聊聊邮件沟通背后的准备

图片发自简书App

最近呢,看了不少来来回回的邮件,参与了一些Escalation Case的解决,不得不说,邮件的回复和发起及问题的解决真的是需要背后全面的思考,逻辑思维及对整个行业各个环节了解的情况下,才能更行之有效的去处理。

虽然之前的工作是现在所在行业大链条中的一部分,但是没做过我之前工作的同事,其实还是不懂链条中环节也好,节点也好的具体内容的,也很容易被别人,代理所蒙蔽。所以,了解每一个环节从全局观解决问题来看还是非常重要的!这两天我有参与的两个讨论就利用了我之前工作经验的优势,和代理在沟通。你就会发现其实代理或不了解,或避开不回答,或愿意配合,绝对不像原来那么强硬了。这是知识和经验广度的问题!

再一个就是考虑问题的完整性。典型例子就是我们看看解决一个问题我们来来回回多少个邮件,每个邮件中到底解决了问题的根本,还是一直在皮毛上游走,隔靴搔痒!静下心来从头到尾想一想,我们想解决什么问题,要想解决这个问题,需要有几个环节Involved,可能的几个问题是什么,想清楚之后,最开始可以列个提纲,Check List,以免漏掉重点,按照这个结果发邮件,清楚明了完整,一个邮件解决。避免像很多时候:你吃了吗?吃了!吃什么了?吃米饭了。你喝了吗?喝了。喝什么?喝饮料了。你下午干嘛?我下午开会。。。看着真心着急!问了半天都不切中要害,对方也是一样,简单回答,甚至不在一条线上的思维。再加上时差的因素,这样来来回回,浪费时间浪费金钱浪费人力!这其实是意识问题!也可能是情绪把控问题,为了一时的痛快,快速发出去一个邮件,实际上根本不知道自己到底要什么,说了什么!

学会抓住要害很重要!这考量的是一个人对业务了解的深度和广度了。只有你真正了解整个流程,你才能拨开迷雾,一击命中,抓住要害。不然,可能在问了N个问题之后,才发现原来自己在围城外面绕圈子呢,根本城里什么样,自己都不知道,更不要说去抓住重点了!这个是能力问题。

共性问题的分享其实也可以减少很多浪费。其实工作中会发现很多类似的问题,反反复复在同一个人或不同人上出现,解决方案的分类总结和共享是可以立刻解决问题的法宝。其实这个就好像我们学生时代的错题整理,是否有归类,是否有弄透背后的真实原因,考的是到底是什么定理,知识点,可以如何解决,有几种解法。很多难题其实是由几个简单题捏在一起变个形出现的,我们是否能看到问题的本质,拆分成几个小问题,一一击破,问题就迎刃而解了。举一反三,把相关类似问题都一次性搞定。这是学习方法问题!(可惜,我还没让家里的娃完全掌握这技能)

保持一颗好奇心,愿意去学习,去了解,除本工作之外的延伸服务,创新产品,多问几个为什么,可以积累很多经验。

写邮件真的不难,难在思维模式,思考角度,情绪把控,逻辑关系,知识经验的广度。语言表达也是能否达到目的的有力武器,尤其是非母语的时候。词不达意,会带来很多误解。所以说,说难不难,说不难也难的一项任务。写邮件不是目的,是一种解决问题的手段!当然,配合电话,面谈,效果会更好。

多尝试,多观察,多学习,多反思,多总结!

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