面对每天要处理无所事务的领导,准确,精炼,汇报“进展-问题-解决问题的方式”,在最短时间内协助领导们做出最优选择,才是汇报的真意。但是要练到这等修为,真是台上一分钟,台下十年功。
一、知己知彼,换位思考是解决一切问题的良方
有人说做得好不如说得好,这里说的好其实就是向领导汇报工作了,这可是升职加薪的必要手段啊!
兵法有云,知己知彼,百战百胜。既然是向上级汇报工作,那么一定要首先了解汇报对象,知道上级领导是谁,是什么风格,有什么样的性格特点,对工作有什么期待值,掌握他们的做事理念和行事风格。
在工作过程中,要避免从自身角度出发,而是要换位思考,从领导的角度去考虑问题,也就是我们要提高自己的领导能力,这就要求我们综合考虑多方立场,从全局思考问题,这样就更明确领导所关切的问题,使你的汇报内容是目标明确的,重点突出,是领导所需要的。
其次,精心准备汇报内容
根据第一步得出的目标和议题方向,充分细致准备汇报内容,将可能发生的事情提前考虑,准备多个备选方案,或者一个方案准备两个版本,一个是详案,一个是只要核心内容的简案,做到汇报时游刃有余,取得更好效果。
二、汇报技巧
只有当我们能够在短时间里就能表达清楚自己的工作内容,才能够在汇报工作中真正做到游刃有余。步骤如下:
首先用30秒的时间说出重点,即领导所需要的信息
开门见山地直接把核心内容说出来。如果汇报时领导时间紧,领导在这30秒就了解了你的汇报内容。
其次,解释方案的理由和依据,也要把控时间,为领导的选择留有余地。
最后如果领导不满意,接下来立刻说明你计划的备选方案,让其选择。
这个步骤我认为对我自己是最有帮助的,我觉得这个步骤适用于任何汇报工作。比如说,要和朋友一起旅游,就可以直接告诉朋友自己的计划方案A,然后解释自己为什么要这样计划,如果朋友不是很同意,还可以再拿出方案B或者方案C,然后和朋友商量选择哪个更适合。
换位思考,站在对方立场思考问题,处理问题和解决问题;说重点,讲收益,节约彼此的时间,提高沟通的效率,绝对是信息爆炸时代让你胜出的法宝。
参考书目:《向上汇报》[美]弗雷德里克·吉伯特