脑，敲开我房间的门，一脸着急的问我：甘老师，你能不能帮我看看这个问题，有没有更好的解决方案，不然我今天晚上就要通宵加班了。

Y的问题是这样的，每次培训前，她要将一份培训老师的PPT课件打印成讲义。她需要一张A4纸打印四页幻灯片，右侧还可以留有给学员做笔记的横线。虽然PowerPoint软件中有打印讲义的功能，但是拥有能打印横线的效果，只能一页打印3张，而且页边距也不能调整，导致每张幻灯片的图片打印的都比较小，纸张也没有有效利用到。

助教Y的问题，其实只需要用Word邮件合并制作一个模板，再把老师的PPT课件保存为图片版本，之后用邮件合并功能，想要生成一页3张、4张、5张都可以，5分钟内轻松搞定几百页的课件！

场景3：根据Excel数据自动分类，以附件方式通过邮件发送

 错误工具：Outlook 

前段时间，在一次线下课程中讲解Word邮件合并功能的时候，有一位学员Z问到如何把一份Excel的文档，根据不用营业网点的名字，拆分成不同的Excel工作簿，再通过邮件的方式，发送到不同的营业网点。

比如下图的表格，想要根据订单编号拆分成不同Excel工作簿，以附件的方式发送到不同的客户。现在Z的做法是，手工拆分数据，再到Outlook中一封一封邮件编辑，插入附件，点击发送。工作效率太低了。

其实，Z的问题，利用Excel的“拆分工作表/簿”功能，自动拆分成多工作簿，再通过Word邮件合并的“Outlook添加附件”功能5分钟内就能轻松搞定！

如果你也曾经因为用错了工具，导致做了很多重复的工作，欢迎点击请点击［Word邮件合并全攻略］掌握正确工具的使用方法。