你有没有遇到这样一种情况,有很多事情压在你的头上,每天都有新的工作,新的事情需要解决,而且还需要解决以前没有解决的事情,有时候会突然觉得记忆有点差,很多事情都不记得了。那么这些事情怎么安排的井井有条,一件接着一件的把它一步步高效的做下去呢?
这里我就介绍一种方法,叫做日程安排本。
一、什么是日程安排本?
日程安排等,可以是随便一种本子手掌般的大小就可以。也可以是白纸裁的本子但最好还是购买的那种手掌般大小的本子更容易保存,大概是A4纸张1/4大小。
每一页最上方写上日期,然后下面就用123456序号,来记录需要解决的事情。这里是用黑色的钢笔或者签字笔。
美个序号事情,中间空一行。有利于补充事情要点,或者是解决步骤和情况。
当某件事情已经做完或者解决好之后,用红色钢笔或者签字笔,在事情需要前面打上一个大大的勾,然后把问题用一根红色的线给划上一横。用红色签字笔标明解决内容或者OK, 或者标明移交到下个地方,或者标明下一步需要解决的步骤。记得用红色显眼。
当天可以记录需要当天解决的事情,也可以把今天的任务,自己安排到明天后天,然后在后天日期再用黑色字迹标出序号1234的待解决问题。
每天不但要看了看今天需要解决的事情,同样要翻看前几天尚未解决的实现,然后抽出时间一步步把它做完。
这样就不会忘记某件事情,遗漏某项任务。这是大忌。
这就是我的日程安排小本子。自我感觉非常好用。
二、为什么好用?它的使用价值在哪里?
1.解决事多易忘。当事情太多的时候,千头万绪时,在一时一刻中我们就只能做一件事情。但往往我们紧盯着手头上的事又把有一些该做而未做的事情淡忘掉。然后又有不停的事情,重新安排进来,最后可能只能是挨批评了。日程,记录本就能够很好的解决,这种贵人多忘的情况。
2.督促自己马上办马上能够办成的事情。人都会有惰性,很多时候有一件事情本应该做的,而往往有时候想,过一阵再做,然后就一拖再拖。如果我们碰到需要电话联系沟通协调就能解决大部分事情的时候,我们需要及时,立刻马上就拿起桌上的电话打给别人去沟通,记住是立刻马上就在此时此刻放下手中其他的活,just do it.。当几通电话下来,你就能够将日程上的几项用红色的笔划掉,你的心情将会十分的舒畅得到减压,会更有利于解决剩下的事情。
3.更加合理的安排时间和人力资源。或者先难后易、先易后难、或者是先急后不急。翻开日程本看到有哪些是想未完成时我们会根据当下的情况,还进来逐步解决能够解决的事项,再去沟通一些需要合作才能解决的事项。遇到一些技术含量不高,或者其他人能够帮助解决的事情,可以将部分或者整件事情,交给别人先做,然后自己审核就好,更容易提高自身效率。毕竟一个篱笆三个桩,一个好汉三个帮。要想真正成大事者,必须学会用人这一课。这一课,我自己也是刚刚丫丫学语。
小小日程本的方法论已经告诉了你们,他的好处也告诉了你们,有需要的尤其是办公室人员,尽管试试吧。也许对你也会有效呢!