职场时间管理的5个tips

时间管理是个不老话题,职场人士常会感到时间不够用、忙不过来。

这周《5分钟商学院》的个人篇部分,讲到时间管理这个主题。刚开始我有些不以为然,感觉自己已经了解很多时间管理的方法技能了,看过很多关于时间管理的书:《把时间当朋友》《哪有没时间这回事》《番茄工作法》,还有快速做事、高效工作的书,同样是有关于时间管理,比如《王者速读法》,快速阅读,职场任务拆解等。个人非常在意充分利用时间,当然读这些书另一方面也是体验阅读乐趣。

但是一周下来回头看,又会从职场管理者眼中来看如何落地执行,尤其是猴子理论那一节。(经过刘润老师每天5分钟的熏陶,我有点迫不及待地想要到职场去体会各种了。)

时间成本:就是这个时间如果用于做其他事情,你可以获得的收益。(放弃了的最大可能性,即成本),这是一种特殊形式的机会成本。

懂得计算时间成本,可以帮你在很多决策上做出理性决策:到底是花时间做,还是花钱买?

GTD(get things down):大脑有遗忘机制,删除不必要的空间来使得神经系统正常运转。用GTD来管理时间,把所有的待处理事项全部从大脑中清除出去,让大脑来思考,而不是记事。

  • 收集:一键收藏到笔记,把所有事情100%放到收集蓝
  • 处理:在一切的零碎时间或者集中时间,处理有6个选择:删除、归档、将来/可能、等待、下一步行动、项目。收集蓝大多情况为空的。
  • 回顾:收集是把事情从大脑中清空,处理是把事情继续从收集蓝清空,然后就是回顾---->“下一步目录”---->"项目"---->"将来/可能"---->"等待",逐步解决各个文件中的事情。

猴子理论:从管理、时间管理的角度来看,A和B都不是正确答案,因为你的本应由下属照料的猴子,抱到自己身上。

  • 一件事,本来是下属的责任,但是因为每个人都有“逃避责任”的天性,他们遇到困难时,在家依赖父母,在公司依赖老板。“你觉得怎么处理好?”就是把他的责任,那只猴子,报过来给你说:“老板,你帮我照看这只猴子好吗?”。“责权利心法”,很多人都有“逃避责任”的依赖心理,这种猴子会占据老板的时间,焦头烂额,而下属也没有成长。
  • 如果你回答A:"我现在很忙,我想想再告诉你“,相当于说:好吧,猴子先放我这里,你先去玩。过几天他又会探头问你,老板,那件事你想的如何?
    如果你回答了B:“你应该怎么做,这么做”。但是过几天可能他会探头问,老板,那只猴子死了,你看下面怎么办?
    A时帮他承担决策的责任,B是帮他承担决策可能失败后的责任。
  • 你觉得呢?”,是一个神句。让他们养成“只出选择题,不出问答题”的习惯。
  • 具体执行有以下几个原则:必须明确责任(猴子)、控制在10min左右控制讨论次数、只在约定时间讨论、一定电话or见面沟通不要异步沟通(邮件等,否则猴子跳到你身上)、每次讨论完约定下次讨论时间(防止猴子饿死)。

三八理论:除去上班8小时,睡觉8小时,剩下8小时你在做什么?人和人的区别,其实主要是第三个8小时创造出来的。

  • 善用第三个8小时,找到不被打扰的时间。从万千琐事、突发状况中,争取一段每天2~4个小时的“不被打扰的时间”
  • 分清“交易、消费、投资”。时间的三种属性,上班是交易,追剧消遣类是消费,学习提升自己就是投资。
  • 持之以恒、日拱一卒。tips:早起、阅读、写作。

番茄工作法:没有三头六臂的多任务执行,人脑的每次任务切换都有客观的时间成本,三头六臂的多任务反而会浪费大量时间。番茄工作法就是用合适的时间颗粒度,来保证注意力的专注,节省“任务切换”导致的时间浪费。

  • 防火防盗防打断。必须坚决拒绝打断,免打扰,否则没有番茄钟
  • 努力进入心流体验。心流体验会达到忘我的状态,会事半功倍。
  • 要专注,也要休息。25+5的小番茄,50+10的大番茄。

最后附上5分钟商学院_个人篇的课表。

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