——“到底该怎么驾驭自己的时间?”
这个问题有很多答案,就像一千人眼里有一千个哈姆雷特一样,每个人对时间的驾驭,都有着不同的体会和理解。
《高效能人的七种习惯》说:人的生命是有限的时间的积累,以人的一生来计算,假如以80高龄来做基数,大约是 70万个小时。其中,能有比较充裕的精力进行工作的时间,大概只有40年,大约15000个工作日,35万个小时。除去睡眠、休息,大概还剩 20万个小时、生命的有效价值就靠在这些有限的时间里面发挥作用。提高这段时间你的工作效率,就等于延长寿命。显然“效率就是生命”这种说法是无可非议的。
《有效的管理者》一书的作者杜拉克说:认识你的时间是每个人只要肯做就能做到的,这是一个人走向成功的有效的 自由之路。
就我个人经历而言,驾驭时间提高效率的方法,可以概括为以下4个方面:
第一,要善于集中时间
这其中有2层意思。一方面是要集中时间干该干的事情。重点是切忌平均分配时间,要把自己有限的时间集中处理最重要的事情上。千万不要每样工作都抓。若一件事情来了,首先要问自己,“这个事情值不值得做?急不急着做?” 绝不可遇到事情就做,更不能因为,反正做了事,没有偷懒,就心安理得了。不然,则是用战术上的勤奋来掩盖战略上的懒惰。
比如,今天一上班,就收到10个任务,这时,最笨的办法是按时间紧急程度,由任务1做到任务10。
我的选择是:对这10个任务进行四维归类,按重要、紧急程度进行分解。优先处理重要且紧急的事情,再谋划重要不紧急的事情,然后应付不重要但紧急的事情,梳理不重要也不紧急的事情,看时间安排酌情处理。其中的关键是一切时间的运用都是按事件的重要程度来安排!而不是按紧急程度!避免被别人或被事情牵着鼻子走,要有自己的节奏。要有勇气、并且机智地拒绝不必要的事情、次要的事。
另一方面要集中大块的时间。1小时以上的无人打扰的时间基本上都可以算是大块的时间了。有人吐槽,“我一天都很忙,哪有什么大块时间啊?”这就是体现一个人对时间驾驭的水平高低了。其实每个人一天都是24小时,关键看自己怎么处理。
比如,晚上10点上床休息,第二天5点半起床,洗漱之后,6点开工。以7点半上班计算,少说也有1个半小时,这段时间甚少有人打扰,完完全全是属于个人掌控的大块时间。
第二,要善于把握时间
时机,是事物转折的关键时刻。抓住时机,便可以牵一发而动全局,以较小的代价,取得较大的效果,促进事物的转变,推动事物向前发展。错过了时机,往往会使到手的成果付诸东流,造成一着不慎全盘接收的严重后果。古人一直倡导要审时度势,捕捉时机,把握“关节”,恰到火候, 赢得时机。
比如,你想就某项工作对领导提意见建议。若当面指出来有些不给领导面子。可以以总结分析会、上级检查、座谈交流等为契机,以先闲谈引出话题、再引导对方围绕主题讨论、然后提出书记材料的步骤,一个节点一个节点地抛出“诱饵”,引导事件往期望的方向发展。
第三,要善于处理两类时间
对于每一个职场人来说,都存在着两类时间:一类,是属于自己控制的时间,称作自由时间。另一类,是属于对他人 他事的反应的时间,不受自己支配,称作应对时间。两类时间都客观存在,都是必要的。没有自由时间,则自己完全处于被动应付状态,无法支配自己时间,被弄得团团转。但是,要完全控制自己的时间,在客观上也是不现实的。毕竟我们都是职场人,都是通过团队合作来完成工作。没有应对时间,都想变成自由时间,实际上就是侵犯了别人的时间。因为个人的完全自由,必然会造成他人的不自由。
以撰写会议讲话稿为例,可以在任务来临前先利用自由时间自行收集材料,进行独立思考,打好提前量。随后,合理应对有关部门的沟通协调,进一步协商会议的主题、时间和领导的意图等等,做到彼此心中有谱,信息互通有无,用好应对时间。根据领导的要求,利用自由时间深入撰写组稿,随后向领导反馈……
简而言之,就是不断循环“自由时间”——“应对时间”——“自由时间”——“应对时间”……关键是用好每类时间,应对时要确保沟通到位,明确获取或反馈的信息;自由时要确保独立工作落实到位,为下一步的应对打好基础。
第四,要善于利用碎片时间
大部分人的时间都不可能集中,往往出现,很多零散时间。要珍 并充分利用大大小小的零散时间,把零散时间,用来从事零碎的工作,从而最大限度的提高工作效率。这就是近年来很流行的碎片化学习、碎片化工作等等方法。市面上已经有很多描述,就不再班门弄釜了。
个人认为,利用碎片时间的前提是能准确分辨哪些是事宜碎片化处理的事务,别用大块时间来处理一堆零碎的事情,白白浪费了时间。
以上是我的经验,你怎么驾驭自己的时间呢?欢迎在留言处分享你的心得,大家一起成长~