今天从早到晚开了N个会,到下班已经精疲力竭。个人认为超过30分钟的会议是无效的。如何提高整个会议的效率:
会议前:
会议前准备好了,整个会议就成功了50%
1. 需要明确会议的目的。目的的不明确将直接导致的是会议中的跑题。
2. 准备好会议的主题
3. 清楚会议想达成的目的和结果
4. 会议前的准备。
4.1 如果说是讨论流程的会议可以先与部分人员小范围讨论并确定好大致的流程。
4.2 会议内容的准备,可以事前将会议内容通过邮件的方式告诉大家,使大家对内容有一个初步的印象,并准备好自己的想法。
4.3 会议时间和会议场所的准备。如何使用outlook的话,可以看到对方哪个时间有空。并且提前预约,而不是上午10点发出上午11点会议邀请。最好是今天发明后天的会议邀请。同时会议室要预定好,避免会议室在邀请时间被别人暂用而举家搬迁。
4.4 邀请参加会议人员的选择。对于人员数量需要限制,人员数量越多达成一致的可能性就越低,除非是总结大会。在邀请时需要
会议中
1. 参加会议要准备,我们经常碰到的问题的是一堆人在等一个人。
2. 会议中要避免跑题,如果跑题开会的人需要将议题拉回来。
3. 会议中避免上面开大会,下面开小会的过程。
4. 求同存异。如果自己原定的目标不能达成,但如果可以达到自己的底线目标即可。
5. 会议纪要。会议纪要需要在会议中在大家看着的情况下直接记录下来,得到对方的认可会后直接发出,避免大家在会后会有扯皮的行为。会议主持人与会议记录人可以为两个人,这效率会更好点。因为一个人很难又做主持又做记录。当然了也会有这样的牛人存在,比如我们德国的技术总监,也就是我老板的老板,正常会议时间30分钟之内,会议完毕。
6. 会议是要有结果,没有结果的会议就是耍流氓。如果有相关措施,需要明确什么人,在什么时间完成,简答点说就是SMART原则。
会议后
会议后需要跟进会议的措施和进展,在下次会议时先将需要采取措施的要求回顾一遍。
会议之外的影响因素
在会议之外还有很多的其他的因素会影响到会议的效率。比如,人际关系,利益冲突,性格不同等。但是本着为了公司利益去行动的话,会议会有好的结果。
针对开会,自己也有很多地方值得改进的,继续努力吧!