发邮件是大家日常工作中就经常使用的事项，但是在工作中总是发现大家的邮件都很随性，夸张的时候一天下来收到了一大堆不知所云的邮件，很多同事都很诟病为什么要发邮件，然后我们很多的同学都没有打开邮件的习惯，这样就导致了我们需要频繁的去提醒同学：请您查收一下邮件。

邮件，其实是一个过程沟通和记录的载体，在小公司我们大家可能更多的进行当面沟通，而不太有使用邮件的场景，其实不然，小公司在大事项的时候给全员发个邮件（邀功）通知一声也是很有必要的。而在大公司，由于组织架构和流程的复杂程度，我们需要跟多人沟通，适当的邮件就非常必要了。并且，邮件最主要的作用是归档和追溯，方便事后对项目进行回顾和检查，进行流程优化，提升以后的工作效率。所以，邮件还是非常有必要的。那如何在必要的邮件中相对的提高处理人和相关人的使用效率呢？我列举了下面几点：

要清楚主送和抄送

很多人觉得收件人反正都是一样要看的，那有什么必要区分收件人和抄送人呢？其实这里有一个小的使用技巧：需要处理的人是收件人，而需要知情的人则是抄送人。这样在邮件到达接收人手上的时候，他能快速了解这封邮件是否需要他处理，方便他做邮件归类，集中精力处理他作为收件人的事项，而抄送知情的可以留待闲暇时间再来了解即可。方便他人才能更有效的转化自己的事情结果，避免狼来了的事情是我们职场人都需要注意的。

要灵活运用密送

在收件人一项上还有很多人不知道密送这个事情，甚至练密送的涵义都不知道。密送：是指将这封邮件单独再发给密送接收人，但是其他收件人都看不到你将这封邮件发送给了这个密送人，包括密送人里面的其他人，每个密送人都是独立的。并且密送的收件人也没办法在邮件的收件人中查到自己。这个使用场景会比较少，我一般是将资料共享给其他成员，但是又不想给收件人知道的时候采用这个方案。

主题明确说明

主题是一个邮件的核心内容，它首先是表达这封邮件的主要内容，其次还要方便接收人对这个邮件有个基础定义。我一般是【前导类别】+主题内容这样子去写的。目的是方便接收人可以通过关键字进行归类，而主题内容也要为了未来检索而描述得更清楚。举个例子：【发布通知】APP1.3版本项目上线发布_20171225

优先级的强调效果

还有一个比较少见的功能时优先级，设置有些邮件客户端都没有这个优先级的设置。只能说大家用得比较少吧，之前在工作过程中，有时会出现一些紧急事项需要快速处理，比方说临时有个重要的沟通会议，这个时候行政秘书可能会电联确认，然后再补充一封紧急邮件进行二次邮件，这个时候优先级的重要性就凸显出来了。接收人在确认邮件的时候就能快速从邮件中定位到这些紧急邮件需要处理。

邮件内容的编写方式

邮件不是工作汇报的正式载体，他应该是一个事项的工作记录，并且最好做到一事一件，避免多件事项在一个邮件中进行阐述，它们如果属于不同的主体就应该分成多封邮件，根据事项来组装邮件，而不应该根据收件人来进行邮件组装，这样不利于未来的事项整理和工作跟进。

邮件的正文内容首先要指定接口人，就是你这封邮件是需要谁处理的。那就在邮件正文的头部指定出来，不然你的收件人有很多，然后你如果不声明那就相当于谁都可以做（也可以谁都不做），如果是告知型的，不需要其他人处理的，也可以声明一个everyone，适当的称谓开通是一个良好的行文习惯。

其次正文内容大部分是一个概述，涉及过程沟通的要做一个整理表达。充分考虑接收人的使用是我一直强调的，所以在邮件正文中可能还是需要贴出附件的相关重要截图的，千万不能在邮件中只写上请见附件。因为现在移动办公越来越普遍，那收件人在移动办公时就能通过截图快速查看相关的讯息，不需要进入附件进行查看，并且可能附件的编辑软件在手机上还没有呢。

再次就是邮件结尾，收尾的敬语代表着一个人的专业程度和礼仪，有些人呼吁行文精简，但是个人觉得行为精简不是简陋，必要的元素还是要有的，特别是一些对外邮件，这个还代表着企业的形象呢。你当然可以使用此致敬礼，还有洋气一点的Best Regards，或者中文优雅一点的顺颂商祺。

最后，行文中还需要保持制式化的文档留存。象一些会议纪要什么的我们可能在邮件正文中就几句话把这些待办事项给说明清楚了，这个时候貌似不需要有这个邮件吧，但是出于历史文件的归档管理，建议还是带上吧。

个人签名的重要性

也有蛮多的同学邮件的底部只是一个简单的邮件地址，还是邮件客户端或者网页工具自动带上的，这个是一个很简陋的方案，正常我们的签名要把公司，邮件地址，姓名，联系方式，甚至于公司的公众号以及LOGO都要带上，这样才能在对外邮件的时候做到企业形象宣传，一个公司的形象应该是一点一滴从平常积累的，哪怕是老板，他收到你的邮件的时候也希望能看到你把公司时刻放在心上吧。

邮件回执的必要性

有些邮件你在其他途径通知后，仍需要确认这位同学已经阅读过邮件的时候，就需要增加这个回执的设置，回执是告诉发件人，你的邮件收件人已经阅读过并手工给你发了一个“已阅”的消息。具体使用场景可能是涉及到日程安排或者重要事项的确认通知上，一般都是强调通知时使用的。

邮件日程的灵活运用

这里还有一个属于偏门的功能吧，某些客户端设置都没有，他的意义在于如果你处理的邮件邀约或者需要处理的事情发生在几天以后的，那你如果没有把事项给记录下来，那可能就湮灭在茫茫邮件中了，而你在使用这个功能，或者客户端在提取到相应日期的时候就会主动添加一个日程到你的待办事项中，这样方便的功能当然少不了对发件人要求，也就是你在行文的时候，需要填写完整的日期和时间，而不是说几天后。

检查邮件的习惯

这个是一个习惯，还是一个好的习惯，我们很多同学在辛辛苦苦写完一封邮件后就直接发送了，然后我们会发现：啊，主题忘写了，附件少了，有错别字。与其让别人发现我们的失误，不如我们更谨慎一些的复核一下。写完以后由上至下的顺序阅读一边再做次检查修正，是否要比你撤回邮件更省力呢。并且，有些客户端还有一个延迟1分钟发送的功能，我一般都是利用这个再做最终复核，如果有问题，我就还可以取消发送。

原以为邮件能有多复杂，但是居然写了这么多。好吧，用一句冠冕堂皇的话总结一下：凡事多从用户角度出发，你帮助到他了，实际上就是提高了你的效率。

愿每个善良的人都能被世界温柔以待。