TED 团队告诉你：如何突破远程办公的局限

众所周知，美国 TED 团队是一家分享技术，人文，思考的非营利组织，内容的主要传播渠道来自网络。TED 总部在纽约，但是其成员却分散在了美国另外的六个州和两个国家，一共只有28人的技术团队却要每隔四个月才能聚集一次，可 TED 团队却说，远程办公给公司带来了更大的利益。

熟练掌握远程办公后，团队的每一次增员都不需要扩大办公室，消耗成本，因为成员分散在世界各地，办公空间和时间都相对自由。但与此同时，因为 TED 技术部门完全依赖远程办公，所以他们对每个员工的工作环境和工作方式的要求则更加苛刻。

现在越来越多的创业公司都不再要求所有员工必须在场，而我们也更加希望公司能让员工享受一个方便和自由的工作环境。如果你带领的团队也逐渐偏向虚拟办公，以下八条建议已由 TED 团队亲自尝试，可以让分散在不同地区的员工享有跟现场办公一样的凝聚力。

了解你的办公工具

完美的沟通来自完善的交流工具。TED 技术团队用 GitHub 完成代码编写，用 Dropbox 完成知识管理，用 Google Docs 完成脑暴和会议记录。TED 团队还分享了另一个建议：他们每个成员都拥有高配置的耳机。因为远程会议十分频繁，在视频交流的过程中，一款优秀的耳机可以提高会议质量，就如同亲临现场一般，减少了很多因为音质不清而导致的矛盾和沟通障碍。

投资你的视频会议

想要拥有一场高效的视频会议需要投入很多精力。TED 团队为每一位远程员工购置了分辨率很高的摄像头，也指定了优秀的视频会议工具。他们主要用 BlueJeans 和 Vidyo，但对于小型会议他们更加倾向 Skype 和 Google Hangouts。同时，他们还专门制作了会议需要的 app 放在每位员工的移动端，让每一次会议连线十分快捷。远程办公令团队十分注重视频会议的质量，因此定期还会让员工反馈所有工具的使用效果，而且 TED 相信，不管看起来多么完善的虚拟会议平台都有进步的空间。

保证定期的见面需求

虽然很多拥有虚拟团队的公司都在宣扬远程工作的好处，但他们仍然需要定期聚集所有人，面对面地交流。TED 团队不久前就在南大科塔州举行了他们的第七次技术峰会，类似的峰会每隔四个月举办一次，他们将会议地点选在一个中间位置，由小组讨论的方式完成技术分享和未来发展的方针制定。目前因为全球技术前进的步伐越来越快，TED 团队也表示了他们需要尽可能多地聚集在一起完成讨论，不要因为远程方便而减少面对面会议的数量。

复制传统办公元素

是否仍然有些必需的传统办公元素是远程办公无法做到的？而对于这些元素我们能否找到合适的替代品？TED 的解决办法是，用普通聊天软件应对一对一的交流，用 Flowdock 或者 Slack 做多人交流。这些交流软件可以保证交流的透明度，并可以备份交流内容。他们甚至有个“噱头”专栏用来让员工们随意上传娱乐谈资，幽默笑话，以及搞笑视频，以此达到传统办公空间内茶水间的效果。

让远程例会成为工作的固定项目

TED 远程办公团队每周都会举行远程例会，确认团队成员的工作进程。例会不光可以用来讨论现有的问题，解决方案，未来的工作安排等，有时还会穿插一些随意的玩笑和闲聊。例会的必要在于它的频繁性和固定性，有时一周下来需要讨论的内容虽然不多，但重在全员参与例会，就算闲聊也可以促进团队融洽。在 TED 团队里，开远程例会时还设定了不同主题，比如他们有一个传统，就是每次例会都要戴个帽子，比一比谁的帽子更奇怪。

对工作环境提出要求

虽然 TED 在最大程度上满足了员工的自由度，让他们可以远程工作。但是他们对每个员工的工作环境依然有要求。比如说，每个远程工作的员工必须有一个单独的房间作为工作室。如果他们的家里有这样一件书房完全用于工作，那么没问题，那里就是你的工作室。然而，如果家里没有这样一间屋子，TED 会负责为这些员工找到一个方便合适的联合办公空间作为工作室。TED 给出的解释是，员工需要掌控自己的工作环境，不受外界影响，才能心无旁骛地工作。更重要的是，在这样一个办公环境下，可以让远程会议更高效地完成。

提前计划每一场视频会议

远程议会虽然方便，但并不是即兴完成的。如果一部分员工正在开会而另一部分员工才刚刚拨通号码准备加入，便会扰乱会议，影响效率。所以对于任何一个团队来说，每一场远程会议都需要详细的计划和安排。TED 团队发现，详细计划每一场远程会议便于提高会议出勤率，且会议资料的分享也会更加容易。另一方面，如果参与会议的员工一部分在现场另一部分远程，为了满足两类员工得到一致的会议体验，会议内容和方式都需要提前计划。比如，如果现场的员工在白板上进行头脑风暴，那么会议里就必须有人将白板内容撰写到协作文档上，或者干脆将协作文档投影在会议室作为脑暴平台。