第一类事务即紧急又重要，需要立即处理，通常被称为“危机”或“问题”。有人觉得，这类事务会消耗大部分的时间和精力，他们整天在处理危机，满脑子都是问题，忙于应付各种紧迫任务。偏重于第一象限象限的事务导致的结果则是：压力大、筋疲力尽、被危机牵着鼻子走，忙于收拾残局。
如果你过分注重第一类事务，那么它们的范围就会变得越来越大，最终占据你全部的时间和精力。这就像是冲浪一样，来了一个大问题，把你冲浪板上打到水里，你好不容易重新爬上去，但是下一个问题又来了，于是你又重新地摔了下来。
有些人每天都在应付各种植各样的问题，疲于奔命，因此只能借助第四类既不重要又不紧急的事务来逃避现实，稍微放松一下。在这些人的时间管理矩阵中，他们把90%的时间花在第一类事务上，而余下的10%中的大部分则用在第四类事务上，用在第二类和第三类事务上的时间则少之又少，几乎可以忽略不计。这就是大部分时间处理危机的人所过的生活。
还有一些将大部分时间花在紧迫但并不重要的第三类事务上，却自以为在致力于第一类事务。他们整天忙于应付自认十分重要的紧急事件，殊不知紧急之事只是别人的要事，对别人重要，对自己就不定了。偏重于第三象限的事务导致的结果则是：急功近利；被危机牵着鼻子走；被视为巧言令色；轻视目标和计划；认为自己是受害者，缺乏自制力；人际关系肤浅，甚至破裂。
有些人几乎将所有的时间都用在第三和第四类事务上，可以说他们过的是一种不负责任的生活。
高效能人士总是避免陷入第三和第四类事务，因为不论是否紧急，这些事情都是不重要的，他们还通过花费更多时间在第二类事务来减少第一类事务的数量。偏重于第二象限的事务导致的结果则是：原景、远见；平衡；自律；自制；很少发生危机。
第二类事务包括建立人际关系，撰写使命宣言，规划长期目标，防患于未燃等等。人人都知道这些事很重要，却因尚未迫在眉睫，反而避重就轻。
按照彼得.德鲁克的观点：高效能人士的脑子里装的不是问题，而是机会。他们不会在各种各样的问题上浪费时间和精力，他们的思维定式是预防型的，总是能够做到防患于未燃。
简言之，我们如何做到高效能，是需要将80%的时间来投入且重视第二象限重要但不紧急的任务，要重点发掘自己的内在价值取向，深挖自己的内在需求和内在驱动力；在此基础上做好目标管理和计划。只有这样才能做到从容不迫，有条不序的工作状态。很多时候，我们往往忽视了此象限，所以很多时候，第一象限重要又紧急的事情就是由第二象限转变过去的。整天处理巨大的压力下，疲于应付。只有重视了第二象限的工作，才能使第一象限的“急”事无限变少，不再瞎“忙”。
