第六部分 当你觉得自己很努力时，其实你的效率并不高

改变思维方式，很多时候就是提升工作的效率和效益。依赖于生活和经验做出的直觉性判断，远不能满足职场中提升工作效率的需求。

029  一周时间让你脱胎换骨

除了每天跟自己公司和行业内的人交流外，如果把你放到一个不同行业之间交流的场合，你将会如何表现呢？

你是会主动与别人分享本行业内的知识观点，并结交不同行业的朋友，散场的时候已经收集了不少牛人的名片；还是只跟本行业内的人讨论一些行业内的问题，担心与其他行业的人没什么话好说，散场的时候发现认识的还是本行业内的老朋友；或者干脆就在角落里玩手机，觉得场上高谈阔论的人看起来不过是混圈子而已，并没有什么实质性的作用。

不管是热衷于混圈子，还是冷眼旁观，这可能跟一个人的性格有关系，但如果把与不同行业的交流作为一种工作方式的话，那么很显然，前者才是我们应该有的工作态度。

一个合格的职场人不会浪费任何一次提高工作技巧的机会，因为他们从最开始就知道自己与不同行业的人谈天说地会获得什么；而那些冷眼旁观或者吹牛侃大山的人，当人群散去，只会发现自己心中空荡荡的，没有什么进步。

人类作为一种群居动物，任何一个人都不可能单独完成一件有意义的事情，我们在家庭、公司、社会等不同场合扮演着自己的角色，当我们处于工作状态时，会把绝大部分精力投入本行业中，而很少与其他行业的人交流。

但不同行业的人可以提供给我们的不仅是人脉，还可以帮助我们拓宽视野，发现更多未知的世界。这些人不仅所从事的行业与我们不同，知识背景、成长环境、人生观价值观都有与我们不同且值得借鉴的地方。与不同行业的人接触哪怕一周的时间，都会令你获得很多行业内看不到的视角，给你带来更多的启发和灵感。

那么，如何才能借助行业之外的力量，让他人帮助自己提高思考能力呢？

1.每周都与不同行业的人进行对话

有人觉得每周五天的工作日已经耗费了自己大部分的精力，如果在周末参加一些活动会减少自己的休息时间。其实不然，正是因为每周五天的工作日已经让你的眼界限制在一个很小的范围内，长此以往，处理问题的视野必然会受到限制。

如果每周抽出来一点时间参加线上或者线下的沙龙活动，和行业之外的各种大咖小咖互相聊聊天，知道的事情多了，对自己处理问题的能力也会有提高。

2.通过平台或熟人获取交流的机会

现在极客公园、创客空间、腾讯大讲堂等平台都可以提供线下沙龙的消息，以凤凰网的“趋·势沙龙”为例，每期邀请业内投资人、创业者、业内专家、评论员、业界媒体等作为嘉宾，为所有互联网从业者提供未来发展趋势和商业模式的探讨，在移动互联网兴起的初期发挥了很重要的作用。

除此之外，还可以通过朋友组织类似的交流活动，以人际关系网为基础的活动会让你更加快速地融入不同的人群，也可以提高获取信息的效率。

3.取得工作和跨行业交流的平衡

不管是在社交平台或者公开媒体上对一些行业外的大咖产生兴趣，还是熟人介绍的，这类的交流务必要避免陷入闲聊的误区，如果是单纯的闲聊，那就完全没有必要耗费自己的闲暇时间来参加此类活动了。

所以在决定参加线下聚会之前，最好可以对希望见到的人和希望解决的问题有一个心理预期，这样可以提前安排好自己的时间，也可以将类似的活动周期化和正规化。虽然每周抽出来时间去跟其他人交流并不能代替本职工作，但经常参加类似的活动，势必会让自己受益匪浅。

030  先磨斧头，还是先锯木头

在职场中如果想取得好的成绩，就必须要具备过硬的工作能力，在“砍木头”之前做好完全的准备，把各方面的能力都提上来，等到适合自己的时机出现后，就可以牢牢地把握机会。

在进入职场的大森林之前，一定要明白一件事情：带上一把足够锋利的斧头，如果这把斧头钝了，那就及时地磨亮它。

砍木头的效率日益低下，那很大概率是斧头本身出了问题，工作效率日益低下，那很大概率就是工作方法出了问题。所以在职场中最重要的不是工作经验，而是正确的工作方法。

无论工作有多么复杂，总会有适合的办法达到最佳效果，一般来说，这些办法都需要经过前人的验证或者大家的一致认可。

以日常工作中常用的思维导图为例，很多人在进入职场之前并不熟悉思维导图的用法，或者说没有太多机会用得到，但不管从事什么职业，思维导图都是职场中最常用的“斧头”之一。

在使用专业的思维导图软件（如Xmind）之前，其实可以先用草图画出来，只需要准备一张纸和签字笔，就可以开始思维导图的制作了。

1.画出思维导图的中心图

在A4纸中间画出需要解决的问题，比如马上需要完成的项目和年度总结等。不用太具体，但需要让看这张图的人明白是要解决什么问题。

2.画出思维导图的主要分支

从中心图发散出来思维导图的主要分支，如果有不同颜色的记号笔，还可以用不同的颜色标注出不同阶段或者不同方面的事项。

3.扩展并完成全部思维导图

有了主要分支，这只是梳理了问题的主要脉络，不能算完成一张完整的思维导图。接下来要在主要分支之后继续分解，将主要分支分解成更加细小的部分。

在这个过程中，还可以继续添加关键词，直到把中心图衍生出来的主要分支全部填充完毕，才算完成一张完整的思维导图。

031  办公室的5S工作法

整理自己的文件资料归根到底是为了提高工作效率，不会整理文件资料的人，工作效率也不会高到哪里去。

这里向大家推荐“办公室5S工作法”，5S工作法是职场中维持与改善职场办公环境的工作方法，5个S（下方括号中的字母为日语罗马字）分别代指：

整理（Seiri）：分清哪些物品有用，哪些物品没用，扔掉没用的。

整顿（Seiton）：能将必要的物品在必要的时间拿出必要的量。

清扫（Seisou）：打扫干净，日常使用的物品做到一尘不染。

清洁（Seiketsu）：保持上述整理、整顿、清扫的状态。

素养（Shitsuke）：督促其他人遵守整理、整顿、清扫的规则。

032  不吃大锅饭，以20%拉动80%

在100名员工中，前面25名是好的，后面25名差一些，所以对于后25人，要给他们提供发展的机会，对于前25名，要设法保持他们的激情，因为这25个人才是公司最关键的人才。

但在每个公司中，除了最优秀的那20%，其余的80%基本处于按时上下班按时领工资的状态，每天干完领导安排的事情之后，就对着电脑发呆或者捧着手机刷朋友圈，这些人加起来才能创造20%的成果，一旦公司进行精简和裁员，首当其冲的就是这80%的人。

那么，在一个团队里，究竟怎样才能成为拉动团队的20%呢？

1.自学能力

在职场中遇到的问题很多都是之前的知识所无法解决的，所谓解决问题的能力就是自学能力。

当遇到新问题时，从哪些角度出发进行问题分析，需要哪些知识储备作为解决问题的根据，进入职场并不是学习的终点，而是新学习的开始，如果你是做项目的，那么涉及项目的各个环节，不仅需要你把控时间进度和人员安排，对于资金管理、产品管理、产品验收和市场推广等各方面的知识，都需要有一定涉猎。

2.计划组织能力

罗宾斯的管理学理论指出管理有计划、组织、领导和控制四类基本职能。其中计划指设定组织的目标和实现这一目标的整体战略，组织指要完成什么样的任务，谁来决策，谁去完成，谁向谁报告。接下来才是领导和控制。

罗斯宾管理学基本职能      

好的计划组织可以帮助个人和团队确定在一定时期内的奋斗目标，并有效利用人力、物力、财力等资源，协调安排好各项活动，最终取得最佳的工作效益。缺乏计划组织或者不合理的计划组织，都会影响个人和团队的工作效率，进而损害公司的业绩。

3.执行力

执行力很大程度决定着你在职场中的立足之地，也是体现工作效率的地方，连执行都做不好的人，更别提效率了。在接到一项任务之后，可以迅速制定明确、具体的可执行动作。

4.责任心

要成为20%的员工，自然需要有很强的责任心，其实职场上的同事工作能力的差距并不是太大，更重要的是责任心。

责任心保证绩效，也能保证一个人的效率，在工作中如果没有责任心，那么对待工作一定会马马虎虎不放在心上，而有责任心的人则会主动激发自身潜力，更高效率地完成分内工作。

对于整个团队是这样，工作思维方面也是这样，在工作任务中，起关键作用的永远只是那20%的事情，而大部分的事情都对整个问题起不到决定性的作用，所以要解决问题，就需要先解决那关键的20%，然后剩下的80%也就迎刃而解了。

很明显，在时间有限的情况下，想要完成更多的任务，就必须从最关键的地方下手，尽量避免那些不重要的事情分散自己的精力。

但实际上，大部分人都不明白这个工作的诀窍，反而把大量的时间花费在无关紧要的80%上。自从阿里巴巴提出“996工作制度”后，这似乎成了互联网行业的标配，但据调查显示，多数职场人员认为加班的潜台词就是“效率低下”。

033  不要为芝麻绿豆的琐事牺牲时间

数据显示：我们每天所做的事情中，有80%都属于事务性的事情，这些事情对于一个问题的解决并不能起到帮助的作用。但如果可以把注意力从这些琐事上转移，而专注于完成任务和目标，那么从工作中得到的成就感要比从琐事中得到的焦躁感好得多。

对待这些琐事的态度应该是相对比较灵活的，不能让这些琐事绊住自己前进的步伐，也不能完全不处理这些烦人的琐事，而是应该当琐事的主人，当它们成为解决主要问题的绊脚石时，不要被它们吸引太多的注意力。

对于一时之间的小问题，尽量不要太过纠结；对于空穴来风的事情，也不要过于引申猜想；对于上级和同事的一些话，也尽量做到按字面意思理解，而不要觉得有人在针对你；对于太多跟自己无关的事情，试着说“不”，并把大部分精力投入到重要的事情上去。

当你把工作做好了，自然不用去理会别人的看法和那些闲言碎语。

1.按照计划走，谋定而后动

如果想做到不被琐事牵着鼻子走，就要在做事之前准备好计划安排。如果没有计划，按照随时出现的事情来安排自己一天的时间，可能一整天的时间就在无所事事地回邮件和开会中度过了，至于重要的事情？可能因为时间的先后顺序被排到末位了。

计划的目标就是确保重要的事情不被芝麻绿豆的事情所耽误，这样才能更大程度地扫清障碍。

2.集中解决事务性的琐事

琐事之所以会耽误我们很多时间，其关键因素在于它把我们的工作切分成了很多不连续的部分，在每一次切换工作时，都要消耗一定的切换时间，这样积累起来就是很多的一部分时间。

3.对不必要的琐事说“不”

中国人的传统观念中，普遍认为拒绝别人是一件很得罪人的事情，一次拒绝可能让双方的关系直接降到冰点，所以很多人宁可委屈自己，也不愿意说出心中的那个“NO”。

但是，你违心接受的那些任务真的对工作有帮助吗？它们可能占用了你大量的时间和精力，但对你没有丝毫的用处。

职场中的拒绝也是一种技巧，既不能让对方看出来你不愿意接受这些琐事，也得让对方明白自己目前没有时间和精力来处理它们，尽量采取委婉的方式，避免生硬地拒绝。

很多人都觉得这些芝麻绿豆的事情很好处理，不用太放在心上，但其实不然，如果不减少这些琐事在工作中所占的比例，那么你的大部分时间都会毫无意义地耗费掉。

反之，如果我们可以用80%的时间去处理关键问题，而只用20%的时间处理不重要的琐事，那么才能在工作中真正地发挥自己的所学所长，而不会像非洲草原上的野马一样天天处于狂躁的状态。

034  马云：先做最容易、最快乐的事

安妮·穆尔卡希说：“我的成功就是用最短的时间，做更多最容易的事情！”

在职场中，很多人都秉承先难后易的工作方法，先解决困难的事情，抽空去完成那些看起来很简单的事情。但谁也无法保证一定可以把困难的问题顺利解决掉，很有可能在困难的问题上投入了大量的资源之后，最终一事无成，而这个时候也没有足够的资源去解决那些比较容易的问题。

更重要的是，这种挫败感会给个人和团队带来灭顶之灾，在投入大量精力之后的失败会把整个团队带入万劫不复之地。如果要顺利打开工作局面，不妨可以试试从简单的事情入手，在顺利解决掉一个问题之后，可以让团队的士气得到很大的振奋，方便之后工作的开展。

在职场中则更常见于老员工与新员工的分工，在每个新员工进入公司之后，安排给这些新员工的一般都是容易上手的任务，等他们可以顺利完成这些任务，也逐渐掌握了做事的办法流程，树立起解决问题的信心，才会给他们安排更加重要的任务。如果一上来就安排困难的事情给他们，可能只会得不偿失。

无论做什么事情，都要讲究循序渐进，对于个人是这样，对于公司也是如此。许多企业的倒闭往往都是盲目扩张的结果，领导者把太多的精力放在了难以企及的事情上，而忘记了最容易实现的事情才是安身立命的根本。

不管是创业还是守成，首先要做的就是最容易最快乐的事情，而不是要去做最重要最难的事情，只有把最容易、最快乐的事情做到最好，才有可能在竞争市场中活下来。

等到有足够的资本去思考更难的事情时，也就意味着有了足够的信心和经验去处理更加困难的事情。

成功从来都不是一蹴而就，它需要我们为之付出艰辛的工作，也需要我们经历一个从易到难的过程。在碰到困难问题时，也不要过于勉强自己，试着做一些容易和快乐的事情，对自己的工作状态进行新的调整，保持完成任务的信心和乐观态度，对于完成整个任务是有积极作用的。

“天下难事必作于易，天下大事必作于细。”如果要完成最困难的任务，就需要从最容易的事情开始；如果要完成最伟大的目标，则需要一点一滴地积累努力，这也是职场中颠扑不破的真理。

035  如何把出差当作一次旅行

036  实习生也能成为大佬

在一个实习生成为大佬的路上，你不单单是给他们分配各项工作，还要在做好领路人的同时，提高他们在职场中的竞争力，让对方在高速前进的职场发展中获得属于自己的进步。

分配工作之前，确认该任务是对方能力范围之内的，避免揠苗助长。在不了解实习生能力的情况下，可以渐进式地进行工作安排。在交代任务时，一定要将任务尽可能详细地布置给实习生，让他们知道任务的最终目标，而不是在干了一半的时候才发现路子走偏了。如果有必要，尽量通过邮件来发送任务，而不要用微信语音等不易查找的方式来沟通。

分配工作之后，每隔一段时间，或者完成阶段性任务之后主动汇报，而不要去催问，避免给实习生带来太大的压力。

公众号：薛定谔猫的书社