记得我刚出来工作第二年。进了一个做准备上市的集团公司。
那时刚好在一个上市项目团队里工作,我作为CFO的助理,只听命于我的老大CFO。
我项目老大给我的印象是,平时不管邮件里还是日常沟通非常严谨,严肃认真,丝毫不容许出一丝差错,我在他面前都没怎么敢开玩笑。
我们项目团队共五个人,因为我的积极主动,老大不到一个星期就进入公司的项目邮件组,可以清晰地看到整个项目的所有往来邮件,也就是集团所有的机密文件。
记得那个时候我进公司还不到一个月,有一天董事长开完会经过我的办公室,突然和我说,你发个邮件问问**,要个**文件。
董事长平时非常忙碌,但偶尔经过我们办公室都笑脸满面地打一下招呼,所以给我的感觉也是和蔼可亲,亲切随和的。
老板直接给任务,当然很开心。心里又琢磨,这怎么办呢,老大没安排我做这个事情。
心里思来想去,觉得老板安排了又不能不做,但是也要让我的老大知道,可是老大当时又不在办公室。打电话又怕他打扰他在开会。
所以我犹豫了一下,做了个决定,发了一个邮件,直接抄送给老大。
不到一分钟,我收到对方律师公司的一封邮件,说文件已经发给我们老大了。当然这封邮件还是全部抄送回复,我老大也看到了。
接着我便看到我老大气急败坏地走进我们小组办公室,谁让你发邮件的?人家文件早已经发给我了!
我说老板。
老大立马转身,三步并两步直接闯入老板的办公室。
我们小组办公室离董事长办公室,也就隔着两个办公室的位置。
我记得我清晰地听到那边拍桌子和大声地吼叫的声音,“我团队里的事情不用你插手!”
这种惊悚的情节对于刚大学毕业一年的我来说,还是骇人听闻的,我那时一度以为这种发火,要不我的老大要走人,要不就我要直接走人了。
我还没有回过神来,老大又进入到我们小组办公室,对我说,你以后不用管他的,直接听我安排。
老板依然和蔼可亲,我老大依然严肃认真,只是从那以后,直到项目结束,公司上市,老板再没有直接给我安排事情,再没有干涉我们团队内部的运作。
正是因为我们老大的严格,和老板的有容乃大,别的企业需要花个三五年才能做到的事情,公司顺利地按照时间表第二年就上了市。
那件事,成为了我深刻明白团队内部沟通重要性的一个里程碑。
再说说昨天遇到的一个事情。
我负责深圳团队的外贸。刚接手三个多月。
上一位外贸主管,因为与公司闹不愉快,走的时候只留了客户的微信号,和她的企业邮箱账号密码。于是我与客户的沟通,只能靠这个同事偶尔的回复和查看原来邮件的细节。
但是大部分客户原来沟通的细节都是用微信啊。苍天知道我有多希望全部的沟通都是用邮件沟通的,如果这样我可以查看到所有的细节。
有一个客户我跟了三个月,实在是跟不下来,客户磨磨唧唧的,一直在找各种理由纠结价格,迟迟不肯下单。我这暴脾气受不了,也想公司快点成交,于是我打算把客户交出去让其它同事负责。
这个客户也是我入公司时刚接手过来的,但是很多沟通的脱节让客户感觉很不好,觉得不知道应该信任谁。我花了不少心思去建立信任感,如今我交给其它同事跟进,当然也要让客户感觉非常良好。让客户觉得我们沟通无缝,团队协作良好。
整理完交接的资料,交待了细节,再三叮嘱同事E在与对方沟通的时候,一定要先和我确认一下细节。
我建了一个群,里面有E同事的团队老大A和同事E,客户和我,一共四个人。
他们在群里沟通时,我时刻关注着群的进展,然后私底下和同事E沟通应该怎么样处理,有哪些细节,并叮嘱,有需要确定的信息,一定要去个邮件。同事E说好。
结果不到一个小时,我看到群里客户发的一条信息“I’ve got your email, but according to ……should confirm with Olive first……”(我已收到你邮件,但是关于**数据有出入,你还是应该与Olive确认下先……)我英文名叫Olive。
What??让客户来教我们团队做事??又让客户觉得我们团队内部沟通不到位?我仿佛看到客户在网络那头嘲笑我们团队协作不好,感觉顿时就不好了。
当时刚好在电脑旁边,但是并没有收到邮件通知,急得我赶紧查邮箱,想看看他发了什么。没有新邮件,又刷新了一下,还是没有。我认为的正确的做法应该是,我们是一个团队,在对外沟通上,必须实现信息的共享。凡事必须在群里沟通,如果邮件沟通,邮件内容要先和我沟通确认,另外邮件也是要抄给我的。可是这两件事并没有做到!
我这急性格暴脾气想必也是受原来老大的影响。
我于是直接和E沟通,客户既然已经交接给你,我必不会和你抢客户,相反我会全力协助你成交。毕竟客户我也跟那么长时间了,信任感建立起来非常不容易,但是你发邮件不经过我确认,你这样做会让对方觉得我们内部没有沟通好,觉得我们团队不团结。你都不信任我,(发邮件不确认不抄送我),我们如何齐心协力把客户拿下呢?
这话对事不对人,我没有照顾到E情绪了,但是很快E也调整过来。于是接下来我们的沟通每一个细节,他都会先与我确认。结果当晚十点,客户就谈到付款细节了。
在我看来,一个团队能不能完成既定目标,团队成员的内部沟通协作很重要。
在团队内部沟通出现冲突时,我认为沟通双方要分别做到一点是最重要的,沟通者对事不对人,被沟通者先照顾大局处理事情再照顾个人情绪。
一个一流的项目,给一个三流的团队,照样做不好。相反,一个三流的项目,团队是一流的,项目也能得到一流的成功。
决定一个团队的是否一流,就在于内部沟通。