“永锡老师，我的收件匣系统是建立了，对公司效率增加很明显，但是我发现，你教给我的是一套完整的流程系统，所以今天还要来请教你。”格非非常谦虚，为了问我问题。
“我们的问题是，虽然定义出微信群、待办事项App收件匣、B6笔记本、木制inbox等收件匣等作为公司标准收件匣” 格非说 “但我这几个礼拜走动管理时发现，大多数人杂事都堵塞在收件匣中，没有往下一步行动推进。”
“是的，之前我们谈了收集杂事的概念，这样杂事集中，心就安了，但我们不能以此为满足，必须前往下一个流程─加工，帮助我们把杂事变成下一步行动。”我回答
有了收件匣系统，还要建立一遇到杂事就下决定的习惯，而非当事情出了状况后才采取行动，这是你看过这篇文章后能带走的能力。
1.捅、人、利、器把杂事批次加工成下一个行动
“老师，请先教我微信收件匣清空的方法，这是让我最头疼的一种收件匣了。”
格非打开微信给我看，满满的通知涌现出来。我请他把一个个人或群组打开，找出他觉得要做的事！
第一个杂事是“会计部门寄来第二季财务报表”
“这是什么？”我问格非
“下周三要开董事会，报告第二季财务状况。”格非回答
“下一步行动是什么？”我问格非
“今天阅读第二季财务报表，明天和会计Greta讨论报告重点”格非回答
“非常好，这是一个行动，先发讯息给Greta，告诉她明天你有空的两个讨论时段，接着把这句话打字到你的行动清单内。”我一边回答，格非一边动作
第二个杂事是“XXX客诉网页有臭虫”
“这是什么？”我问格非
“有个老客户通知我发现一个网页错误，提醒我要修改。”格非回答
“下一步行动是什么？”我问格非
“授权IT部门同仁张雷，负责网页错误修正，并要求周五早上回报。”格非立刻回答
“很好，行动授权给他人时，列到授权清单中”我一边讲，格非一面输入……
第三个杂事是“IT部门提出新聘同仁需求”
“这是什么？”我问格非
“IT部门要加聘两位程序员，也找到不错的对象，但我已经拖了两天了，增加成本的事情很难做决定。”
“下一步行动是什么？”有点无情地继续问着格非
“我要聘雇这两个人，公司需要他们，而且他们是人才。”格非突然看着我认真的说
“老师等一下，我打个电话给人事部的同仁。”格非立刻采取行动
“感谢老师”通话结束后，格非看着我说
“不用客气，是你尽责，而我，也是在尽我的责任。”我回答
第四个杂事是“大学母校寄来慈善捐款晚会邀请”
“这是什么？”我问格非
“母校六十周年庆，有个募款餐会。”格非回答
“下一步行动是什么？”我问格非
“这时候我去东京，这个讯息不回也没关系，所以不用做任何事。”格非回答
我们就这样一条条加工微信里的讯息，二十分钟后，之前堆积在微信讯息都用捅、人、利、器的原则处理完毕。
“格非，刚刚我们完成了捅、人、利、器四个清空了微信收件匣的动作”我恭喜他
“这是我第一次觉得打开微信如此轻松，以前总觉得微信给我好大压力”格非说“这就是清空收件匣的感觉，老师你可以帮忙复习一下吗？我想好好学起来这几个法则”
“今天阅读第二季财务报表，明天和会计Greta讨论下周三报告重点”这是把事情放入行动清单系统的系”统”
“授权IT部门的张雷负责这件事情，并要求回报。”是授权他”人”的”人”。
“”立”刻打个电话给人事部的同仁。”是立刻行动的”立”。
“讯息不回也没关系，所以不用做。”是丢”弃”的器。
“那就是说，只要把握了捅、人、利、器的法则，全公司公司同仁清空收件匣效率可以大增”格非问
“没错，只要能把收件匣里的杂事加工，列成行动清单，效率就能增加25％。”我微笑的说
（2）练就打包行李的习惯
“老师，我觉得捅人利器这个方法很好”格非一脸诚恳“老师却能用得出神入化，能不能分享一下一些小诀窍，让我能够容易养成习惯”
“我其实是从出差时，频繁打包(Pack)行李及打开（Unpack）行李中，找到”捅人利器”这个方法的”我笑眯眯说道，我带格非到了主卧室，拿出一个行李箱来示范。
“我的行李箱里有几个固定的袋子，第一个装西装、第二个装干净衣服、第三个脏衣服、第四个惯洗用具，打开行李箱就先拿出这几个袋子，放到定位，这就是我装衣服的系”统””我一边打开行李箱，一面拿出行李箱里面的袋子给他看。
“不论出差或回程，都可能要送礼、送书给别人，把礼物拿出行李箱时，就立刻拿便利贴写上”人”名贴上，并且把同类的礼物堆放一起。”
“以前我出差回来都会拖几天才把行李箱清空，后来发现这样非常没效率，于是现在养成回家当天”立”刻清空行李箱的习惯。”格非探头看看除了袋子，空无一物的行李箱。
“我还有个小秘诀，打开（Unpack）行李时会把垃圾桶放旁边，拆礼物及包装时，都有许多东西可以直接丢”弃”到垃圾桶，这样效率最高。”我指着房边旁边的垃圾桶
“老师，我懂了，我打开行李的方式也和您”捅人利器”非常类似。”格非开心地说“不只和老师请教的微信，之前我们公司建立的待办事项App收件匣、B6笔记本、inbox木制的收件匣，都可以利用这样的方法来”捅人利器”来清空，原本堵塞在收件匣的讯息，流动起来，一定可以让我们公司的运作更好。”
（3）谋”钉”而后动
“我再举一个例子吧”我请格非想想他要加工的一件杂事，他想了想，从背包里拿出一份精美喜帖
“这是什么？”我问
“我有一个住在国外的表妹要结婚了。”格非打看，看了一眼回答
“下一步行动是什么？”我问格非
“我无法立刻完成这件事情 ; 我也必须自己出席婚礼，因此......”格非想了一下“我会把他放到我下一步行动清单里面。”
很多人时间管理不好、效率低下的原因是不了解”下一步行动”是什么！
其实下一步行动，不只是一个含有动词的叙述句，还必须符合”进、镜、近”几个要素
进：这是一个真的可以执行，能够推动的动作
镜：想像出在执行的样子
近：这件事情若有好几个行动，先着手处理离现在最近的一个，这样才能做好一个下一步行动。
“格非，你的下一步行动是什么？”我又问了格非
“我要参加表妹婚礼”格非想了一下回答
“很棒，你在推”进”这个行动了”我又问了格非“格非，你能够想像出在执行的样子（镜）吗？”
“带着女友和我一起出席婚礼，获得亲友的赞赏。”格非开心地回答“我等下就传讯息给女友，今晚一起来订飞往东京的机票。这是更”近”的一个行动”
因为收件匣的杂事数量很多，为了提高加工的效率，我们要了解”下一步行动”是什么，了解”进、镜、近”这三个要素，这才能够让我们把下一步行动做得更好。
我们用一个红色的大头钉来代表加工这个字的意涵，每一件要需行动的杂事出现，我们就必须”钉“紧杂事，并加工成下一补行动。也就是说我们做事的风格从兵来将挡、水来土淹的被动模式，转成谋”钉”而后动，紧迫”钉”人的模式。
结语
”加工”的重点是，要在杂事出现时，就决定他们对你的意义。想要做好”加工”，有三点要特别注意：
a. 判定这件事情是什么，不值得做的事情直接删除
b. 确认每一件杂事的下一步行动
c. 用”捅人利器”原则，批次处理杂事
这是一种思考流程，帮助每个人整理微信收件匣、电子邮件、纸质笔记本、数字笔记本、木制的收件匣、各种电子档案、相片、音档等需要管理收藏的讯息，转化成讯息流，成就高效的时间管理系统。
