原创|杨善平:神秘一元制度,让你的管理高效起来(2)

作者|杨善平

来源:长效经营杨善平(ID:cxjyysp)

蜜欢推手团30天文案锻造计划第16篇。

开始写作半个月,最明显的感觉是生活习惯被彻底改变了,时间虽然不够用,但却特别充实,每天都是能量满满的状态。

最好的老师其实就是自己

一开始几个小伙伴真的觉得很难,有的准备公众号用了好几天时间,有的选题不断调换,做多方面多角度的探索。

我相信,没有这样的30天计划,是不可能去这样尝试的。还有的看了其他小伙伴的文章,感慨别人的文思泉涌,自卑得不行,一度找理由放弃日更。

不过,小鱼和我每日一更,雷打不动,又把大家给带起来了。

所以真的是那句话,团队一起,成就更多,找到志同道合的人,优势互补,如同森林,总有参天大树,也有灌木众,还有草丛、苔藓、各种动物等等,从而焕发出一片生机勃勃的景象。

写作获得读者的正反馈(关注、在看、赞赏、留言、转发)是非常好的体验,可以刺激创作者持续输出,因此,如果你看到这里,就多多互动吧,因为你的“行动”,会让我动力十足!

接下来,继续探讨长效经营“一元制度”落地话题。

正文

“日常事务跟踪”规范和“一元制度”出台时,给大家说说当时海港总部的情况。

我们开始用信息化(也就是数字化)武装我们的团队,批量采购了很多办公室电脑,一切调试到位,接下来就期待大家的健“指”如飞了。

意想不到的事情发生了,办公室显得过于安静,如果你在办公室,一定会笑出声来。

有些人按电脑电源时很紧张,怕触电。

有些人正常打开了电脑,却找不到“鼠标”,因为他一直在找“老鼠”。

终于可以进入OA界面了,准备录入文字,发现从来没有学习过输入法,所以费劲地思索小学时学的拼音,右手食指一个一个慢慢地按键盘,像极了“一指禅”。。。

于是,开班,讲课,从电脑最基础的讲起,拼音输入法、五笔输入法任选,一周必须搞定。

大家紧张得不行。

不过我真的喜欢我们的团队,有了明确要求,很多同事白天忙好工作,晚上就留下来加班学习,很快电脑操作水平提升一大截。

一些年轻的同事,很快做到盲打,输入的速度非常快。

团队一周时间克服了信息化的第一关--电脑操作

接下来公司正式发文推进“日常事务跟踪”工作流上线。我们希望所有牵涉到跨部门、跨岗位的单任务型工作事务全部在平台上跑,尤其是牵涉所有门店的事务,以解决巡店的低效率。

一天、两天、三天,总部各部门提交了比较多的工作流,而门店提交的就寥寥几条。

深入了解,就是“怕麻烦”。

那就简单了,跟总部各部门的交流全部通过OA平台完成,总部各部门可以不响应私底下的电话和短信。

就算是电话沟通或当面谈妥的情况,也需要在OA里通过工作流体现出来。

这样,工作流数据大增--第二步通关成功

工作流进入到“日常事务调度”,由营运部助理负责,因为她对门店事务比较了解,能够帮助分发到各个部门。每个工作流限时30分钟处理完毕

如果一些部门人员众多,无法确定具体执行人,则通过“日常事务调度2”,转到相应部门的经理助理,由经理助理负责转到具体执行人,比如配送中心的某某组长、某某司机。

不再让发起需求的人来管执行,由少数人负责分配即可(想想昨天文章里说的打车的场景)--第三步打怪升级成功

到了最关键的“日常事务执行”阶段,限时48小时,如果该事务处理需超过48小时,执行人可修改工作流的“承诺完成日期”。

当然到了这一步很有意思,发现很多工作流就是超时了,要么是没有去执行、要么是执行完成了没有转交下一步、要么就是根本没有查看OA。

当严格检视,执行“一元制度”的时候,这一切都开始消失。--第四步再次突破。

到了最后一步“日常事务确认”,这是日常事务高质量“完整”的关键。

需要由事务发起人对“完整性”(预计后面一、两篇文章会着重写到)、“完成质量”、“完成效率”、“完成态度”四个维度快速评定,当然必须24小时完结。--第五步顺利结束

工作流数量(数量越多,代表单位时间内处理的跨部门、跨岗位的事情越多,效率越高)经历了一段时间的上升后,又出现了下降的趋势。

到门店调研,发现了让高层光火的事。

居然总部部分负责人和成员跟门店面对面交流或电话时,暗示不要往OA平台上发了,直接告诉他们就可以。

这样的话,相当于没有把“日常事务”在线化,也就不会触发“一元制度”,自己部门也就不会在“执行力看板”上“一柱擎天”了。

要知道,执行力看板放在公司最显眼的大堂处,所有的人都会看到,都会议论,包括一些政府部门来调研时、公司重要客户来访时。

同时,更不会在周六中高层例会上被逐条检视时“丢脸”。

这很显然跟公司的导向违背,开会明确,与其在市场上丢脸,不如在内部把脸丢干净。--第六步顺利解决

接下来,人力资源部严格执行非常重要。当然,初期有人会求情,能不能不要发出一元制度处罚工作流啊?

当加了这一条规范后“人力资源部负责人未严格执行,总经办对人力资源部负责人进行累计处罚,并在OA平台上公布”后,这样的现象也消失了。--第七步搞定

最后一步,财务部在接收一元硬币时可以用“你来了。。。”“你又来了。。。”话术增加刺激,目的只有一个,让大家不要多来,那唯一的办法就是把每件事按时按质完成。

如此,自然带来整个公司效率的大幅度提升。--第八步划上圆满句号

可以看看当时留下的珍贵截图:

日常事务规范:

日常事务执行:

一元制度处罚:

自从“日常事务跟踪”工作流上线后,平台上数以千计的事务被记录和跟踪起来,小到门店维修、采购、退货等事务,大到有些供应商长达5年以上的“未完整”事务被完成,这种“着着寸进 洋洋万里”的喜悦逐渐挂上了每个人的笑脸。

我记得刚刚到公司的时候,朱总(朱董事长的哥哥)负责海港超市所有的事务,几百人的团队,没有好的管理方法,确实身心俱疲。

我有时候开玩笑说:老兄,您眉心间写了一个“川”字。这种状态,其实就是忧心忡忡、却又无法找到出口的状态,也就是持久“未完整”带来的后遗症。

通过“日常事务跟踪”,可以把企业里琐碎的事务,通过在线化、流程化、自动化方式推行,无形当中,节省了中高层管理人员大量的时间和精力,又为后续推进纵向“部门KPI”和横向“项目管理”的平衡矩阵式管理,打下了坚实的基础。

当然,时代在变迁,思维在升级,长效经营也在持续进化当中,未来,我们会通过更加智能的系统,减少管理成本(比如人工检视的工作量和人力因素),达到人和系统的完美融合,推动企业经营更上一个台阶。

作为企业经营中的关键成员的你,请问以上分享对你有启发吗?欢迎留言探讨。

我们明天继续!

End

着着寸进 洋洋万里,我是杨善平,正在参加“蜜欢推手团文案锻造营”30天计划。第16篇文章就写到这里,我在上海等你。

如果您能帮助传播影响更多的人,将是我奋勇前行的动力!

杨善平,长效经营课程开创者,风猴科技创始人,四川人在上海的创业者,十九年专注帮助企业持续成长和长效经营,指导过美宜佳便利、林清轩护肤品、上海老板电器、泊莱雅、相宜本草、秋林格瓦斯、汇美舍精油、合亿服饰、唐久便利、见福便利、中央红、海港超市、火星人厨具、正合地产、百联购物中心等数百家国内知名企业。见证中国便利店领导品牌美宜佳从100家店发展到近20000家店,助力实现微信粉丝增长1000万以上。帮助美宜佳、罗丽芬、台州三和等品牌实现单月销售业绩增长千万以上。

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