碎片化时代,如何做好时间管理?

哪有没有时间那回事

很多事情不得不做;
很多事情想做但从未去做;
很多事情做了但坚持不下来;
总感觉自己很忙碌,但想不起来到底干了什么;
大量的时间被他人占用,剩下的时间被自己浪费;
早上起不来,晚上不想睡,缺乏锻炼,没空学习,做事效率低,生活不规律;
  ……

不知你是否也有类似的困惑?我一直有这样的困惑,也曾一度怀疑过时间管理的有效性,直到看了《哪有没有时间那回事》这本书,我才知道是自己用了错误的打开方式,我们无法拒绝时间、交流方式的不断破碎,无法从碎片化时代逃离,能做的只有调整自己原有的效率模式。

本书的作者,纪元,毕业于中国科学院心理研究所;早起的鸟儿社群发起人;水果捞学习会创始人;享学社创始人。“使自律者自由”,是纪元的信条,他从事时间管理咨询和培训8年,为近万人提供过时间管理的咨询,深知做一个高效的人是怎样的体验。关心效率管理、时间管理的人,从内心来讲是对自律有强烈需求的,但是用严苛的规定和计划来限制自己,不如让自己享受碎片时代带来的冲击和愉悦,毕竟自由才是自律的真正目的。

《哪有没有时间这回事》告诉我们:身处碎片化时代,时间碎了,我们该跟着“碎”。告别时间管理,你要多线程处理任务;扔掉日程表,规划最符合你身心舒适度的时间段;放弃优先级,你要的是用最短的时间搞定最难的问题。

这本书给我描述了碎片化时代的时间管理说明书,为我们提供了“三级技能”和“三个清单”,如果我们能熟练掌握和运用,就可以自如地应对碎片化时代带来的冲击,并为未来做好准备。这是一本非常接地气的书籍,里面中介绍了多种落地可行的时间管理方法,值得我们阅读及实践,推荐给每一个想掌控时间的人。

一、初级技能:使用时间段清单,重新掌控时间

碎片化时代,我们不需要时间表,因为严格的时间只会增加我们的压力和挫败感,时间规划的越精细就越不容易执行。我们最需要的是把一天的时间划分为若干时间段,并根据时间、地点、物品、环境、他人和身心状态六个大要素来安排日常事务。职场人士的有效时间也就2-3小时,所以允许自己状态不好,关键是做到合适的时间做适合的事情。

践行:
1.我会把一天可支配的时间分为早上、工作时间、下班后、晚上四个时间段。
2.早上时间段,因为干扰少,专注力高,我会安排做阅读、计划安排、晨间日记等高效率产出的事情。
3.工作时间段内,干扰比价多,主要是安排例行的工作,工作完成后会主动督促协同工作的同事或者下属,询问他们的工作进度,并主动和领导汇报工作,给领导留下好印象,主动“打扰”别人,才能避免自己被频繁打扰,提高自己的专注时间。午饭之后,人的精力在下降,干不了有创意的工作,我会安排琐碎的事情,以累计成就感。比如收发邮件、安排对自己有利的会议和讨论等。
4.下班后的时间段(1小时),因为经过一天高强度的工作,此时需要的是放松和休息,我会安排一些娱乐时间或者:看电影、刷微信、签到打卡等。
5.晚上时间段,不要过多的安排阅读、进修或者思考,晚上最重要的是体验温情:与家人、朋友一起分享食物和见闻,这才是幸福。其次晚间是用来培养自己对当下觉知的,需要放松和专注,让自己慢下来,让身体放松下来,这样有助于睡眠。最后,思考第二天的日程和任务安排,准备好明天。

实用技巧1:如何坚持早起(用早起倒逼早睡)

做到早起,需要三个步骤:说道、wake up、做到。

1.说道:确定第二天起床时间。
有靠谱的时间要求,才能有靠谱的执行。给自己设定起床时间,不能凭空下决心,不能是压力大,得是自己真心打算的起床时间,这样才会靠谱。

2.wake up:双闹钟确保下床。
设置双闹钟,一个闹钟叫make,一个闹钟叫up该,该如何设置呢?

wake闹钟,时间应该是定在期望的起床的时间的前三分钟,比如期待6:00起床,将wake闹钟设置在5:57,它的声音要轻柔,以温柔的唤醒你,把它摆在你的床头即可。

up闹钟的时间要设定在期望的起床时间,按照前面所说的就是6:00,他的声音要震撼,足以吵到你的家人,邻居,它的作用是迫使你不需要毅力起床,所以up闹钟一定要摆放在你必须下床才能勾到的地方。

3.做到:起的爽快,睡得心安理得
在关掉up闹钟之后,你就去做一些适合你自己,且提前确定好的清醒动作,也许五分钟就够了,比如说喝水、刷牙、洗脸、做轻运动等,就是让自己感觉清醒起来,可以专注做事。

践行故事:
这就是作者说的坚持早起的三个步骤,亲测有效,我用这个方法已经坚持早起20天。

我先确定第二天早上7:00起床,睡觉前,我会用随身携带的手环设定闹钟6:50(冬天冷,反应时间适当放长一些),然后在手机上设定闹钟:7:00,并把手机放在在客厅的桌子上。当手环闹钟振动了之后,我会立马起床,迅速把客厅的手机闹钟关掉,因为我怕手机闹钟吵醒家里的孩子。

既然已经成功下床,最后一步就是清醒动作:刷牙、洗脸、喝水、做深蹲。确保清醒后,我会制定早上的学习计划,先做10分钟的冥想,以便接下来可以专心地做其他事情。

有些时候,我们虽然成功下床,但还是很困,想睡回笼觉,这说明我们昨晚的睡眠不足,你要心安理得地回去睡觉,因为你的身体需要注意,只需要下一次注意:保证头天晚上有足够的睡眠时间即可。

实用技巧2:如何碎片化休息

人和手机一样,都是有电池的,干什么事情都要耗电。和手机不通的是,电量低了人的效能就会下降,所以要及时充电。大约每隔4个小时,人就会迎来一次低潮,这就是该休息的时候了。但要控制每次小憩的时间,控制在20分钟以内,否则会影响晚上入睡。

践行故事:之前也有午睡的习惯,但因为睡得太久,越睡脑袋越迷糊,而且影响了晚上的睡眠时间。尝试了小憩的碎片化休息后,发现自己会有更好的工作时间和工作状态。

二、进阶技能:建立一套良性运转的任务处理系统,高效做事。

我们不能让大脑直接面对每天的信息、事情、想法等各种碎片的侵袭,需要为它建立一道保护屏障。碎片清单就像蓄水池一样,在大脑以外提供了一片缓冲区,碎片来了先全部进入缓冲区,大脑在合适的时候再去处理它们,这样,它就可以发挥更大的作用。
构建碎片处理系统,你的第一要务就是选择一款合适的工具—建立碎片清单,开始养成每天把碎片及时装进清单中的习惯。

在碎片清单中,你需要写下三种内容。
信息:你发现的有价值的信息,记下来它的标题。
事情:自己想要做的事情以及别人让你做的事情,记下事情的内容。
想法:关于自己想要做什么、改变什么、尝试什么的想法。和事情不同的是,想法通常都不紧急。

记录碎片的原则和要点

践行:
1.我也有自己碎片化清单文具--OmniFocus工具,把每次能想到的各种任务,都记下来,放入收件箱,清空大脑。
2.收集完碎片化清单后,每天会去整理这些清单,对他们进行分类:对于可以不做的任务,直接删掉;对于未来可能要做的事情,单独放入梦想清单中;对于可以找人帮忙做的,直接委派给别人;对于现在要做的事情,如果5分钟内可以完成,顺手就处理掉,对于不能再5分钟内完成的,放入任务清单,并且明确截止的时间点。

所有碎片清单中的事情可以归纳为不做、以后做、现在做、排期做、找人做以及怎么做六种,其中不做、以后做、现在做这三种,在处理碎片清单时就已经把它们移除出去了;而排期做、找人做、怎么做这三种,无论如何都需要一些后续工作,它们都会在碎片清单里产生新每日任备清单的事情,这些事情是肯定需要做的,虽然不是现在,但越早完成越好,不然会越积越多。你需要为这样的事情建立清单,即每日任务清单。我们用任务清单来引导自己在一天中专注和聚焦,将任务逐一搞定。

另外,作者提醒我们:任务清单必须包含有效的思考。

有效的计划一定是包含了对于任务执行过程的思考。对于文字,这个“过程”可能被称作“大纲”;对于一次会谈,这个“过程”可能被称作“提要”;对于其他工作任务,这个“过程”可能被称作“步骤”。通常,人们都倾向于在执行任务时才被迫思考过程,如此一来,执行时的负担就太重了。

有效思考,其实就是把任务执行时关于过程的思考由执行端放到计划端,从而实现平衡。这并不意味着你需要提前想清楚执行过程中的每个细节,其实你也不可能做到,计划时要思考过程,执行时要边做边思考细节。通过练习你会发现,在计划时你不会被任务细节羁绊而引发焦虑,在执行时由于你对过程心里有数,就可以更加专注于解决具体问题。当你把任务的过程想清楚时,你就可以根据经验靠谱地估计出执行任务所需要的时间了。

践行:
1.确定好每日的任务清单后,我会挑出最重要的三件事,尽量争取精华时间去完成它们。
2.安排任务后,提前去思考完成任务的细分步骤,实现计划和执行的平衡,某些步骤可以分摊到每一天去完成,比如写这篇文章,我会每天花点时间总结每一章的内容,这样写读书心得时只需要搭建书写框架就可以了。

实用技巧3:如何做到碎片化专注

我们生活的环境中有很多碎片刺激,比如,正在写这篇文章,哎呀,不知道该怎么写好了,遇到困难了……嗯,要不要看会电视呢?…想要应对这种思维阻力造成的注意力涣散,其中有两个关键词“两个自己”“放空”。

要想让自己专注,首先得意识到自己走神了,这就好像有两个自己,一个是在执行任务,而另一个是在扮演监督者,监督自己的任务执行情况。调节执行者的状态,最重要的是监督者要能发现执行者走神了,而且越快发现越好。我要是真的去看电视了,那就肯定不会回来接着写了。

一旦意识到自己要走神,你应当立刻跳出当前的状态去干点别的,这就是我所说的放空,也是我为什么在写这篇文章的过程中多次起立做其他事情的原因。

说是去干点别的,可并非什么事情都适合做,既然走神了,第一步是要停止走神,这时做一些不太需要投入思考的事情比较适合。我自己会起来溜达溜达,吃点东西,喝杯水,干一些简单的活儿(比如收拾桌子、擦地),其间我的大脑处于“放空”状态,并且我的监督者在一点点地把我拉回到刚才的问题上,重新聚焦于对于困难的思考。慢慢地,解决方案浮现出来,文字在我脑袋里一点点形成,一旦我觉得可以了,就仪式性地坐回到电脑前开始敲字,直到下次走神。

践行:
专注是成就很多事情的基础,但不应该成为我们拧巴的原因,我们是凡人,要允许自己走神,不能专注就放空一会,及时拉回来即可。

实用技巧4:打卡是你唯一需要培养的习惯

如果你只能培养一个习惯,请培养打卡的习惯,因为它是培养习惯的习惯,是坚持做到某事的最重要技巧。原则上来说,应该在发生行为的第一时间就打卡记录。为了能够做到并坚持,你需要想尽一切办法让记录的过程变容易,用来记录的工具最好是随身和便携的。

践行:
1.戒掉晚上看电视剧的瘾,从打卡开始。准备一张月历(效率手册就很不错),放在电脑最明显的位置,如果忍不住想看电视剧,那就看,但是看完后要在当天的格子里打个叉;如果在看电视剧之前就打叉,并且觉得自己能忍住不看了,就去干别的她想干的事情,并且可以在日历上给自己打一个大大的钩。通过一段时间的记录,日历上的钩越来越多,打卡就是引导内在成长力量的过程。

2.每天复盘打卡,积累成就感。复盘记录就像是一位智者,每天和自己谈心一次,站在一个高度帮我解决生活中的问题,让我们深入思考,总结过去,为将来做准备。

三、高阶技能:把新的技能变成习惯,用全新的自己应对未来

知道容易做到难,坚持做到更难。有调查显示,只有50%的病人能坚持6个月以上的遵医嘱服药,很多时候我们不能坚持,除了毅力的因素,更重要的是对习惯培养的过程理解有误。

1.培养习惯,我们最应该关注的指标是全局,而不是计较一两天的得失。概率就是我们习惯培养的成绩,长期统计下来,如果达到60%,说明我们已经养成习惯了;如果达到85%,说明我们非常优秀;如果达到94%,说明我们一定异于常人;如果是100%,说明我们可能来自外星球。所以,制定合理的期望值很重要,偶尔一次回到旧的行为习惯并不意味着失败,不要因为输掉一盘儿放弃整个比赛。

2.培养习惯,要聚焦到可操作的行为。任何习惯都必须把它定义成可操作的行为,这样才能开始,才能观察,才能打卡,才能坚持。

践行:
不要再谈高效工作,要把手机扣着放;不要再谈锻炼身体,要写跑步的次数;不要再谈读书学习,要写行动清单。

3.创造行为发生的条件

我们谈坚持某种行为习惯时,其实我们是在谈坚持为它创造条件。和植物生长类似,习惯养成只需要考虑六大条件:时间、地点、物品、环境、身心、他人。

践行:
我做到专注的方法:手机静音并扣着放、如何在家就到书房工作,提前上厕所,设置好番茄钟,用仪式感提高工作的效率。

4.习惯不等于重复。

如果习惯真的只是简单地重复若干天就能培养成功的,也就不会有那么多人抱怨知道但做不到了。整个习惯培养的过程不是简单地线性重复,而是在有机地变化,需要你不断地自我调整环境变了你不变,肯定会被淘汰。

心理学家提出了行为改变的阶段性理论,可以清晰地描述出习惯培养的整个过程,它简化如下。

第一阶段:人处于无知状态,也就是并没有意识到自己存在什么问题,并不打算培养某项习惯。这个阶段我们可以忽略掉,因为没有什么方法可以让你主动地意识到你没意识到的问题,我们永远无法教会不抽烟的人戒烟的方法。

第二阶段:探索尝试期,有点像你刚玩游戏,刚开始做记录,刚开始跑步。你已经意识到了自己的问题,并且确定要开始着手培养这个习惯了。你的任务是要解决如下问题:
※游戏是否适合你
※游戏规则是什么
※你是否有能力玩这个游戏
※你是否有意愿付出努力
※玩这个游戏对你有什么意义了
※如何玩好

这个阶段我们要重点关注,多数人折在这里。这个阶段最重要的是探索,发现适合自己的行为,而不是傻傻地坚持。

六大要素

第三阶段:行为固化期,你的习惯行为已经持续了一段时间,你的任务是要让它更加稳固,把它对你个人的意义放大。这个阶段我们也要重点关注,很多“过来人”会把这个阶段应采取的方法强推给“菜鸟”,导致“菜鸟”习惯培养失败。

行为固化期,我们必须竭尽全力去控制住影响我们坚持的六大要素,让它们按照更利于自己的方式被确定下来。我们对它们的掌控越强,我们的行为发生概率也就越大。

第四阶段:你的习惯已经稳定了,除非碰到工作和生活的较大变化,它不太会离开你,即使离开你,你也会有信心重新开始建立它。这个阶段我们也不需要重点关注。

践行:
我是如何坚持跑步的习惯的:在开始跑步之前,我意识到“健康的身体”是革命的本钱,所以开始锻炼的探索。刚开始,我尝试过羽毛球、篮球和游泳,我发现它们都有一定的限制条件,要么需要别人配合、强度大容易受伤,要么受时间和场地的限制,直到尝试跑步,我才确定自己的健身方式,并通过设置目标和打卡的方式,已经坚持跑步两年多。其实其他方面的习惯,也是这样养成的,比如:早起、做计划、冥想,适合自己的才最容易养成习惯。

人总是高估了自己一年所取得的成就,而低估了自己十年所取得的成就。所有巨大的成就都是由时间来放大的,做正确的事情,享受时间带来的复利。

实用技巧5:语言可以改变思维,从而改变行动

碎片化时代的敌人其实是思维的碎片,积极有效的思维可以让自己更有效率,所以很多人都希望改掉自己的消极思维,变得更乐观、更主动。这些都是一种抽象的思维,无法落实成具体行为,也就无法谈坚持。所以你必须为你想培养的思维习惯找到具体的语言,坚持使用这样的语言和他人、和自己对话。

当我们每次纠结时尝试问自己以下的问题,以坚持积极乐观的方式:
※我现在碰到什么问题?
※我现在有哪些可能的解决方法?
※目前众多的解决方案当中哪神更好些,哪种更希望选择?
※我要降低、消除或接受这个解决方案所需付出的代价是什么?
※我已选定该解决方案,下一步我可以采取哪些行动?

实用技巧6:好的习惯靠程序去执行

如何让孩子养成早睡的习惯:育儿百科说要给孩子建立一套固定的睡前程序,并且坚决地执行。设定好什么时候洗澡、什么时候吃奶、什么时候上床、什么时候讲故事、什么时候关灯,每天按着这么一套执行,她会很快习惯,到点也就睡着了。我照着执行,也果然灵验。

要是没有睡前程序,孩子会用自己的方式把能量全部耗尽,才会倒头大睡。仔细想想,成人也是一样,只不过耗尽自己的方式很“成人”而已。

“碎片化时代综合征”是时代病,是趋势给我们敲的警钟,我们所感受到的焦虑是落后于未来导致的。不过赶超并不难,只需要我们掌握好“三个技能”,熟练运用“三个清单”,就可以很好地应对碎片化带来的冲击,并为未来工作做好准备。

以上就是我的读书践行笔记,但我深知:知道并等于做到,做到并不一定能形成习惯,我会按照书中的方法不断行动,成就更好的自己。

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