用GTD方法管理好自己时间,让你效率倍增

时间是每个人最稀缺的资源,因为它留不住,带不走,就是对于每个人都是公平的,不论是穷人还是富人,拥有的时间都是一样的,既然时间无法增加怎么进行时间管理呢?时间管理本质其实对于一个人精力管理,在做到时间和空间的统一,及在正确地方正确时间做正确的事情,说起来很简单,怎么做到呢?需要通过不断践行,反馈,调整,再践行的不断练习过程,时间管理不是学会了理论就可以管理好自己时间,每个人情况差异不一样,要自己不断践行调整才能总结出适合自己一套时间管理系统,下面针对我近几年践行GTD时间管理的一些经验做一下简单分享。


时间管理有很多种方法,而GTD(全称:Getting Things Done)就是其中一套行之有效的方法,也是现在最受欢迎的方法。Getting Things Done翻译成中文就是“把事情做完”,GTD的核心理念概括就是 “通过记录的方式把头脑中的各种事情移出来,然后整理安排自己去执行”。带着一些自己的理解,下面谈一谈我对GTD的理解以及方法论,GTD的核心步骤为五步:收集、处理、管理、执行、回顾。

步骤一:收集,就是把事情从大脑里移出来,什么意思呢,找个安静时间,拿出10分钟思考,把自己想做的,不论是近期还是未来想做的事情,全部列出来,即使自己没有能力,但是想要做的,都可以列出来,正常人一般都可以列出来20项以上,大脑不是硬盘,是CPU处理的,把所有想到记录在纸上或电脑文档中。

步骤二:处理,对信息进行做归纳整理,处理信息时采用“二分钟法则”和“四象限法则”,“二分钟方法”就是如果一件事情两分钟内能解决的事情,无论是何种事情,马上着手解决掉,如果不能再进行分类,如果项目很大,可以分解若干小目标。另外分类则采用四象限法则,四象限法则是把工作按照重要和紧急两个不同的程度划分成四个“象限”:既紧急又重要、重要但不紧急、紧急但不重要、既不紧急也不重要。


步骤三:计划排程:

根据设定事件的最后日期,安排年,月,日的日历中,把它们排进日程表。每天要做的事件采用'三只青蛙理论",三只青蛙只的是最重要紧急事情或重要不紧急的事情, 做好它,对其他事情有重大影响。 前天晚上睡觉前设定第二天最重要的三件事,起床后就可以开始着手这三件事了(同理可用于每月的“三只青蛙”, 每季度的“三只青蛙”,每年的“三只青蛙”)。在制定想完成一项任务时,可以采用 21天礼物法,即一件事只要坚持21天,就初步可以养成习惯,巩固到90天基本可以固化成为自己的习惯。


第四步骤:坚决执行

再完美计划,不执行也等于零,就是学会再高深的理论,不去实践也等于白学。制定好计划就一定要做到,否则就是一张白纸。在执行过程中,可以分不同情景进行分类执行,比如那些事件在办公室来做到,哪些事情可以在家里做的,哪些是不被打扰才可以做的,哪些是可以并行去做的。另外需要注意的是,执行某个事件是,一定

在不分心的情境下,一次只执行一件事,既不要多线工作,也不要让你的工作突然中断。建议可以采用番茄工作法,将番茄时间设为25分钟,专注工作,中途不做任何与该任务无关的事,直到番茄时钟响起,然后短暂休息5分钟继续番茄时钟,每4个番茄时段可多休息一会儿。番茄工作法极大地提高了工作的效率,还会有意想不到的成就感。


第五步骤:反馈检查

目前我采用的是每个周反馈复盘一次,采用PDCA循环法对长期目标、中期目标和短期目标进行回顾,对工作和其它事情进行回顾,看看哪里做的不好,需要改进,重新做出调整计划。这样能使得计划更有效地进行,更加合乎工作程序的逻辑。


GTD理论容易明白,执行起来最好建议用一些工具配合使用,会更加高效,以后会分享时间管理工具的实用方法。

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