《每天节省两小时》中的一些方法
1 工作开始前制定计划
2.关闭手机各种提示
3.一次集中关注一件事,争取完成,避免同时做几件事(每次专注做一件事的效率高于同时做几件事)
4.放慢节奏,不要浮躁。走得慢一些稳一些,很多时候慢慢来反而比较快。
5.尽可能延迟处理紧急要求(推到适宜的时间)
6.同类型事物批量处理(每一小时查一次邮件,统一回复 时间在15min内)
7.每天开始的第一个小时最重要,重要的事情放在最开始做(第二象限事物)
8.使用总清单制定一个可行的计划:总清单、周清单、日清单 定期总结
9.组织规划高效的一天和一周:
●下班前最后15--20min为明天做规划
●素食原则:每天早晨快速进入状态,第一个小时做最重要的事
(一天的开始,就优先处理直接影响你最高目标和最重要的行动要点)
●.中午前完成更多的事情:七点到十二点完成两件素食工作
tips: (1)低许诺,高回报(计划完成两件素食工作,试着完成10件)
(2) 非素食事件(查收邮件,聊天,回复等)控制在15--30min
●中午时间制定下午的计划。不要边吃饭边干活
10.如何让一个星期更高效?
(1)周末做下周的安排,及本周的总结
(2).周一最重要,确保完成最多的重要性任务
(3).前一天晚上做好第二天的准备
如何提高邮件处理效率:
邮件必须具备以下特征:
(1)简单 直切主题 易读易懂、印象深刻
(2)必要时标题点明目的
(3)邮件结尾可以写上截止日期和原因
(4)项目符号的使用
(5)padd邮件模板:
P —purpose(目的):发送此邮件的目的(标题简要写明)
A—action(行动):收件人需要做的事(正文第一段,2--3行)
D—detail(细节):使用项目符号
D—deadline(截止日期)
总结tips:
●邮件的主题栏写明发邮件的原因
●邮件前三行写明想要或需要办理的事
●邮件正文第一段内动控制在2—3行
●邮件的主题栏写明要求工作完成的截止日期(如果有时间限制)
●以项目符号或编号表述多件事情或问题,而不是一大段长句子。(可直接在每个编号后写明答复)
●邮件末尾写明答复最晚时间和原因
11.组织&提高项目运作效率
1.了解项目目标
2.计划留有余地
3.制定应急计划:可能出现的障碍等
4.清楚项目预期结果
12.有效管理项目的九个步骤
(1)想象最终结果
(2).记录开始日期和完成日期(估计时间)。上报boss
(3)分解项目:用思维导图,想出所有的步骤、任务、想法。避免线性思维
tips:难而复杂的任务,先分成各种小细节。(每样花费15---20min),立刻,从第一个开始做。可以每天做一点
(4)确定你需要的帮助(人)
(5)确保截止日期切实可行
(6).指出可能出错的地方:借鉴以前的经验
(7)确定自己每周/每天什么时间做项目
(8)让成果可测量:明确每个阶段(每周)完成的进度,在每周末进行评估,确定下周是否需要调整。
tips:保持灵活变通
(9)建立奖励机制
13.规划和执行一个有效的会议
❤提前准备好会议日程,及早分给大家
❤开场白和重复上次会议记录时间占会议时间的1/6(10min/1h)
❤.讨论日程上的议题占2/3(40min)
❤总结内容等占1/6
❤先讨论最重要的议题(素食原则)
❤设定开始和结束时间
❤制定开会基本规则
❤开会者提前到场
❤开场白感谢大家到来
❤.只关注会议日程上的议题,有紧急问题先记录下来,后面有时间剩余在讨论。否则留到下次会议
❤分派任务、结束后分发会议记录
❤感谢
❤确保准时结束(超时表示歉意)
❤将会议安排在下午