02.时间管理10堂课-4/100次微课

主题:专注的力量

建议:初学者吃一百个番茄钟,在这个过程中学会番茄工作法。初学者一天5、6个番茄,效率更高的可以吃10个左右。

背景:喜马拉雅-时间管理10堂课 -易效能(主讲人:叶武滨)


一、基本原理

第一部分

1、入门,准备工具,番茄钟一枚,铅笔一根,纸一张,或者再加模版一张。记往一个符号,打叉,表示番茄钟的完成。在入门过程中,我们提供一个番茄钟的小小流程,一次只做一件事。

第一步,我们要选一项任务。——活动清单

第二步,要有启动番茄钟之前做好所有的准备

第三步,启动番茄钟,比如第一个25分钟时间,然后番茄钟就滴答滴答开始了。结束后这个番茄就吃完了。

第四步,记录,用打叉记录番茄钟吃完了。

第五步,然后就休息5分钟

在吃整个番茄过程中,就要保持专注。在休息时,喝水、溜达等。

第六步,假设你吃4个番茄钟,(25+5)*4,吃了4个,进行一个大轮的休息


番茄工作法图示

那选一项任务在哪里选呢,在番茄工作法的表格中左边是的活动清单,你从里面选一项放到今日待办当中。番茄钟是不能被分割的。我们不能说吃半个番茄。吃完番茄钟,就在今日待办上画个叉.

休息的5分钟或者30分钟,你可以做依次做什么?比如说冥想、打盹、喝水,或者重新记录所有的事件,可以简单交谈,吃点东西,回个电话等。这是番茄工作法的入门。


第二部分——番茄工作法的打断

目的:减少打断。

吃番茄的过程中,我们一次只做一件事,我们会碰到来自内部和来自外部的两个方面的干扰,所以我们要减少打断给我们带来的不专注。

内部打断:参照第二节课,收集。在我们做事时,有新的事情进来,我们就把它填在表格的左边就好了。这种打断处理比较简单。比如你要定个披萨,买辆山地车,叫个外卖,都可以先写下来,用顿号表示。

外部打断:如吃番茄过程中,有短信、微信跳出来,电话打进来等,处理方法就是把电话关掉,把电脑关掉。如果老板打来呢?其实我们在办公室不太好吃番茄,除非你的公司有番茄文化,或者有高效的文化。如果没有,办公室不是特别好的吃番茄的地方,建议初学者不在办公室里做。或者你可以采用推迟打断的方法,你告诉他,一会儿再来找你,一会儿再给你回电话。要遵守承诺,吃完就打电话。

你被打断,你去处理,这也是很正常的过程,所以建议用番茄工作法外部打断的符号来填相应的地方。我们会在讲表格时告诉你。然后你被打断的事件也记录下来,无论内部还是外部打断。

我们记录下来,是为了让我们知道,有多少打断,打断是正常的,目的是检视自己的打断为什么而产生,是为了逐步消灭的过程。

第三部分——让番茄钟更高效

因番茄钟不能切割,但可以把25分钟分解成为前中后三个阶段。起初我们要浏览下我们要做的任务,或者回想下上一个番茄钟我们做的事情,有脑子里形成初步印象,我们就开始工作。有番茄钟的滴答声,我们可以看时间的刻度,一直执行,等到快结束时,我们要快速总结下刚刚做了什么。

在100讲里讲到艾宾浩斯曲线,我们讲,其实重点不在于我们做多少事,而在于我们把一件事能做到极致,做到最好。你其实就需要反复不断的过度学习,不管是看书,还是小朋友写作业,或者做报告,你就来回检查,就可以把事情做的更好。

第四部分——预估任务

我们吃番茄的过程中,需要对所做的事情、今日待办的事预估多少时间

大于5个番茄的任务可以拆分成更小的任务,如3+2个,一件事变成两件事,第一件事3个番茄钟,第二件事2个番茄钟。总之不超5个。

如果小于一个番茄钟,可以合并起来处理

预估可能准确,可能不准确。有小于预估数,或大于预估数。这些都没关系。如果我们预估的番茄数多余实际个数,那就留空,如果预估的时间里面没有做完,就开启第二个番茄钟的预估。

第一次预估用□来表示,第二次预估用○来表示。

目前番茄工作法的符号有:

×-完成

□-预估

○-第二次预估

/-外部打断

、-内部打断。

第五部分——制作一份时间作息表

要在一天中高精力的时间来吃番茄。用旺盛精力的时间来吃青蛙,用番茄工作法理念专注来把它达成。精力要用在刀刃上,这就是匹配。

建议大家用4个番茄钟一组来进行一天的工作,可以吃4个,或8个,12个。早上第1个番茄钟用来做全天规划,接着3个番茄钟工作。如果你是8个番茄钟,第二组3-7个用来工作。如果你不再进行了,第8个就用来回顾。如果你还有4个,就再进行3个,最后1个用来总结。以此类推。

番茄钟的时间可以自己设定,标准是25+5。你可以是15分,或45分,小朋友可以年龄*2,如8岁就可以15分,再慢慢过渡到25分。大人,你是会议、团队,可以长一点,45+10。建议我们脑力劳动工作时还是用25+5。

番茄工作法其实就是在计划工作表钟,选择一个活动,然后用25+5来交替进行。

初学者一定会被打断,在用的番茄钟就要作废,而且记录你的打断,要去评估为什么被打断,然后不断调整,最终减少被打断的次数,随之进入番茄工作法的专注区域去。如果内部打断比较多,说明你的收集做的不彻底如果外部打断比较多,说明你没有提前做预估和预案。你也可以推迟外部打断,同时合并成一个番茄,把它们消灭掉。

我们在做事时一定要保持专注,然后把这些打断收集下来,推迟另外一个时间去做。紧急事件打断当然要去处理,孩子生病等,在打断记录的同时保持严谨而不失灵活性。


番茄工作法指示图

二、表格的介绍

1、番茄工作法是用来做一天的安排和部署,在表格顶部写上日期。右边是主题,左边是活动清单。

2、活动清单的关键在于收集。你可以重新收集,或者把之前的事情也拿过来,两个部分合并在一起,你可以找到今天要做的事情。

3、可以把今天要做的事放在右边待办事件中,标准这些事大概需要几个番茄钟,一个框代表一个番茄钟上。这件事需要3个番茄钟就标上三个框,然后整个事件你排完,预估完后,可以在左边标准上你今天要用番茄钟的时间。

4、表格下面一部是记录你的打断,要处理的事。最底下一栏是符号标记说明。

5、顶上右上角,有一个标注,比如在执行某件事情时,有个内部打断就标准上顿号,下面紧急事件中写上什么时间来处理这事。

6、外部打断也类似,在吃番茄时,你要去处理打断的事情,这个番茄钟就作废了。如果只是记录下来,这个番茄钟不作废。

7、原则上打断记录的时间是5-10秒。外部打断记录或你需要说一句话,控制在15秒内,不算你番茄钟作废。

8、实际上番茄工作法也没有太多的标准,是叶老师经过大量的践行和给别人辅导后给出的标准。


番茄工作法表格

三、番茄表的实操

1、把事先买好的番茄钟拿出来,打一个安静的地方,首先收集今天要做的事情。

2、收集完后,根据事情的重要性,用编号来排序,抄到右侧的待办事情中。

3、在待办事件栏,按照顺序对每一件事件进行番茄数的预估。

4、一个方框代表一个番茄钟,一件事可以有几个番茄钟,以此类推,把待办事件栏全部都预估好番茄钟。

5、做一个整体统计,就知道这个表要花几个番茄钟。可以知道今天你有多少时间,看是否匹配,是否能完成。

6、如果觉得可以,顺序也比较对,数量也是心甘情愿的。你就可以开始吃番茄钟了。


四、我的个人建议

1、开番茄钟之前,处理好各种事务,如喝水、上厕所、尽量把可能发生的干扰降到最低,手手机调成静音或勿扰模式,准备好你在这人番茄钟内可能用到的所有物品、资料。找一个安静的地方,用最舒服的姿势,启动番茄钟。

2、建议大家用25+5的时间 比较好统计。

3、办公室很难放一个实体的番茄钟,可以手机或者电脑上找一个相关软件。

手机一直用的是forest(需要付费),每次一个番茄的时间,种一棵树,最后会根据你所种的树情况,去种植真实的树木。用自己的行动在改变世界,感觉自己萌萌哒。

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