公文密件制作全步骤
一、先搞清楚什么是密件
密件，全称涉密公文，是指内容涉及国家秘密的公文。《中华人民共和国保守国家秘密法》明确规定，国家秘密的密级分为绝密、机密、秘密三级。绝密级是最重要的国家秘密，泄露会使国家安全和利益遭受特别严重的损害；机密级是重要的国家秘密，泄露会使国家安全和利益遭受严重的损害；秘密级是一般的国家秘密，泄露会使国家安全和利益遭受损害。
根据《党政机关公文处理工作条例》第九条，涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。涉密公文还应当标注份号。
密件制作有严格的法律依据和程序要求，不能由个人随意决定。了解密级只是第一步，怎么定、怎么标、怎么管，都有明确规定。
二、第一步：定密——从源头抓起
很多人以为只有正式印发的文件才需要定密，过程稿只是草稿不用管——这是完全错误的。《中华人民共和国保守国家秘密法》规定，机关、单位应当在国家秘密产生的同时，由承办人依据有关保密事项范围拟定密级、保密期限和知悉范围。从涉密文件起草的那一刻起，哪怕只是一份初稿、修改稿，都已具备国家秘密的属性，必须纳入严格管理范畴。
定密流程分四步走。
第一步：承办人拟定。
承办人依据本行业、本领域的保密事项范围，初步判断内容是否涉及国家秘密。能确定的，拟定密级、保密期限和知悉范围，并在文稿上标注密级标志。
第二步：定密责任人审核。
机关、单位负责人为本机关、本单位的定密责任人，对定密工作负总责。根据工作需要，负责人可以指定其他负责人、内设机构负责人或其他工作人员为定密责任人。定密责任人对承办人拟定的密级、保密期限、知悉范围是否正确，标志是否规范完整进行审核。同意的签字认可，不同意的予以纠正或退回重办。定密过程须做好书面记录。
第三步：没有定密权的怎么办。
没有定密权的机关、单位，应当先行采取保密措施，并立即报请有定密权的上级机关或单位确定。没有上级的，提请有相应定密权限的业务主管部门或保密行政管理部门确定。
第四步：派生定密。
转发、摘录、汇编涉密文件，或执行上级确定的国家秘密事项时，应当根据所执行、办理的国家秘密事项的密级确定派生密级。所派生国家秘密的保密期限，应当按照已定密事项的保密期限确定。
知悉范围的确定有两条硬原则：工作需要原则和最小化原则。
知悉范围应当限定到具体人员，使国家秘密切实可控、可管。不能简单把行政级别作为确定依据。知悉范围确定后，任何机关单位和个人不得擅自扩大。
定密的三个禁忌：高密低定、低密高定、有密不定。
高密低定会降低保护力度，低密高定会增加不必要的管理负担，有密不定则直接违反保密法。
三、第二步：标注——格式有硬杠杠
密级和保密期限的标注格式，严格遵循GB/T 9704—2012《党政机关公文格式》国家标准。
份号编排在版心左上角第一行。涉密公文应当标注份号，用6位3号阿拉伯数字，顶格编排。
密级和保密期限编排在版心左上角第二行，用3号黑体字，顶格编排。密级和保密期限之间用实心五角星“”隔开。格式为“密级保密期限”，例如“秘密5年”。
同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度时，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。
保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。保密期限最常见的形式有三种：保密时限（如5年）、解密时间（如2030年5月1日）、解密条件（如任务完成后）。
保密期限的最长时限： 绝密级不超过30年，机密级不超过20年，秘密级不超过10年。机关、单位应根据工作需要确定具体的保密期限。已定密事项没有标注保密期限且未作书面通知的，保密期限按绝密级30年、机密级20年、秘密级10年执行。
密级和保密期限一经确定，应当在封面或首页的左上角标明。
四、第三步：过程稿管理——最容易出问题的环节
过程稿是密件制作中最容易出问题的环节。承办人从起草涉密文件的第一步就要明确过程稿的“保密身份” 。
电子过程稿必须做到“三不”： 不在非涉密计算机上操作；不用手机拍照；不用非涉密U盘、移动硬盘拷贝。必须使用涉密计算机或专用涉密存储设备存储、处理。光盘传递须“一盘一刻、一盘一注”，刻录后封面注明密级、编号、文件标题，履行登记签字手续。
纸质过程稿必须存放于保密柜中统一保管，不能随意放在办公桌上或带回家中。
过程稿销毁须严格走程序： 正式制发后如需销毁，承办人须对过程稿清点、登记（名称、编号、密级、件数、清退时间），报机关负责人审核批准，以文字形式记载存档，不得私自销毁。
五、第四步：印制——设备和场所的硬要求
涉密文件应当在机关、单位内部或具有相应资质的单位进行制作，制作场所、设备等应当符合保密规定。制作主要包括原始材料收集、整理，文件草拟、录入、修改、讨论、定稿、印制等一系列工作环节。
密件制发必须在保密室统一进行，标明密级和保密期限，注明发放范围及制作数量。涉密内容应当遵循 “最小化表述” 原则——只写与涉密事项直接相关的内容，无关信息一律删除。
绝密级公文应当由专人管理。
六、第五步：知悉范围——精准管控
涉密文件知悉范围的确定，遵循工作需要原则和最小化原则。知悉范围以内的机关单位收到文件后，应当第一时间根据工作需要和最小化原则，由单位主管领导确定本单位需要知悉的部门或人员。
知悉范围以外的机关单位如需知悉，应当经原定密机关单位同意。
七、第六步：归档与销毁——闭环管理
归档：
涉密公文办结后，应当按照档案管理规定及时归档。电子涉密文件应当存储在独立涉密信息系统或加密存储介质中，禁止接入互联网。
销毁：
销毁涉密文件须经主管领导批准，登记造册，交由属地保密部门统一集中销毁，个人不得自行随意销毁。
八、五个最容易踩的坑
坑一：涉密公文不标注份号。
以前行政机关公文秘密级可以不标，按新国标要求涉密公文都必须标注份号。份号用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。
坑二：密级和保密期限标注不规范。
常见错误包括保密期限标注为“有效期内”“发布前”“永久”“长期”“普密”等；保密期限中的数字用汉字小写数字书写。正确做法是“密级保密期限”格式，期限用阿拉伯数字。
坑三：过程稿不定密。
以为过程稿不是正式文件无需定密，存在泄密风险。过程稿从起草那一刻起就已具备国家秘密属性。
坑四：转发涉密文件不履行派生定密程序。
转发涉密文件时未按规定履行派生定密程序，导致转发文件未标注密级，或擅自降密。
坑五：密级确定前不采取保密措施。
公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。不能等正式定密后再补措施。
九、快速自查清单
密件制作完成后，对照以下要点逐项核对：
定密程序：
承办人拟定了密级吗？定密责任人审核签字了吗？定密过程有书面记录吗？
格式标注：
份号是6位3号阿拉伯数字吗？密级和保密期限是“密级保密期限”格式吗？用的是3号黑体字吗？排在版心左上角第二行了吗？
过程稿管理：
电子过程稿在涉密计算机上处理的吗？纸质过程稿存放在保密柜了吗？
知悉范围：
明确到具体人员了吗？有没有擅自扩大？
印制场所：
在符合保密要求的场所制作的吗？密级标志和发放范围注明了没有？
十、速记口诀
密件制作六步走：
定密标注管过程，印制归档和销毁。
承办拟定责人审，没有权限报上级。
份号六位左上角，密级期限二行标。
绝密30机20，秘密最多管10年。
过程稿不定密，电子纸质的红线。
知悉范围最小化，擅自扩大要追责。
印制场所须合规，销毁登记走流程。
