第2章 掌握自己的时间
有效的管理者并不是一开始就着手工作，他们往往会从时间安排上着手。他们并不以计划为起点，认识清楚自己的时间用在什么地方才是起点：记录时间、管理时间、统一安排时间。......有效的管理者与其他人最大的区别，就是他们非常珍惜自己的时间。
完全靠记忆，我们恐怕说不清楚自己的时间是如何打发的。要管理好时间，首先应了解自己的时间实际上是怎么耗用的。
每一位知识工作者、管理者，要想有效就必须能将时间做整块的运用。（但时间往往是最稀缺的资源，因此管理时间就尤其重要了）......一位经理如果以为他与下属讨论一项计划、一项方针，或是一项工作表现，只需要15分钟就够了，那他一定是自欺欺人。如果你真想影响别人，那至少需要一小时以上。如果你想和别人建立良好的人际关系，就需要更多的时间。
知识工作者只能自己制定工作方向，所以他必须了解别人期望他做出的贡献是什么，原因是什么，对必须是哦那个其知识成果的人的工作情况，他也要有足够的了解。......换句话说，他还得匀出时间来，将目光由自己的工作转到成果上；由他的专业转到外部世界，因为只有外部世界才有绩效可言。
所谓管理幅度，是指一个管理者能有效地管理多少个工作上互有关联的人：一起工作的人数越多，工作者用于碧玺协调关系的时间肯定越多，而真正用于工作的时间就越少。......例如：管理者应与员工交流“你认为我，对你的工作应该了解些什么？你对我们这个组织有什么看法？你觉得我们还有那些尚未开拓的机会？有哪些尚未察觉的危机？你想从我这里知道些什么？”等问题......因此，大型组织只有在大量耗用其管理者的时间之后，才能变得强大有力。
对人事的问题决定得太快，很容易铸成错误。人事决策往往需要大量的时间，因为决策所涉及的一些问题，只有在反复考虑多次后才能看清楚。......人事决策很费时，原因很简单：上帝创造人时并没有想到他们将来要管理组织，任何人都很难完全合乎组织要求的条件，而人又不是可以随意“修整”，随意“更改”的人，最多不过是“大致符合要求”而已。
如何诊断自己的时间？1.记录时间的实际耗用情况；2.要做有系统的时间分析管理（找出什么事根本不必做，做了也是浪费时间，无助于成果；时间记录上的哪些活动可以授权别人而又不影响效果；自己是否在浪费别人的时间而不产生效果）。
“授权”这个名词，通常被误解、曲解。其正确的意义，应该是：把可由别人做的事情交付给别人，这样才能做真正应由自己做的事。这才是有效性的一大改进。
有效的管理者懂得有系统及诚恳地问下属：“请你想想看，我常做哪些浪费你的时间而又不产生效果的事情？”。
许多管理者都意识到了哪些事情会浪费他们的时间，然而他们却不敢面对这个问题。他们怕因小失大、造成错误。......事实上，管理者减少不必要的工作，绝不会有太大的风险。人总有一种倾向，高估自己地位的重要性，认为许多事情非躬亲不可。......大胆减少无谓的工作，绝对无损于有效性。
管理不善不仅会浪费大家的时间，也会浪费主管自己的时间。找出由于缺乏制度或远见而产生时间浪费的因素。应注意的现象，是机构中一而再、再而三出现同样的“危机”。同样的危机如果出现了第二次，就绝不应该再让它出现第三次。
同一个危机如果重复出现，往往是管理者疏忽和懒散造成的。......危机可以预先防止，或设计成一种例行作业，使每个人都能处理。所谓例行作业，是将本来要靠专家才能处理的事，设计成无须研究判断，人人均可处理的作业。
多年以前我（作者德鲁克）初次做管理顾问时，常常不清楚一个企业机构管理的好坏区分，后来才发现：一个平静无波的工厂，必是管理上了轨道。如果一个工厂常是高潮迭起，在参观者看来大家忙得不可开交，就必是管理不善。管理好的工厂，总是单调无味的，没有任何激动人的事件。那是因为凡是可能发生的危机都早已预见，而且已将解决办法变成例行工作了。......在这样的组织里，所谓“引人注目”的事情大概就是为未来做决策，而不是轰轰烈烈地处理过去的问题。
人员过多，也常造成时间浪费。......判断人数是否过多，有一个靠得住的标准：如果一个经理不得不将他工作时间的1/10花在处理所谓“人际关系问题”上，花在处理纠纷和摩擦上，花在处理争执和合作等问题上，那么这个单位就嫌人数过多了。
用一个人，应该是每天的工作都需要用他。偶尔才需要的专家，必须时才需要向他请教的专家，就不该正式聘用。
会议太多，也会浪费时间，是组织不健全的表现。......所谓会议，是靠集体来商议，是组织缺陷的一种补救措施。我们之所以要开会，只是因为某一情况所需的知识和经验，不能全部装在一个人的头脑里，需要集思广益。
信息传递功能不健全、表达方式不当，也会浪费时间，其后果有时更为严重。
种种时间浪费，如：人数过多、组织不健全、信息系统失灵等等，有时是轻而易举就可以改善的，但有时也要花费许多时间和耐心才能改善。不过，只要肯付出努力，这种改善的效果是很大的，特别是可以帮你省出许多时间来。
一位管理者的职位越高，其不能自行支配的时间也一定越多。组织规模越大，其用于维系组织运行，而非用于发挥组织功能及生产的时间也一定越多。......时间如果能集中，即使只有一个工作日的1/4，也足以办理几件大事。反之，零零碎碎的时间，纵然总数有3/4个工作日，也是毫无用处。......所以，管理者记录、分析时间后，应该优化整合能够自行支配的零碎时间。
中年以上的人最好是早睡早起，早起集中精力工作，总比每天下班后、晚饭后再花时间处理工作、甚至熬夜要好得多。
一切卓有成效的管理者都懂得：对时间的控制与管理不能一劳永逸。要持续不断的做时间记录，定期对这些记录进行分析，还必须根据自己可以可以支配的时间的多少，给一些重要的活动定下必须完成的期限。
时间是最稀有的资源。若不将时间管理好，要想管理好其他事情就只是空谈。而分析自己的时间，也是系统地分析自己的功能工作，鉴别工作重要性的一种方法。
“认识你自己”这句充满智慧的哲言，对我们一般人来说，真是太难了。可是，“认识你的时间”却是任何人只要肯做就能做到的，这是通向有贡献、有成效之路。
