题外话：我一直觉得，我们常说的时间管理其实应该叫做效率管理。我们研究如何高效率应用时间，其实就是研究如何高效率工作。
（一）
在效率管理的内容中，文件管理是其中一个重要的组成部分。它指的是对工作文件的处理、备案、归档等等。
文件管理的方法很多，但终归超过不以下几种方法：
1、树状目录。
2、文件或目录命名。
3、文件标签。
树状目录是文件管理的基础，它的基本思维就是对所管理的文件或目录进行逐级分类，资源管理器就是以此为基础。这种方法非常符合人类的思想方式和思维框架。
对文件或目录的命名，主要是利用了系统长文件名的规则，在文件的名字中加入了关键字因素。比如在对文件或目录命名时，可以将序号、时间、事项、场所、人物以及关键词等等加入其中。这种命名方法和树状目录结合在一起，配合文件搜索和定位功能，可以在目录分类的基础上进一步提高文件管理效率。
标签是比较高级的文件管理方法，但是受系统限制，得需要专门的文件管理软件才能使用标签。虽然长文件名在某种程度上可以起到标签的作用，但是效果并不好，既伤神又费时费力。
在最近一次上网时，我突然想出了一个特别巧妙的文件管理办法。从使用效果上看，可以完全超过上面所说的文件管理方式。
（二）
我是2000年上网的老网虫，曾经是新闻组的常客。
新闻组（英文名NewsGroup或Usenet）就是互联网上的电子讨论组，它的历史几乎和互联网的历史一样长。它和WWW、Email、Telnet、FTP同为互联网提供的重要服务内容之一。在国外，新闻组账号和上网账号、E-mail账号一起并称为三大账号，由此可见其使用的广泛程度。由于种种原因，国内的新闻服务器数量非常少，各种媒体对于新闻组的介绍也很少。新闻组用户大多局限在一些资历较深的老网虫或高校校园内。
在2000年左右，国内尚有不少新闻组存在，如万千、宁波、大洋、奔腾等等。但随时互联网高速发展，新闻组渐趋式微。目前国内新闻组只有新帆了（news://http://news.newsfan.net，在此推荐一下）硕果仅存。（如果需详细了解新闻组的特色，可以直接百度之，这里就不介绍了）
新闻组除了它本身具有的特点外，它在讨论组的分类、命名上独具特色，这也是我要讲的关于文件管理的内容。
新闻组是由许多特定的讨论组构成，这些讨论组就犹如我们使用的文件夹或目录。
组与组之间以类别相区分，呈树状结构。但这个树状结构并不是由一个父目录和一层层的子目录构成。
它只有一个层次，树状结构是通过讨论组以特定规则命名的名称呈现出来的。
下面就是今天要讲的重点。
为了方便，我们不使用英文新闻组，而以国内唯一的新闻组——新帆新闻组为例，讲讲这个问题。
新闻组的讨论内容一般分为九大分类：1、comp（计算机）；2、news（新闻组本身）；3、rec（休闲娱乐）；4、sci（科学）；5、soc（社会）；6、biz（商业）；7、talk（聊天或者是辩论）；8、misc（无法明确分类的东西）；9、alt（“altemative”的简写，在这类组里可以讨论各类话题）。
但这些只是粗略的大分类，为了有效进行沟通讨论，还需要精细划分，还需要向下再分级再分类。而分级分类的方法，就是通过对讨论组的命名，由大到小，逐层分类（分类名之间用“.”隔开）。
以下就是我国新帆新闻组的部分讨论组的组名：
……
本站站务.公告
本站站务.站务讨论
计算机
计算机.软件
计算机.软件.编程
计算机.软件.编程.ASP
计算机.软件.编程.C语言
计算机.软件.编程.Dephi
计算机.软件.编程.Java
计算机.软件.编程.Visualstudio
计算机.软件.编程.VisualStudio.VB计算机.软件.编程.汇编
科学技术.通讯.业余无线电
科学技术.通讯.移动通讯.手机
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休闲娱乐.游戏天地
休闲娱乐.游戏天地.Diablo
休闲娱乐.游戏天地.Half-Life
……
大家看出来了吧？
这就是新闻组命名的特色。
它利用新闻组的命名规则，通过对各个讨论组的命名，只用一级文件目录，就将所有的类别和内容都列了出来。凭借这种命名方法，你可以一眼就能找到自己需要进入的讨论组。
实际上，新闻组的文件管理思维仍然是树状管理思维，但它却通过巧妙的命名避免了树状目录那种因层次过多而难以驾驭的毛病。
（三）
我利用这种命名方法，在工作中建立了自己的文件管理体系。
以下就是我的文件夹目录：
01.运营
01.运营.网点办
01.运营.考评
01.运营.宣传
01.运营.自助设备
02.计财
02.计财.利率管理
02.计财.固定资产
02.计财.宣传
02.计财.检查
02.计财.税务
02.计财.系统管理
02.计财.绩效考核
02.计财.费用
02.计财.采购
03.内控
03.内控.反洗钱
03.内控.扫黑除恶
03.内控.检查
03.内控.法律
03.内控.法律.制度管理
03.内控.法律.宣传
03.内控.法律.诉讼
04.风险
04.风险.制度政策
04.风险.征信
04.风险.征信.宣传
04.风险.系统管理
04.风险.贷后
05.工会
05.工会.困难帮扶
05.工会.工会帐务
05.工会.扶贫
05.工会.活动
06.办公室
06.办公室.公示
06.办公室.宣传报道
06.办公室.检查
07.人力资源
07.人力资源.党建
07.人力资源.劳资
……
唯一和新闻组不同的是，我给自己的文件夹命名时加上了序号。
这主要是为了将自己管理的工作条线排好优先级——这也是效率管理的要求。
（四）
其实，这种目录命名方法最出色的地方并不是文件的分类管理，而是它所起到的标签作用。也就是说，这种命名方法在某种程度上完全可以取代文件标签。
例如，在我上面的文件目录中，有多个目录名字中都包含有“宣传”字样。这主要是因为我管理的各个工作条线都有对外宣传的要求，因此我们通常将各条线的宣传报道或相关资料文件都放入各自条线的文件夹里。比如运营条线的宣传资料就放在「01.运营.宣传」下，内控条线的法律宣传资料就放在「03.内控.法律.宣传」目录下，征信宣传资料就放在「04.风险.征信.宣传」目录下，而办公室条线的宣传资料就放在「06.办公室.宣传报道」目录下。
如果你在年末需要做全年各条线宣传工作的总结或汇报时，你只需搜索一下「宣传」两个字，就可以直接将所有的宣传资料一次全部找到——在搜寻时我通常使用Everything软件，那速度真如闪电一样快！当然，如果没有相关的工具软件，利用系统本身的搜索功能也足以应付这个问题。
特别值得一提的是，这种命名方法完全可以象标签一样，具备子标签对父标签的继承特性。因此，如果一个文件具有多重特点或性质，完全可以利用目录命名来解决。就如上文件所举的例子那样，不同条线的报道资料，通过目录名的异同，即可分辩出不同文件的不同性质和属性。
这种文件管理方法特别适合管理条线多的职场员工， 因此，强烈向各位职场同仁推荐这一文件管理方法。
