各位领导、同事：

        大家上午好！

       上次会议我们确定了业务员要自行建立水电费台账的这个工作职责。在操作的过程中，有很多同事反映说做台账增加了大家的工作量，要求公司配备专职的统计员。那么经过公司领导讨论，认为在这半年新增人员是不太可能的。因此公司安排给作我给大家介绍一下，如何用Excel表格来做我们的水电费台账。

       有同事就说啦，算数据是你们财务部的事情，关我们租赁管理部什么事！我们只负责抄表，不负责算数。那我来跟大家解释一下，Excel是表格，也是英文“excellent”的缩写，是超越的意思。超越呢，意味着我们用这个软件可以使我们的工作变得更加优秀。我希望各位不要带着抵触的情绪说你要浪费工作时间参加今天的Excel培训。这绝对是一个花一点时间学习就能大幅度提升工作效率，让你向优秀员工靠近一步的培训。

      好的，那么我给大家看看你们原来用的模板。是在Word里面用这个表格：

这个表格很清晰，很棒。如果你手上只有20个客户，每个月只要录20*5=100个数据，工作量好像也不大对不对？那如果你手上有200个客户呢？同时根据我们工作精细化的最新要求，要体现抄表数，抄表日，客户交钱日等信息，你再用这张表来做，可能要面对的就是成千甚至上万的数据。那时候你在一个一个数据录入，一个一个数据用计算器算，是不是得每天加班了？大家不要觉得不可能，公司今年没有新增人员计划。老员工退休以后，他们手上的租户就是移交给各位优秀的中青年同事跟踪管理。今天，我就是来帮助大家熟悉Excel，便于应对我们未来的这项细化的工作任务，帮助各位能够按时下班的。

首先我跟大家介绍一下我们这个套表的逻辑，也是Excel常见的三个工作表的意义。

第一个是参数表，这是一些我们事先设置好的数据，基本是不变的。

第二个是明细表，

就比如我们这里的《业务员水电费台账》里面的数据有3种来源：1是手工录入，比如这个抄表数，就是你们手工要填写的。2是系统导入，比如这个客户名就可以从参数表里面导。3是外部数据导入，现在我们还用不到，但是未来我们的租赁管理系统如果有了这个模块，大家想要核对数据的时候，其实就可以把系统里的数据导成Excel，然后作为明细表来进行数据整理和核对。

第三个是汇总表，也就是这张，也是大家最重要的上报的表格。领导想知道这个客户一年用了多少水量电量，交了多少水电费，这是最重要的结果。那有人说为什么我们要涉及这么多不同的表格？不放在一张表里？因为你每张表是针对不同对相关的。汇总表你要给部门领导，水电费台账你按月要报送给财务部，水电费缴费清单是给客户的。如果放在一张表格里，你怎么做？通过这三种类型的表格设置，我们就能达到你第一次设定好固定参数、公式，后续只要录入一些简单的变量（如当月抄表数）就能达到同时提供不同对象所需数据的效果，这样就能减轻大家的工作量，保证大家正常下班啦。

那知道了这个套表的逻辑后，我也跟大家解释一下Excel的常规工作流程，就是我们到底用这个表格来干嘛？通常分为七个步骤：

1、开始：比如总经理说我们要细化水电表管理时，我们财务部就会问他说我们想细化到什么程度？那么总经理就会说想知道每个用户每月的用水量用电量，每年的汇总量，某个客户几号抄表，几号收费等等，那么我们就根据这个想要的结果来设置你看到的表格表头。

2、获取：就是你们去抄的水表数、电表数，那有时候还是客户通过微信啊、电话啊报数据给你们对不对？这就是获取的过程

3、规范：你们收到的数据有照片、有自己抄的数字，有微信信息，你把这些数据统一以数值的格式录入这个台账里，这是规范的过程

4、计算：我里面已经设置好了公式，你比如你录入这个月的抄表数，这个表格就能自动计算水量和税费，这就是计算。

5、分析：从这一步开始就是我们财务部的职责啦，如果我们有足够的基础数据，未来我们就能做很多分析。比如，哪些客户用水用电量大，哪些客户按时交纳水电费，哪些客户容易拖欠水电费。

6、转化：比如拖欠的水电费影响我们多少利润等等。

7、输出：每个季度，财务部会根据租赁管理部反馈上来的数据做一个季度水电费汇报会，我们会以PPT的形式来反映这个季度的水电费收缴情况。

       介绍完以上流程后，大家也能看到：最终呈现在大领导面前的结果是基于在座各位提供的基础数据。巧妇难为无米之炊，财务部的工作也是在基础数据上的再加工，没法凭空捏造。为了完成领导的要求，烦请各位同事及时、细致地填写这套表格。

         其次，我想给各位介绍一下这张表格能做到的和你们以前使用的Word版本更方便的地方：一只要填写《业务员水电费台账》的数据，《给客户（自动生成）》里的缴费单就能自动获取相关信息。二是你只要复制上月水表数，手工录入本月水表数后，就能自动得出本月的水电费，不需要重复的用计算器来计算。三是未来我们把所有的台账都汇总在一张表格里的时候，可以用一键汇总全年数据。这里我只做了前三个月的数据汇总的展示。用SUM函数和CTRL+ENTER快捷键就能操作。

        那我说得再好，不如各位自己尝试一下好，我还是建议各位先尝试把手头上的10家客户的1-3月数据先录进去看看。如果操作过程中有疑问，可以再联系我。

       那么操作的过程中，我再给大家啰嗦一下使用Excel的一些好习惯。第一个是常保存，我们有一个Ctrl+S的快捷键是保存，大家填几个数以后就按一下，养成保存的习惯。第二个多备份，大家现在都有QQ、微信，你做好的文件除了在电脑里，也可以在公司邮箱、QQ邮箱或者微信里都存一份，这样万一你电脑出故障，也不至于数据丢失。之前有同事很排斥用电脑记录，就是说电脑坏了的话数据就丢了。现在我们用多备份就可以解决这个问题。第三个是，尽量自动化，这一点我的表格已经给各位设计好了，就是尽量用Excel里的自动计算方式来替代大家手工计算器的计算方式，提高工作效率也提高工作精度。第四个是多检查，初期的公式我已经设好了，大家就是录入的时候多看一看你手工录入的数据是否正确，有没有窜行等等。

      最后，我给大家提供一些在Excel里的快捷操作和温馨提示，希望也能帮助大家提高工作效率。欢迎大家在日后的工作中多尝试，有任何疑问都可以同我沟通。

             今天的培训就到此为止，谢谢大家！

                                                                                                           濡  鸿

                                                                                                      2019年3月29日