如果在任何时刻都能集中精力高效地处理当前的任务，那将是多么美妙的一种体验。
那么，如何才能快速进入高效的工作状态呢？答案就是清理大脑存储，让它保持轻松高效的运行速度。如果一件事情总是占据着你的大脑，你的思维就会受阻。当你把所有的事情都存储在大脑里面时，你就无法完全轻松地掌控你的生活。由于大脑中存储短期记忆的组织总是在记录那些还没有安排好的事情，而大脑的意识则是负责思考问题的工具。当大脑存储过度时，势必会影响到问题的处理速度。
一旦大脑存储空间接近满载状态，人就会紧张，坐立不安。那是因为那些没有处理好的事情时刻都在占用着你的大脑。
重新掌控生活：横向管理五步法
从『横向』的进行控制，可以把我们工作生活中涉及到的一切事务管理起来，保证每一件事都能够严格执行，在作者看来，把控生活的关键点就在于熟练掌握以下五个阶段。这五个阶段适用于一切公事和私事，如果能够成功应用，工作生活将会非常轻松。
第一阶段，收集阶段。
你需要寻找的是那些等待你处理，引起你注意的事务，它们隐藏在你的邮箱、备忘录、日历、日程表或者便签里。只要你认为这件事情需要做，应该做，那么它就在收集之列。你可以把它们先全部归入Excel表格里，或者写下来放在文件夹里。这一步的关键就在于你为你的大脑接入了一个硬盘，把大脑里的所有事务都剪切，粘贴在这个外脑中（拆书者注：收集一切必要的事情，并且存储在大脑之外的某个地方，这个地方就被称为外脑）。
第二阶段，理清阶段：分门别类，梳理材料。
在第一步整理完全部的材料后，你需要对它们进行归纳整理。首先，明确材料属于哪一类，明确它是否需要采取下一步行动。把不需要的，没有价值的材料扔进垃圾桶，把日后有可能用到的材料放入一个文件夹归档。而其他需要行动的材料，我们分为两类，第一类是两分钟内能解决的，另外一类是需要一系列行动才能完成的事务，我们把它叫做『项目』，这类事务归入项目清单等待日后处理。
第三阶段，组织整理：组织整理材料，梳理事务清单。
仔细观察下面的工作流程图，图片最外面的八个处理方法就是具体的组织整理策略。可以整理出以下清单：项目清单、项目辅助性材料、记录在日程表中的行动和信息、『下一步』行动清单、『等待』清单、参考资料、『将来/也许』清单。
第四阶段，回顾阶段：回顾个人管理系统。
至少每周，你都需要回顾你的个人管理系统，检查之前任务的完成情况，并在清单上添加你的新任务。
第五阶段，执行阶段：立即行动。
在这一步，你将学会如何选择时间、情境去处理清单上的任务。我们可以根据情境、时间、精力和重要性这四个标准来确定某一时刻的具体行动。那么我们每日从事的工作可以分为三类：事先安排好的工作、突发事件和安排自己的工作。
最后，检视工作的时候可以从六个层次来审视：
1. 当前需要做出的行动；
2. 当前需要完成的工作；
3.兴趣点以及所承担的责任和义务；
4. 目标；
5. 发展前景；
6. 目的及原则。
