GTD工作法初探

引言

我想很多人会和我一样，总会经常性陷入两种生活和工作状态：有时候忙成狗，总觉得会有很多事情要做，开会、开发、排查问题、微信、电话、汇报、孩子、家庭、教育.....每天各种各样的事情充斥在自己的大脑中，焦头烂额；当然也会有时候一天到晚无所事事。这种情况下如何有效地管理我们的时间，减少生活和工作压力，或者平衡忙闲状态，似乎成了一种追求。

针对上述场景，GTD（Getting Things Done）应运而生。GTD作为有效的时间管理方法，可以在很多场景下指导我们的生活和工作，让它们更加高效和有条不紊。

什么是GTD

20世纪90年代，面对日益复杂的工作环境，大卫·艾伦观察到许多专业人士被琐碎的日常任务淹没，从而无法专注于真正重要的事情。因此，他创造了 GTD，这是一套全新的时间管理体系，旨在帮助人们从混乱的任务中解放出来，集中精力于真正重要的事务。GTD 的诞生，不仅改变了个人工作方式，也影响了全球大部分企业的管理理念。

GTD可以看作一个系统，这个系统的优秀之处就在于简洁且强大。整个GTD只包含五个基本步骤：捕获（Capture）、明晰（Clarify）、组织（Organize）、回顾（Reflect）、执行（Engage）。

捕获（Capture） 是整个流程的开始，这个过程我认为是释放大脑最重要的一步。捕获过程要求我们无论大脑产生任何想法，先进行记录，不要进行任何决策。好记性不如烂笔头，把所有想法都记录之后，大脑就可以不需要进行非必要的记忆、检索从而减轻做事的压力。

明晰（Clarify） 这一步要求我们基于捕获的内容进行梳理和辨别。梳理出哪些内容是和行动相关的，哪些内容是和行动无关的。基于和行动相关的内容才会进行下一步的工作。

组织（Organize） 这个也可以叫“整理”。就是针对梳理出来的和行动相关的内容进行进一步分类。整个分类涉及到一系列复杂的判断，我会在快速实践中说明。整个过程我们会将不同的分类存储到不同的位置，以便我们后续进行跟踪和检索。

回顾（Reflect） 要求我们定期回顾和审视所有的行动，从而保证整个过程都在正确的轨道上，不偏离我们的目标。

执行（Engage） 这个步骤要求我们根据自身的情况、状态、环境等因素选择相应的任务去执行。

快速实践

目前GTD的工具很多，我们可以选择一个自己喜欢或者习惯的工具去实践。不过在这里，我期望大家可以通过一个最简单的工具——纸或者Word，去完成我们的快速实践。通过简单的工具，我们可以更有效地理解原理并认清整个过程，当然很多好用的工具比较贵也是一个原因。

在GTD的组织步骤中，我们会将和行动相关的内容分类存储到不同的位置。这里我们根据GTD的分类，可以定义为执行清单（@Context task）、等待清单（"Waiting for" task）、项目清单（"Plan project" task）、可能清单（Someday/maybe）、参考资料（Reference）、回收箱（Trash）6个存储位置。再加上捕获步骤用于存储所有想法的存储位置——收集箱（Inbox），一共7个存储位置。

基于上面的存储位置，我们可以准备7张纸分别用于记录上面的内容。

当然也可以用Word文档或者笔记本等其他文本编辑器。

准备好上述的内容后，我们就可以进行实践了。

捕获（Capture）

当然我们很难一次性把所有的事情想好，想全面，所以我们很有必要养成有想法随手记的习惯。通过这一步骤，我们把大脑中积压的很多想法和事情都搬到收集箱中，可以有效达成这一步的目标——清空大脑，让它不再因为有一大堆的事情塞满脑子，从而产生混乱，焦虑。同时也可以让我们随时都知道自己有哪些事情需要做。

明晰（Clarify）和组织（Organize）

当我们将事情落到收集箱之后，下一步就是根据实际情况将不同的内容放到不同的分区（存储位置）。首先我们先看一张流程图：

这张流程图给出了我们一个非常清晰的工作流程，用于指导我们对事情进行分类。每一条内容我们最多问自己五个问题就可以将之归入特定的分区。基于上述流程图，我们逐条分析一下收集箱内的内容。当然由于每个人的实际情况不一样，判断标准也会不一样，这是再正常不过的了。正如我们每个人都在过着不一样的人生，也希望每个人的人生都是自己心目中最理想的人生。

下班后路过菜市场买菜： 可行动！可以一步搞定！不能两分钟内搞定！该我做！是否有特定时间这个因人而异了。我们假设可以知道确定的下班时间，那么我们就可以给自己创建一个待办提醒了。

完成一次GTD分享： 可行动！但是对我而言分享并不能一步搞定，我需要准备分享物料、预约时间、组织分享等。因此我将这个内容放到项目清单（"Plan project" task） 中。

学习Rust编程语言： 其实对于学习Rust编程语言一直是我的一个想法，但是我对它没有什么明确的诉求，我认为对我来说是不可行动的。因此我把它放到可能清单（Someday/meybe） 中，以期未来条件成熟或者有明确诉求后再行动。

了解e签宝低代码平台并搭建一个应用： 关于了解低代码平台这件事，我需要做很多事，并不能一步搞定。因此我将这个内容放到项目清单（"Plan project" task） 中。

给老婆准备生日礼物： 可行动！可以一步搞定！由于我有选择困难症，所以2分钟肯定搞不定。这个肯定该我做！至于是否特定时间，这个仁者见仁。假如离老婆生日还有很长时间，我们就可以先不给自己创建待办，而是放到执行清单（"@Context" task） 中。未来我们进行回顾时如果一直没有做，可以再考虑创建待办。

跟客户A确定周末吃饭时间： 假设约客户吃饭我们仅仅需要打电话确定时间。那么显而易见，这件事2分钟内就可以搞定。因此我们应该立即去做。

周末约客户A吃饭： 在我们确定了时间后，这一项显然就可以加入到待办提醒中。如果客户不能及时答复，我们就可以放到执行清单中。当然如果客户由于其他事情放鸽子了，我们就可以把这一项放到回收箱中。

定位并解决页面设计器在特定浏览器显示异常的BUG： 可行动！可以一步搞定！不能两分钟内搞定！这条内容如果我们需要安排给团队其他同学去做，那么可以放到等待清单（"Waiting for"task） 中。

因此，通过一轮明晰和组织，我们可以得到如下的结果：

当我们将内容进行了分类之后，我们可以按照执行清单和待办去按部就班的推进事情的完成。这里要注意，但凡从收集箱中出来的内容就不要重新加入收集箱了。

回顾（Reflect）

当我们通过明晰和组织两个步骤将每件事情都确定了自己的归属后，下一步就要定期回顾。回顾可以是每天、每三天、每周等等，根据个人的情况来定。关于收集箱我们需要关注是否清空了。可能清单要关注是否条件成熟了，如果条件成熟了可以将之放到其他清单中。放到待办/日程中的任务按照时间去做就行了。

项目清单回顾

当我们将完成一次GTD分享和了解e签宝低代码平台并搭建一个应用这两件事情加入项目清单后，下一步就应该梳理行动计划或方案，但是上面的流程中并没有体现关于项目如何执行和行动。如果我们需要让项目可以有效地落地，需要将项目拆解到可以一步搞定的任务，跟进不同的任务加入到执行清单或者等待清单中。

比如完成一次GTD分享，我将其拆解为：

并将这些内容加入到执行清单中。

等待清单回顾

等待清单中的内容是需要外部资源完成的工作，通常我们只需要等到特定时间去确认是否完成就行了。但是，在工作和学习中我们往往不能简单地定时去确认，而应该更进一步推动结果的完成。因此一个比较建议的方式是等待清单中的内容也同步创建跟进的执行清单，甚至按照项目清单一样进行更细粒度的拆解并加入执行清单。

通过回顾这一步骤，我们可以很好的明确下一步要做什么事情。回顾可以让自己更清晰地认识自己当前的处境，从而提升自己做事情的信心和节奏。

执行（Engage）

当我们面对执行清单中一系列任务时，按照什么优先级行动呢？这里其实并不是GTD的范畴，我们可以借助其他工具去管理。比较常见的有：史蒂芬·科维提出的要事第一原则，艾森豪威尔的四象限法则等。

当然，建议每次回顾时建议将任务重新排序。比如随着老婆生日越来越近，选礼物的紧急程度越来愈重（除非你不怕你老婆生气）。在排序过程中，我们要考虑各行动的制约因素，主要为情境、时间、精力等。

在执行一些特定任务时也可以利用一些工具或者原则，比如：番茄时钟等。

实践小结

通过上面的实践，我们完整的体验了一遍GTD的流程。在捕获阶段，我们将需要做的所有事情，无论大小，统统放进收集箱当中。在明晰阶段，我们将收集箱中的事情进行过滤，过滤出可行动的内容。在组织阶段，我们按照流程图将任务进行分类，放到不同的分区中进行管理和跟进。在回顾阶段，我们周期性进行任务的过滤、分类、修正和跟进。在执行阶段，我们采用一系列时间管理工具进行任务执行，从而保证了任务可以及时完成并减少了压力。

当然在我们回顾时，往往无法做到面面俱到。这时候我们可以参考飞行员手册，给自己制定一份“人生飞行员手册”，或者叫Check List。在回顾时，逐项进行检查，查漏补缺。这里提供大卫·艾伦在《Getting Things Done - the art of stress free productivity》中提供的一份Trigger List，大家可以参考。

https://gettingthingsdone.com/wp-content/uploads/2014/10/Mind_Sweep_Trigger_List.pdf

在工作中，我们也可以用GTD工具进行自上而下的项目管理。比如团队主管在等待清单中加入：“完成版本体系升级项目”，并将该项目分配给PM。PM在自己的项目清单中加入“完成版本体系升级项目”，进行任务拆解并加入执行清单或者等待清单，同时将等待清单中的任务分配给具体的项目成员。项目成员将具体任务加入执行清单。

这样，通过分层的GTD流程，我们可以有效地进行项目管理和任务跟进。

参考资料

在上面整个流程中我一直没有提及参考资料（Reference）这一部分，主要是这一部分仁者见仁。什么内容可以作为参考资料，每个参考资料的价值多寡，每个人都有自己的评判标准。尤其现在互联网足够发达的背景下，参考资料的种类和来源更加多元化。如何有效地进行参考资料的识别和收集更多依赖于自己的经验。

这里参考网上的建议，我也给大家一些我的拙见：1、现在很多内容都是新瓶装旧酒，因此不要刻意追新，要能识别内容的本质。2、提高自己的信息检索能力，把整个互联网都看作我们的参考资料。

不止GTD

最后，给大家一个扫兴的话题。我介绍了这么多GTD，但是我依然要提醒大家，单纯GTD并不能完全指导我们如何工作和生活。GTD提供了一种自下而上的时间管理方法，着眼于细节，可以让我们以更加轻松的心态完成既定的任务。但是恰恰因为这一点，它让我们容易忽略自上而下的事情，比如：人生的长期主义，人生愿景、自我定义和人生里程碑。这是我们努力生活和工作的最大的驱动力。而我们所有的任务拆解和任务优先级排序，其本质都是对这些事情的解读。