前言:这也是刚刚学到的新技能,每天学到一些新的东西,升级自己的工作方式,再拿出来分享,分享的同时归纳总结,温故而知新,更好地运用到工作中,这真是一件愉悦的事情。
一般每个公司,尤其是零售行业,都有数据库,可以定期以固定模板下载数据。但是下载的数据是源数据,数据很大,而且一个模板一般只有一种维度的数据,我们在进行销售业务分析的时候,要根据多张源数据报表整合筛选出我们想要的数据。这个时候,在EXCEL的深海中,VLOOKUP的公式是点击率极高的公式,用来查找数值,已经显得很是智能。这里先回顾一下VLOOKUP的用法。
VLOOKUP
公式含义:VLOOKUP(<查找值>,<查找范围>,<查找列数>,<查找方式>)
模拟情境解释:如图,是某某超市系统下载的源数据,有商品别很多列的信息,我们要根据源数据定期更新一份我们需要的核心信息,比如只要一部分商品代码,品牌别的入库数量,销售数量以及售罄率,这样有助于补货,使得库存充足,更好地提高销售生意。
这个时候就可以在报表中用上VLOOKUP公式了。这个时候,因为是三列(实际过程中可能多达几十列)信息的查找,我为了方便,我会先把在源数据的列数(即公式中第三个参数<查找列数>)写好,注意这个列数并不是整个表的第几列,而是以公式第一个参数<查找值>为参照开始的列数,同时<查找范围>也要以<查找值>为首列开始选择。具体操作请见以下动图。
注意哦,查找到的时候很容易因为查找不到出现错误值#N/A,建议和IFERROR函数一起使用,出现错误值就填写空白,这样整个工作表颜值会高。
为什么我用了“$”这个美元符号呢,这个是绝对引用,用单个单元格公式的时候没关系,但是我就是想要向旁边直接拉的,那就需要绝对引用,保证所选<查找值>和<查找范围>保持固定。请看以下动图,向右边拉公式只要改以下<查找列数>就可以了。
Tips:有时候我们打开表就会发现如上图数据格式很复杂,戴上了一些货币符号,这个时候就可以用上之前说过的快捷键Crtl+1,跳出设置单元格格式的对话框快速设置。
INDEX
那今天要介绍的升级后的公式呢就是INDEX,且先看看这个公式的用法。
INDEX(<查找范围>,<行数>,<列数>)
INDEX就是根据数据的位置来查找,确定行数和列数很重要。行数需要嵌入MACTH公式来确定,列数一般是固定的,可以提前在表头上方写好。
MATCH(<查找值>,<查找范围>,<查找方式>)
这里用Match公式的时候大家可以发现和VLOOKUP公式差不多,只不过<查找范围>是对应<查找值>的, 比如这里<查找值>是商品代码,<查找范围>就是源数据中查找范围那一列。<查找方式>一般和VLOOKUP一样,都用0,精确查找。
同样地,复制公式在绝对引用的前提下,可以直接改列数,也可以写好了列数。当然,因为提前写好了列数,也可以直接在INDEX公式编写过程中<列数>直接设置为写好的列数所在单元格(这个也适用于VLOOKUP)。
在以上两次操作中,很容易就发现,两种查找方法有很多共同点(请也把这些作为这两个公式的使用原则):
1.用绝对引用$(快捷键F4)限定<查找值>,<查找范围>。
2.<查找方式>为精确查找0。
3.建议多列查找把对应的列数写在前面。
4.都建议拉上IFERROR函数,保持工作表的美观性。
同时也会发现,我为什么说后者是一种升级呢,因为用VLOOKUP公式有一些局限性。
1.<查找范围>选择一定以<查找值>对应的值为第一列。虽然我刚刚在INDEX的过程中也选择了第一列,但是其实后者是可以随意修改的,但是要和后面的列数对应,然而这个不能在VLOOKUP中实现。
2.根据很多经验积累,做大容量的EXCEL表格的时候我们发现,INDEX函数相对而言更朱雀,更不容易出错。
3.因为平时经常接触大容量的EXCEL表格,很容易发现VLOOKUP占据的容量竟然比两个公式INDEX & MATCH更大。比如,我一个文件原来6M, 在本EXCEL文件另外一个SHEET查找9列数据,13万行,VLOOKUP更大1M。大家都知道,EXCEL占据的容量和操作运行速度成反比,直接涉及到我们的工作效率。
升级归升级,也不是说什么场合都要升级,在简单一列的查找就可以直接用VLOOKUP了,毕竟后者两个公式,编写的时候也很长。
以上是盒子在平时工作中归纳的觉得值得推荐给大家的一些小技能。希望对你们有帮助哦,可以达到偷懒的功能。
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