时间管理读书笔记

《每天节省两小时》中的一些方法

1 工作开始前制定计划

2.关闭手机各种提示

3.一次集中关注一件事,争取完成,避免同时做几件事(每次专注做一件事的效率高于同时做几件事)

4.放慢节奏,不要浮躁。走得慢一些稳一些,很多时候慢慢来反而比较快。

5.尽可能延迟处理紧急要求(推到适宜的时间)

6.同类型事物批量处理(每一小时查一次邮件,统一回复 时间在15min内)

7.每天开始的第一个小时最重要,重要的事情放在最开始做(第二象限事物)

8.使用总清单制定一个可行的计划:总清单、周清单、日清单  定期总结

9.组织规划高效的一天和一周:

●下班前最后15--20min为明天做规划

●素食原则:每天早晨快速进入状态,第一个小时做最重要的事

(一天的开始,就优先处理直接影响你最高目标和最重要的行动要点)

●.中午前完成更多的事情:七点到十二点完成两件素食工作

tips: (1)低许诺,高回报(计划完成两件素食工作,试着完成10件)

          (2) 非素食事件(查收邮件,聊天,回复等)控制在15--30min

●中午时间制定下午的计划。不要边吃饭边干活

10.如何让一个星期更高效?

(1)周末做下周的安排,及本周的总结

(2).周一最重要,确保完成最多的重要性任务

(3).前一天晚上做好第二天的准备


如何提高邮件处理效率:

邮件必须具备以下特征:

(1)简单 直切主题 易读易懂、印象深刻

(2)必要时标题点明目的

(3)邮件结尾可以写上截止日期和原因

(4)项目符号的使用

(5)padd邮件模板:

P —purpose(目的):发送此邮件的目的(标题简要写明)

A—action(行动):收件人需要做的事(正文第一段,2--3行)

D—detail(细节):使用项目符号

D—deadline(截止日期)

总结tips:

●邮件的主题栏写明发邮件的原因

●邮件前三行写明想要或需要办理的事

●邮件正文第一段内动控制在2—3行
●邮件的主题栏写明要求工作完成的截止日期(如果有时间限制)

●以项目符号或编号表述多件事情或问题,而不是一大段长句子。(可直接在每个编号后写明答复)

●邮件末尾写明答复最晚时间和原因

11.组织&提高项目运作效率

1.了解项目目标

2.计划留有余地

3.制定应急计划:可能出现的障碍等

4.清楚项目预期结果

12.有效管理项目的九个步骤

(1)想象最终结果

(2).记录开始日期和完成日期(估计时间)。上报boss

(3)分解项目:用思维导图,想出所有的步骤、任务、想法。避免线性思维

tips:难而复杂的任务,先分成各种小细节。(每样花费15---20min),立刻,从第一个开始做。可以每天做一点

(4)确定你需要的帮助(人)

(5)确保截止日期切实可行

(6).指出可能出错的地方:借鉴以前的经验

(7)确定自己每周/每天什么时间做项目

(8)让成果可测量:明确每个阶段(每周)完成的进度,在每周末进行评估,确定下周是否需要调整。

tips:保持灵活变通

(9)建立奖励机制

13.规划和执行一个有效的会议

❤提前准备好会议日程,及早分给大家

❤开场白和重复上次会议记录时间占会议时间的1/6(10min/1h)

❤.讨论日程上的议题占2/3(40min)

❤总结内容等占1/6

❤先讨论最重要的议题(素食原则)

❤设定开始和结束时间

❤制定开会基本规则

❤开会者提前到场

❤开场白感谢大家到来

❤.只关注会议日程上的议题,有紧急问题先记录下来,后面有时间剩余在讨论。否则留到下次会议

❤分派任务、结束后分发会议记录

❤感谢

❤确保准时结束(超时表示歉意)

❤将会议安排在下午

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