工作流程中最关键环节——理清

片段拆页来源于《搞定1》P49-P50

理清流程的关键

在收集所有未竟之事后,面对满当当的“工作篮”我们该如何有效地完成这些工作?理清这些工作,将其分类规整,才能让随后的处理更高效顺畅。所以说理清是工作流程中最关键的环节,根据书中的理清流程梳理出以下四个步骤:

1、清楚地认知到收集的未完成之事是什么。

只有搞清楚事情的本质,才能在接下来的流程中下决策。

2、判断是否需要采取行动。

如果答案是否,既有三种情况:a.无用之事,删除;b.将来/也许之事,放入系统以便回顾;c.潜在有用信息,放入参考资料以便需要时查看。

如果答案是是,那么就需要考虑承诺了哪些工作?需要达成哪些目标?下一步需要采取什么行动?

3、确定下一步行动是归类。

可根据行动的步骤分为:a.需要多步骤行动的任务,即手上的事需要一系列的行动才能实现其目标或成果。因此需要将其分解为一步步可操作、执行的行动。b.只需要单步骤行动的任务,即可执行、可操作的具体行动。

4、可执行的行动划分。

可执行行动会面临以下三种选择:

a.立即执行。如果行动能做两分钟内完成的,就立即执行。

b.指派他人。确认自己是否解决这个问题的最佳人选,若答案是否定的,则委托个合适的人去做。

c.延迟处理。如果不能在两分钟内完成,而且自己就是最佳人选,那么就根据事务的缓急以及局限等,将其记录等合适的时间在完成。

过往经验

我从未尝试去收集事务,都是想到什么做什么。被事情催着完成,也会经常忘记一些事。而且很多时候在做重要的事时,脑中时常浮现其他事务,对此我很困扰。

未来规划

通过共读拆解《搞定1》,开始有意识的去收集未完成之事,下一步便是实践理清流程。

第一步:清楚地认知到收集的未完成之事是什么。《习惯的力量》是朋友推荐的一本改变行为习惯的书,这件事的本质是我想通过阅读实践来改变自己的某些坏习惯。

第二步:判断是否需要采取行动。

毫无疑问,改变自己的习惯是需要行动的。

第三步:确定下一步行动是归类。

通过阅读《习惯的力量》来改变自己的习惯是一系列的行为,经过分解大致可以分为阅读、拆解行动、实践三部分,确定最阅读是最底层行动。

第四步:可执行的行动划分。

立刻要做吗?阅读不是两分钟内能做好的事,但是可以把准备工作做好,将《习惯的力量》放在显眼随手可却的地方。

需要别人做吗?很明显,只有自己才是最佳人选。

固定日期执行吗?是的,在每天至少阅读半小时。可是不用规定每天的固定时间和场所,在合适的时间和地方都可以操作。

需要尽快执行吗?是重要而不紧急的事,因此每天都要执行,可以放在日程表中的清单行动。

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