前言
之前在上一家公司午休时看的一篇关于盗用设计小组成员的作品入职阿里的一篇文章,在文章中发现了一张类似工作分配任务机制的工具，然而最近准备进行产品岗位面试知识梳理，就回忆起来这个陌生工具，想了解这个工具是什么，于是花了1多小时才从微信内找到这篇看过的文章（实在不好找，记忆关键词比较少，而且相同公众号内容十分的多），最后认识到这个工具是叫Trello，经过网上的查阅大家使用体验，了解Trello是一款任务协作管理工具，而且如今很多软件厂家也在做类似的功能比如：Worktile，看了这么多体验这些产品文章，我也上手了一下这类产品的体验，现在总结一下这种任务协作管理工具产品是如何实际使用的。
1.任务协作管理工作的业务基础
首先来谈一下这些工具围绕的一个基础业务——任务管理，在团队合作内出现工作反馈慢，任务进度没把控好，这些低效的团队协作，出现这些问题就说明需要做正确的工作任务管理了，现在来分析下如何才能做到正确的工作任务管理
任务管理的四套方法论
我们都期待能做好任务管理，前提要了解清楚什么是任务管理。
任务管理的定义是，将所有我们要做的事情，看作是一个个的任务，对任务进行记录、整理并去完成任务的过程就是任务管理。
而做好任务管理，通常来说有四套常用的方法论，分别是：
（2）GTD
主要原则在于一个人需要通过记录的方式把头脑中的各种任务移出来，通过这样的方式，头脑可以不用塞满各种需要完成的事情，而集中精力在正在完成的事情，是一种消灭压力的高效工作方法。
GTD的英文全称是Getting Things Done ，即“把事情做成”。它是做任务管理的一套方法论。GTD总共有5个步骤：收集、整理、组织、回顾、执行。
收集
就是将你能够想到的所有的未尽事宜（未整理的念头）（GTD中称为stuff）统统罗列出来，放入inbox中，这个inbox既可以是用来放置各种实物的实际的文件夹或者篮子，也需要有用来记录各种事项的纸张或PDA。收集的关键在于把一切赶出你的大脑，记录下所有的工作 。
整理
将stuff放入inbox之后，就需要定期或不定期地进行整理，清空inbox。将这些stuff按是否可以付诸行动进行区分整理，对于不能付诸行动的内容，可以进一步分为参考资料、日后可能需要处理以及垃圾类，而对可行动的内容再考虑是否可在两分钟内完成，如果可以则立即行动完成它，如果不行对下一步行动进行组织 。
组织
建议列表集合，你可以用来跟踪需要关注的项目：
下一步行动(Next actions)- 对于每个需要你关注的事项，定好什么是你可以实际采取的下一步行动。例如，如果事项为“写项目报告”，下一步行动可能 会是“给Fred发邮件开个简短会议”，或者“给Jim打电话问报告的要求”，或者类似的事情。虽然要完成这个事项，可能会 有很多的步骤和行动，但是其中一定会有你需要首先去做的事情，这样的事情就应该被记录在“下一步行动”列表上。较好的 做法是把这些事项根据能够被完成的“环境”整理分类，例如“在办公室”,“用电话”,“在商场”.
项目(Projects)- 每个需要多于一个实际的行动才能达到的生活或者工作中的“开放式回路”就是一个“项目”.使用跟踪以及周期性的回顾来确保每个项目 都有一个下一步的行动进行下去。
等待(Waiting for)- 当你已经指派了一个事项给其他人或者在项目进行下去之前需要等待外部的事件，就应当在你的系统当中跟踪以及定期检查是否已经可 以采取行动或者需要发出一个提醒。
将来/可能(Someday/Maybe)- 这些事情你需要在某个点去做，但是不是马上。例如：“学习中文”，或者“进行一个潜水假期”.
回顾
回顾也是GTD中的一个重要步骤，一般需要每周进行回顾与检查，通过回顾及检查你的所有清单并进行更新，可以确保GTD系统的运作，而且在回顾的同时可能还需要进行未来一周的计划工作。
执行
如果你把你的时间都花在组织工作，而不是做它们，那么所有的GTD系统都是不好用的！你可以按照每份清单开始行动了，在具体行动中可能会需要根据所处的环境，时间的多少，精力情况以及重要性来选择清单以及清单上的事项来行动有关GTD
（2）单核工作法
是以注意力为核心的管理方法，通过一次专注于一项工作，集中注意力，提高工作效率。
（3）两列清单法
巴菲特的「两列清单法」，写下前25个目标，圈出最重要的前5项放在一列清单（to do list），后20个目标分在一列「尽可能避免去做」的清单（Avoid at all cost list）。
你的每一个行动都有成本，即使你不做的事情也不是说没有成本的。因为相比更重要的事情，他们还会花费你的时间、精力和空间。大多数人往往在不同的任务中转换，而不是真正地采取行动。
所以巴菲特这个「两列清单法」真正厉害的在于从 25 个目标中找出最重要的 5 个，因为这 5 个对你切切实实地是最重要的。与这 5 个目标相比，其他都是让你分心的。
（4）四象限法则
即把你要做的事分为「重要并紧急」、「重要但不紧急」、「不重要但紧急」、「不重要而且不紧急」。
2.工具的认识
在前面已经铺垫一定的业务逻辑，接下来就对这类工具的认识了，像trello这类项目产品都是源自板式项目管理。
什么是看板式项目管理？
通俗点说，就是源自车间生产的看板：
车间流水线上，一环扣一环：
而后，这套生产方法在其他领域发扬光大了。比如——软件开发。
这套东西，在过去长这样：
而在今天，就成了我们熟悉的各类看板式项目管理工具，例如trello，以及Worktile。
3.工具的使用
前面整合了基础的业务逻辑跟产品的认识，现在我们正式的入手这款产品的使用，在前面我们都是用的是to do list的角度来说明项目管理工具，实际情况是不太合适的，在这类管理工具中最大的优势是流程化。
举个例子：
我给你一个项目，把大象装进冰箱里，你打算怎么办？
你可能会想到宋丹丹老师说的——冰箱门打开-大象放进去-冰箱门关上
但是没有这么大冰箱怎么办？
我们需要这个大冰柜
大象从哪里来？
我们要找个买大象的渠道
运输怎么搞定？
得找一辆大卡车
在我们实际工作中我们都有类似的感受——问题思考不周全，实施过程一团乱，这简书缺乏流程化思维，
例如我们得到了这个任务。那么粗略的想一下，大概分这样几步——
大象来源-运输-场地准备-物料准备-实施-后续步骤。
而每一步，又可以细分，例如大象来源——
法律相关-资金准备-前期联系-合同 等
有了这样的步骤，即便会出现状况，也能在最大限度上保证项目的顺利实施。同时，如果前期准备不到位，后期的计划便相应的调整或者延后。这就是流程化的本质
流程化思维，最好的应用场景就是团队的工作。因为多人配合的情况下，企业会面临很多问题：
信息不对称
责任不明确
任务进展难以把控
项目流程经验难以沉淀
项目执行过程无迹可寻
其他......
而看板式项目管理工具，能够有效的解决这类问题。
总结
综上所述，从业务逻辑到工具认识再到具体的使用，对这种任务的工具的初步了解是是有了，用板式项目管理工具可以清楚分析团队目前的对项目的了解以及进展，优化了团队协作能力。
