看了看自己的学习笔记,从6/25到7/2,花了大约一周的时间,完成了这80集的视频教程学习.有必要总结一下,梳理一下,把技巧升级为技能.
虽然80个技巧是很多的,但是在作者提供的示例文件里,他很好地进行了分类.
但是仔细看了一篇自己所写的笔记,觉得这样分类并不合我的口味.于是我将它们打散了重新进行排列.具体如下:
那么,就通过一系列的问题设置和回答来展开我的思考吧!
序言.Excel的组织结构
就像一个新人进入一家公司一样,首先要了解它的组织架构,它们是如何相互作用的.对于Excel新手而言,我们首先要知道,Excel从大到小的结构是怎样的,以及对于各层次的操作如何实现.
Excel的结构层次如下:
工作簿>工作表>行/列&单元格区域>单元格
在Excel中,任何的操作都包含这三步,找+选择+操作.但是在选择之前,先要"找".那么,问题来了!
第一步:找
怎么找到上述Excel结构的某个元素呢?怎么快速找到它们?
工作表的快速定位,
所用到的关键词有:名称/名称框,工作表选择区域
单元格的快速定位,Ctrl+方向键,或是Ctrl+Home/End
特定单元格/对象的定位——Ctrl+G/F5定位
找到后,怎么使用上帝视图查看多个Excel元素?
a.多个Excel文件同时显示——窗口重排
b.同一个Excel文件,不同工作表同时显示——新建窗口
c.同一个工作表,不同的单元格区域——拆分窗口
万一,有的元素被人"恶意"隐藏了呢?想要破解,先要知道是如何"隐藏"的.
a.工作表隐藏
b.行/列隐藏
c.深度隐藏——VBE编辑器>工作表属性设置
d.还有一种是单元格内容"隐身",其实编辑栏里仍然可见——单元格格式自定义;;;
会隐藏就会解隐藏了.
看来安全是首先要考虑的,为了保护自己的工作表不会"恶意"改动,防火防盗防数据丢失(文件被误删这种极端情况可以定时备份),我们需要定下规矩:
a.保护工作表/锁定单元格
b.冻结首行/首列/单元格
其实,我们甚至可以管得更宽,通过数据有效性设置可以做到:
c.禁止录入重复的内容
d.下拉列表
e.二级联动下拉列表
f.文本长度限定,数值范围限定和日期范围限定
第二步:选择
好了,防御做好了,接着刚才的步骤"选择+操作",现在说说"选择",做事情要多快好省.
a.同时选择多个工作表
b.连续单元格区域选择——Ctrl+Shift+方向键
c.不连续单元格区域选择——名称框输入单元格区域
这些是基础的选择问题,还有一些选择也要知道:
d.选择可见单元格——Ctrl+;
第三步:操作
无论是找,还是选择,都是比较简单的,说到操作,那就是博大精深了.
需要先分下大类:
关键词一:复制&粘贴()
动词+名词的结构,括号里能填的东西太多了.光看粘贴选项里的这些就有很多知识点了.
按作者编的顺序来吧!
a.神器格式刷,想怎么刷,就怎么刷,常见用途是隔N行着色,N=1,2,3……
b.行列转置
c.复制列宽(这个用得不多)
d.复制公式
e.复制批注(批注还是少用得好,直接在旁边加一列作备注,不是更好?)
f.复制运算操作,这个很有用,不用写公式
上面列出的只是Excel菜单/对话框里提供的功能.实际上,还有更多有用的内容:
A.填充功能Ctrl+D和Ctrl+R,分别表示向下填充和向右填充,
B.公式快速复制——单元格右下角,鼠标黑十字双击
C.Ctrl+Enter,批量完成公式/数值填充
关键词二:排序 & 筛选
排序将无序的数据进行整理,而筛选是提取需要的数据.大致可以分为两部分:
1)Excel提供的排序/筛选,Excel未提供,
2)需要使用函数/技巧来完成的筛选
先说说筛选:
a.日期的筛选,有很多选择,按年/季度/月,还有昨天/今天/明天,上周/本周/下周等等
b.文本的筛选,可以使用筛选器来保存筛选
c.高级筛选,用好列表区域/条件区域
d.删除重复记录,好在Excel 2010版之后已经提供了按钮实现该功能
还有需要函数/技巧来进行的筛选
e.筛选最后一条记录,使用countif判定记录个数是否为1
再说说排序:
a.多条件排序,按关键词依次选择即可
b.按颜色排序
c.自定义排序,使用预设的序列,并按此序列排序
关键词三: 拆分/合并 & 行列转换
其实,都可以归为拆分与合并,只是"拆分/合并"侧重的是某单元格里的操作,而行列转换是对多行/列的操作.
a.一列转多列
按分列要求(或者是说分组,比如100个数据分到10列中),输入公式,向右向下拖动.
b.多列转一列
输入公式,向右向下拖动
c.拆分合并单元格
这是一个可逆的过程,只是最好不要用合并单元格.
d.分离同一单元格中的文本与数字——两端对齐,这是一个好用的东西
e.将多列单元格内容合并到一个单元格里——两端对齐
f.如果有单元格中包含分隔符或是有固定宽度,可以直接使用文本分列功能
关键词四: 格式转换
说到格式转换,无非就是数值/日期/文本这三者之间互相变身.
a.日期转数字,设置单元格格式为通用即可
b.文本转数字,使用负负运算或乘1(除1)运算即可
但是,这里的重要内容是,单元格自定义格式的使用,也是花样繁多,比如:
c.金额大写
d.日期大写,如二〇一六年
e.序号大写,用得不多
f.显示大于15位的数字,如身份证号
g.显示以零开始的数字,使用0作为占位符
关键词五:条件格式
条件格式是一个很重要的功能,它可以帮助我们标识符合条件的数据,让我们在观察数据时有主次之分.Excel提供的功能已经非常丰富了.
条件格式的玩法就很多了.
a.自动显示前3名
b.到期提前一个月提醒
关键词六:图表
图表肯定算得上一级关键词了,技巧这方面也多是图表设置的内容.
a.快速选择图表元素
b.图表样式和格式设置
c.图表坐标轴设置
d.突出显示部分柱形图和数据标签
e.图表添加标准线
f.总分柱形图和复合饼图
g.甘特图制作
写到这里,有点口渴,肯定还有一部分内容没有归纳进来,想了想,归到其他里吧.
1.常用打印技巧
2.分级分组显示
3.合并计算
4.一个表拆分为多个表格
5.特殊符号的输入
6.单元格填充图片+对齐方法
7.批注的操作技巧
还有一些看起来有点难度的技巧:
1.向Excel中插入图片并一一对应
2.在Excel中播放GIF动画
3.Excel控件工具,比如数据调节按钮,滚动条,列表框和组合框,单选按钮/复选框
4.利用Query功能实现高级筛选
5.从网页导入数据到Excel表格
6.多个Excel文件批量取数
7.按颜色求和
8.创建带链接的工作表目录
