我所简化的时间管理系统

为了让自己舒服地完成各项任务,我决定,简化我的时间管理系统。

用个人管理来形容我的时间管理可能更确切一些,其实自从我知道有这样的系统,一直就比较痴迷研究和这个系统相关的一切,包括各种方法及工具,并且乐此不彼的去一项项实践,有的时候关注个人管理这个系统本身,更甚于我应该专注的事务,这显然是有点本末倒置,但是不管如何,我信赖这个系统,我有所收获,我还在路上。

因此“在路上”碰到的一切问题,所有的错误和失败都将成为我的前进的经验。

我曾听有人说,要把个人管理玩得很好,到能出一本书的地步,至少需要三年的时间,这话真是一点没错,今年是我在这条路上行走的第三个年头,我仅仅拿阅读量来说,第一年我读了15本书,读书笔记写了一篇,第二年读了39本,读书笔记写了三篇,今年是第三年,目标是60本,完成了24本,读书笔记写了五篇。(注:除了实践之外,读书笔记作为输出的方法之一,能更好地将一本书的内容强化,加深理解,成为自己的知识。)

而这些其实与我个人管理系统的逐渐完善有莫大的关系。

说起这个管理系统,那真是太过复杂,因为我尝试过大部分主流的方法,也使用过很多软件工具进行管理,一时半会也说不完,故此处省略若干若干字,具体的细节以后再写文章补充。

现在只讲我是如何简化我的系统的,之前我用了Omnifocus,真心很强大,虽然软件功能很完善,但是Omnifocus必须有iphone才能使用,并且结合Mac才能发挥最大功效,但是鉴于我的管理系统要得到简化,而且短时间内我不准备更换手机,故我还是放弃了高大上的Omnifocus,选择了Doit.im,算是安卓系统比较好用GTD软件之一,当然,和Omnifocus相比,它没有无限层级功能,但是我既然要简化系统,就先不需要那么多层级试试吧!

所以我的GTD系统其实就被简化了,我基本上没有设置情景,只把其收集功能、日清单和日程提醒作为使用重点。

之前的时间记录是用Excel来记录重要事情的消耗时间,有点类似1万小时记录,但是我的比较复杂,把不同类型的事物做了不同的表格,还做了总结表格,个人状态纪录表格,习惯列表等等,加起来总共有8个表格,真的是挺复杂的。

现在我只保留了三张表格,将所有重要事项的时间记录都集中在一个表格里,便于统计周时间及月时间,另外两张是习惯列表个人状态记录表格。

说起习惯列表,其实这是我每日事务的核心内容,也就是我给我自己安排的每天必做且优先做的内容,其他的所有事务都在这些习惯之后。列表中的习惯不多,一般3-5件,完成时间大约为3-4小时,所以只要我完成这些习惯,那么我每天就有至少3个小时的时间在做我应该做的事情。

如果习惯事件都完成了,还有多余的时间,我就会去我的GTD系统里挑选其他的事情,或者做一些拖延了很久的杂事。

个人状态记录表格会记录一些作息时间,还有睡眠状态、身体状态、心情、饮食等情况,便于从时间上来查看自己的状态,特别是身体方面的不适,能找出一些身体上的信号和规律。

资料收集存档的工具仍然是Evernote,但是需要定期清理和做好分类工作,否则会变得日益臃肿及杂乱。目前我写作也是用的这个软件,因为其跨平台的同步功能比较稳定,可以几乎在我的任何设备上使用,只可惜不支持markdown,不然就会有更好的写作体验。(我现在使用简书写作。)

我将我的个人管理系统简化为以这三个系统为核心,互为补充,用一句话来概括就是,GTD系统用作收集、列清单、提醒,Excel用作记录反馈,Evernote用作存档(知识管理)。

其它工具的使用还有思维导图,思维导图主要用来做读书笔记,宏观的规划和系统的思考等等,笔记一目了然,思维导图一般手绘,感觉会很不错,绘好的图拍下来存放到Evernote里。

可能有些人,特别是从来没接触过个人及时间管理的人,看了我写的这些话,觉得我真是闲得蛋疼,搞那么多复杂的事情,因为大多数人都没有这种利用系统来进行自我管理的思维,也不知道世界上还有这样的系统。

但是我要说的是,虽然这种管理方法看起来似乎挺高大上,或者挺无聊的,但是如果你想让自己的生活变得更美好,更加高效,更有条理,更加平衡,更能缓解你的压力和焦虑,那么这种管理方法不失为一种好的选择。

最初我接触个人管理的时候,是非常兴奋的,我阅读了大量此类型的书籍,也订阅了很多相关的微信公众号,我发现使用这种方法的牛人举不胜数,他们的高效简直让人惊叹!

方法很多,但是要找出适合自己的并不容易,因为你只有一一尝试了后,才知道自己最适合哪种,或者在这些方法的基础上组合出适用自己的。

我个人认为,还是建立一种适合自己的简单系统比较好,原则就是:

  1. GTD系统要便于收集,使用一款手机软件最为方便,手机无疑是现在人们使用最多的一钟工具,另外手机软件都会带有提醒功能。

  2. 记录反馈系统要求能有计算和便于浏览的功能,Excel是非常好的选择。

  3. 存档工具要具备能随身携带、多平台同步、便于查阅的功能。

如果你是初学者,这个系统可能对你而言还是复杂了些,那么你可以尝试阅读一些相关的入门书籍,了解一下时间管理个人管理的概念,还有主流的一些方法,我个人比较推荐邹鑫写的《小强升职记》,通俗易懂,较为全面。微信公众号订阅方面推荐warfalcon,他倡导的100天行动计划也很不错,还有很多干货文章,每天都有更新。

如果你什么都不想看,我再提供一个特别简单的方法,那些什么GTD,什么Evernote都不要用,直接使用习惯列表,按月来制定,挑选1-3个每天要做的事情,可以参考下图我的表格。

我的习惯列表

然后,没有什么然后了,Just do it!

完成后你可以给自己一些奖励,那就自由发挥吧!

坚持一个月下来,你会发现,哇靠,原来我还能干这么多事儿!

如果你担心自己坚持不下来,把你的表格贴到朋友圈里,让大家监督你,即使没有人注意到你要做什么,但你已经许下了承诺。

最后,感谢阅读了这么久,希望能给大家提供一些借鉴和经验,当然,我会继续探索更适合自己的时间管理方式,如果对比感兴趣的朋友也可以行动起来寻找最适合自己的那一种。

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