本文作者：Spike

一枚有深度，还乐于分享的 Effier.

接上文7种常见的任务管理方法，我打算利用上述任务管理方法所提供的核心理念以及操作流程方法，以 Effie 作为载体，展示如何编辑器进行任务管理实践。

实践 GTD 

第一步：收集

这意味着需要建立一个工作篮或者收集箱，即Inbox.

在 Effie 中，我们可以看到有一个默认设置了名为文稿箱的文件夹。

因此，我们可以将该文件夹视为 Inbox, 作为收集各种待办事项的入口。

第二步：厘清

这一步主要是对每个任务进行判断：

可执行的：录入近日待办事项列表

不可执行的（短期内或者未来）：打上#将来、Later-SomeDay 等标签

随后，对于待办事项列表中的可执行任务，判断是否可以使用 2 分钟法则进行处理：

如果这些任务是在 2 分钟左右可以完成的，那就立马去做。（比如，回复邮件、拖地等任务。）

如果不是简单任务，需要多个步骤才可以完成，那么就将可以将其转变为项目任务，详细罗列其子任务。

第三步：整理

具体而言，便是筛选每个待执行任务，放置于特定项目任务之下，并为其增加任务执行情景。

比如，需要与他人合作完成的任务，打上#待协作、#Waiting等标签，并加上待协作的人 (@zhangsan) 和分配协作进度。

如果这个任务需要在指定日期完成，那么就将在日历软件中加上具体提醒。

随后，我们还可以根据四象限矩阵方法，对每个任务添加上特定的提醒标签，以确定任务的优先级。比如，打上#Important、#Urgent等标签。

或者我们也可以使用其他标签对任务的优先级程度进行区分，比如#A,#B,#C,或者#高、#中、#低。

此外，可以采取星标以区分优先级。比如，⭐️⭐️⭐️⭐️⭐️ ，⭐️⭐️⭐️⭐️ ，⭐️⭐️⭐️ ，⭐️⭐️ ，⭐️  。

对任务贴这些标签的目的，是为了提醒自己，哪个任务更为重要、哪个更为急迫，以便自己确定处理任务优先顺序和自己的精力投入程度。

第四、第五步：回顾与执行

最后便是 GTD 的第四个阶段回顾和第五个阶段执行。

任务列表是动态的，所以我们总需要对：

文稿箱

日程表

将来

待协作

下一步行动

等多个列表进行回顾，根据需要调整任务状态。

最后便是根据执行结果，反思执行过程和执行结果，并将剩余的任务进行转移至下一步行动列表中，进入新的一轮 GTD 循环列表。

我的 GTD 工作示意图。为了浏览方便，将各种任务放在同一个文稿之中。当然，如果同时需要处理多个复杂任务，可以为  GTD 每个流程建立单独的文稿页面。

基于 Effie 的任务追踪流程

上述 GTD 工作流缺少对于具体任务管理的追踪。

因此，我决定将：

时间块工作法

番茄工作法

PDCA 工作法

间歇日记法

加以融合，建立任务追踪流程，以纳入并强化既有的 GTD 流程，辅助我们执行任务。

第一：依次设置年目标、月目标和周目标

可以看到，我使用了分割线划分了时间，并使用大纲列表整理了任务。

每天打开 Effie, 我便先查看每周目标，根据里面的子目标，将任务转移至每日目标。

我在 Effie 中设置的年月周目标

我的 Effie 中月目标和周目标样式

注意，为了查看方便，我建议你和我一样，用分割符号将月份、周按照时间段进行切割。

对于图中所展示的模版，可以进行备份。在需要的时候复制出来，循环使用。

第二、切分时间块

我根据时间块工作法，对每天的时间按照 1 小时为单位进行切分成时间块。当然，具体的时间块长度不一定是 1 个小时，可以根据自己需要进行调整。

第三、管理具体时间块

对于具体的时间块管理，可以考虑以番茄工作法，集中我们的注意力。

比如，以1小时为时间块的话，大致需要 2 个番茄时钟 🍅🍅  进行循环，中间休息 5 分钟。

第四、将 PDCA 工作法纳入其中

我的做法如下：

1. 每个时间块均以分为计划 Plan 和行动 Do两个板块；

2. 并且，在每日计划的时间块后，增加每日总结板块；

3. 然后，将每日总结划分为今日核查 Check和今日调整 Adjust

PDCA 工作法在 Effie 中的运用

从示意图中，我们可以看到，在每个板块下面我增加了一些关于任务管理、情绪等方面的问题。

在今日核查 Check，我提了：

今日任务管理方法是否操作正确？

今日任务管理效果如何？

今日我获得了哪些收获与进步？

今日任务管理中存在哪些问题与不足？

我今天心情怎么样？

等问题。

在今日调整 Adjust，我提了：

今日我的任务管理方法、实践有哪些不足？

如何进行调整？

今日某项任务需要进一步调整完善？

如何改善我的心情？

如何进一步调整我的心态？

等问题。

此外，我还额外增加了今日反思 Reflection 板块，设置了我在处理工作的时候，待人接物有什么不足这个问题，主要用来反思任务管理之外，自己在具体工作过程中的长处和不足。

第五、将间歇日记与既有流程进行融合

常见的间歇日记便是围绕时间轴进行记录。

间歇日记范例如下：

10:04 我即将完成论文初稿；

10:45 我又偷偷刷起了抖音，没有控制住自己。赶紧回去工作！！！

11:45 进展顺利。

下午联系好友当面交流，讨论论文初稿中所存在的问题。

由于我们已经以时间块对每日安排进行了切割，因此，我直接在每个时间块的计划 Plan 和行动 Do 之后，记录我的间歇日记。

注意，在这个间歇日记内部，可以追踪你的时间、任务、工作内容、想法、心情、心态、习惯等。

通过我们的梳理，最后呈现的任务管理流程如图。

需要说明的是，我们要善用 Effie 所提供的各种语法标记为我们的任务管理进行服务。

首先，我们可以使用分割符将内容切割为不同的卡片区域。

并且，为了区分 PDCA  工作法计划 Plan 和行动 Do 两个板块，我将其分别设置为斜体和粗体（如图）。对于番茄时钟，我直接使用表情符号 🍅🍅  ⏰⏰ 加以标记。

此外，我使用 Effie 中内置的++评论++和%% 注释块标记，进行间歇日记和每日总结的记录。

以上便是我使用 Effie 进行任务管理的使用心得。

最后，再啰嗦几句。没有完美的任务管理方法，也没有完美的任务管理流程。具体的任务管理，需要根据使用场景而不断迭代和完善。不管是哪种方法，先行动起来。

毕竟，行动比规划更为重要。

本文创作于 Effie