Excel基础知识-自动序号技巧完善篇

说起序号是我们在用Excel表格中常用的功能之一,由于我们生成的序号不能因随的数据减少而自动变化,就有了第一版自动序号,使用的函数ROW和COLUMN,下面就来看看是如何实现的吧。

函数ROW(列自动序号)

结构及功能如下:

ROW函数的结构

原理:=ROW("序号开始位置")-行数+1,比如序号开始位置为W5则公式为=row(w5)-5+1简化为:=row(w5)-4,

缺点:一旦序号开始位置行数出现变化,需要重新所有公式调整公式,重新生成序号

完美版:聪明的你一定发现了,这个自动生成编号公式里末尾的数是手动填写的,如果把这手动写数字定义一个名字,我们通过修改名字的值达统一修改公式的效果啦。你一定猜到是什么了吧?没错它就是定义名称( Excel基础知识-定义名称(命名区域) 具体操作步骤如下:

定义名称:按ctrl + f3调出名称管理器后点新建或在公式菜单点定义名称即可新建;

案例:自动编号的位置为A4,公式=ROW(A4)-序号公差,回车,然后复制公式即可

序号公差定义界面

​这样不论的你的自动编号位置如何变化,你都可以通过修改序号公差来调整所有公式,是不是很完美呢!

COLUMN函数(行自动序号)

结构和功能如下:

COLUMN结构及功能

​行自动序号的公式表达式=COLUMN(序号开始位置)- (序号开始位置列数 - 1)

优化版 =COLUMN(序号开始位置)-公差(定义名称)(实现方法同上)

公式表达式解释:

序号开始位置:比如序号从D5单元格开始的,D5就是序号开始位置

序号开始位置列数:比如D5,则列数为4

公差:就是用定义名称的方法,给公差设置一个数值,比如D5,则公差设置为3即可;

优化版的好处就是序号开始位置出现变化,只需调整公差的值,就可以修复个序号出现的偏差

第二个版本:N函数

你没有看错,这个函数就一个字母N,number的缩写,聪明的你也猜到它是做是什么的了吧,没错,他就是将其他类型的数据转化为数字,我们一起来看看它的结构和功能吧。

N函数结构功能

N函数及其知识点

原理:=N(上一单元格位置)+1 一般情况的序号开始的的上一单元格文字标题

优点:因为以上一单元格的内容为依据,若需生成分组编号,可以修改分组序号开始前一单元格内容即可。

缺点:其实就是N函数的本身的缺陷,如果上一单元格被删,位置改变或其内容的值为错误码,则序号无法生成,还有不是缺点的缺点就是自动编号不能为第一行

完美版:需要借助错误处理函数来优化N函数的本身的缺陷

原理:=iferror(N(上一单元格位置)+1,1),实例公式为:=iferror(N(A3)+1,1)

虽然解决的大部分的问题,但是一旦列表项删除内容,也会导致序号的重新计数,需要将公式重新赋值到下一单元格即可。

通过这个优化的过程,希望让屏幕前的你明白,单一函数只是完成功能的基础,如果你想尽可能的完善功能,需要的有其他的函数的配合才能出最大的能力,看着不重要的iferror函数,却在这有着不可或缺的地位,想仔细了解的iferror的用法,可以翻看

Excel基础知识-修复公式错误

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