第4章 获得掌控：捕捉
这一章作者主要向我们讲述，怎样捕捉我们生活当中遇到的一些事情，通过工具做记录，并清空我们的大脑，列入待办清单！
捕捉是实现掌控的第一个阶段，它让人产生一种积极参与社会的感觉，它的基本原则是搞清楚眼前的实际状况，把可能与你关注的事情有关的信息收集起来，当我们遇到任何心神不宁的事情的时候，首先要做的就是搞清楚，什么事情让我们感到不安，然后让我们觉得思想混乱，那，必须搞清楚，让我们心情不能平静下来的真正原因是什么？那简单一点就是找个白纸把心思给记录下来，打印出来或者说记在白板上。
一，自我大脑清扫
理清思路，作为掌控的第一步，在个人和群体情况下所呈现的形式，千差万别，最基本最彻底的形式称为"大脑清扫"。不问原因，找出你认为生活或工作中需要改变需要考虑的所有事情，在指定的地方给他们创建一个临时搁罢点。为了补足心事，我们还提供了一份未完成事务清单，用来核对工作和生活中引起我们注意的，诸多日常事务，可以参照附录一的提示清单，自己试试。
二，更细微的材料。
1. 1万英尺：就是当前的项目，许多事不是一目了然的，你住到了清扫而找到明确，他们把它条理化，纳入大脑延伸系统是极其重要的。
2. 2万英尺：关注和责任范围。这个层次往往包含内心深处，数不清的操心事，你想确定是哪些事引起你的注意，他们却不是一目了然。延伸到整个生活，可以把一些有趣或职责范围的事项区分出来。把各种引起你注意的微妙思想从大脑里转移出来，纳入你的明确和组织整理系统，就可以大大提升你的自主掌控感。
3. 3万英尺：长期和短期目标，这个关注的是面向未来的关注点，尽管事情还没发生，但他们已经在困扰你，你必须把眼光放远来面对他们。这个层面引起注意的事情，有时并不是，在评估之前许下的承诺，他始终在心里只不过隐藏在更为直观的需求下面，这些目标没有明确的说出来，安排他们已经成了一桩心事，这就是我们需要捕捉的。
4. 4万英尺：愿望。这项关注的就是对未来的畅想，或者长期成功的愿景，则需要从脑子里转移出来的事物范围很广，大到各种大事和机遇，小到看似琐碎的杂物。
5. 5万英尺，宗旨和原则。这一项就是关注我们一生中的大事，决定性事件的领域，这需要我们点名问题，并用相关行动明确，组织整理和执行的结果。养成高效工作的习惯，把诸多失误从大脑里转移出来，保存在某个外在的具体地点，事后再妥善处理它，是重中之重，而以多种形式捕捉当前现实，对我们积极参与社会生活也大有助益。
那捕捉当前现实的方法主要有以下几点：
第一：记日志，在第一步捕捉是可以加强掌控的好办法，就是记日志，机制分为两种，一种像流水账，记录我们的工作内容，当前井玉和正在发生的各种事情，第二种便于内省，则注重精神层面。
第二：头脑风暴。如果对某个项目某种局面的关注不够清晰连贯，一想到他脑子就有点犯迷糊，犹豫不决，那么厘清思路保持头脑清醒的最好办法就是头脑风暴。头脑风暴的本质是针对特定主体的大脑清扫练习，在专心思考某个问题时，捕捉引起注意的方方面面。头脑风暴，还可以把思绪从大脑转移到一个外在的地方，它可以显著的转换，思考的结果。
第三：清理，可以取得立竿见影的效果。…
第四：集体捕捉
第五：养成捕捉的习惯
第六：抗干扰的工具，养成清理思路的习惯有个最大的好处，就是它提供了抗干扰的办法。
第七，笔记的作用。在做某事时记笔记可以起到很大的作用，让你随时能找到自己前面中断的地方。
第八：成功地捕捉思绪的因素:1,没有不好的点子。2.深度捕捉。；3.意识流；4.不轻易许下承诺。5.让捕捉思绪变得习以为常。
总结：获得掌控的关键步骤是认可，接受，客观地指出引起自己或他人关注的是事物，认识到这一点并形成一套有效的行为模式，你就掌握了缓解压力，加强理性，状创造性思维的一把钥匙。
第5章 获的掌控：明确意义
要想真正清楚一件事该怎么处理，就得先清楚自己与他的关系，对他的承诺，他与自己的世界怎么交融。
我们把捕捉到的一切事务称为材料，材料的形式可以表现为，攒起来的一大沓商业名片，零碎的规划和日程表，办公桌上用坏了的文具，咖啡桌上压在最底下的报纸杂志等。无数人捕捉到其中的一小部分，把他们列入了日常事务清单，还有一大部分就漂浮在办公室和脑海里，没有着落，等待我们去明确它的意义。针对这些收集起来的材料，如果我们撇开这个明确意义的步骤，对材料不去处理，它就会不断的纠缠你，消耗我们的精力。所以这时候我们对捕捉来的这一系列的材料，最好避免分析和筛选，这样才能无拘无束广收并蓄，但是在第二步，我们要开展自我批评与想清楚各项内容跟自己的关系是大是小。
获得掌控的前两部，捕捉和明确意义之间有很大的区别，把两者混为一谈，会严重降低工作效率，在团队和集体的环境下，捕捉和明确意义的区别更为显著，通常方法也更为巧妙，因为开动大脑，经集思广益，已经成了计划和决策会议的普遍做法，头脑风暴，要想效果好，一条关键原则就是去除限制，想出的办法越多越好。
既然明确意义是掌控的第二步，它的主要内容就是清空大脑工作了，包括语音信箱，电子邮件，便条以及搜集到的其他材料。为了缓解从四面八方汹涌而来的面目模糊的材料造成的压力，还要应用三个关键步骤，分别是明确意义，组织整理和回顾。只有把这个明确意义的步骤真正融会贯通在生活和工作中，就会发现，各种效果显著的工具，你都可以娴熟的运用。
为了探讨明确意义对获得掌控感的重要性，需要从这几个方面去想一下:
第一，你对某件事是否可以采取行动，
第二，在想一想你决心推动的事件要取得什么结果？
第三，要采取什么必要的措施？第四，对是否采取行动的事要分辨哪些是垃圾，哪些供事后回顾，哪些留作参考。
明确意义的不足，主要表现为两方面:
一，未整理的信息堆积如山，
二，两人以上的群体在会议结束时，没有根据会上的提议明确具体的行动，并将责任分配到人。
想好了哪几件事可以采取行动，就必须启动关键的思考步骤，那把一切疑问化成两个问题，
一，我希望的结果是什么？我决心实现和完成它吗？
二，下一步该怎么办？为了向这个目标迈进，接下来我要做哪些事？
寻找下一步行动与现实的差异，明确意义，保持掌控的另一个同等重要的要素，是明确现状与可以切实采取的行动之间的关系。如果存在一个标准来检验掌控和视角，得当与否一一明确与否，它应该是与会人员是否就接下来要采取的行动达成了共识，是否一致，同意会议作出的行动，由谁负责的决定。
有些事情挑选出来以后，但是不需要采取行动，那我们就要想清楚，它属于下面三种情况的哪一种情况？
1,没有意义的东西，有一类东西可以单独归为一类，既没有意义的东西，你不再需要，当初本来也不需要的东西，比如要删除的邮件，不感兴趣的语音留言等；
2,需要暂缓处理的事情，也可以暂时不做决定，相当一部分似乎就属于这一类，如果你还没想好自己是否采取行动，短时间内保持这种状态也无妨。
3.参考资料，最后一类事物对明确意义具有决定性意义，它和行动无关，但是作为信息对现在或将来具有一定价值。
总结，捕捉和明确引起你关注的事情，是获得掌控的关键一步，可是没有接下来的第二步，你在第一步取得的成果也会付诸东流，如果你的大脑不相信，它能随时找到有意义的事物，它就会把它通通收进光线昏暗的阁楼，降低你的整体效率。
第6章 获得掌控：组织整理
一 结果
1,结果：在保持掌控的多个层面，有一条原则是通用的，你要再把系统分的太粗或太细，只见，达到适当的平衡。
2,宗旨
3,原则
4,愿景：把长远的成功愿望，或目标以什么形式保存在哪里呢？往往只需要一张清单，保存在文件或数据库里即可。
5,长期/短期目标：这个层面侧重操作，结构也许要更细一些，虽然是几个或者更多的目标，还是可以用文件里的清单来轻松管理。
6,关注层面：我们渴望的结果也许分别属于生活和工作的多个层面，他们可以被思维，精心维护的对照单。
7,项目：这是生活和工作中，折衷日常操作的层面，要用一个结构假，来维持这份特殊的清单，它必须能够容纳大量信息
8,你期待别人完成的结果：有时候你发现你必须等待别人去完成你关心的事情。
9,行动：现在到了行动层面，也就是真正开始执行的地方，要追踪的具体行动可以分为三类，日程表标注的，越早执行越好和委派他人执行。成功实施GDP的关键在于，列出方方面面的行动清单，以它为基础，决定自己每天，每小时干什么，而不是简单地列出每天的待办事项清单。
10,日程表：日程表是待办事项中，最基础的凿岩点，应该代表你在一天内要完成的，硬性任务，我们把它叫做硬质景观，即静止的事件或信息，你要根据他们来安排处理其他事务的时间。用日程表记录3645，效果最好，分别是，预约，已经确定日期的活动，当天需要或者想看到的信息。
每天早上，你应该把两类事物，预约和当天必须处理的其他事务，记在日程表上。
日程表标注的第三类事情，应该是你必须或者希望在当天看到的信息，比如某件有意义的事情，即将发生的通知，其实和终止日期，预约的辅助资料等。
二、行动
清单明细：电话清单，电脑清单，办公室清单，加清单，任何地方清单，外出事宜清单，议事日程清单，阅读回顾清单，等待清单。
三 、酝酿
1,酝酿，需要定期总结的和必须在将来某一天要看到的，需要两种结构来咨询他们的功能。
2,需要定期总结的事项。
3,日程表上记录的以后要做的事情。
4,辅助资料：辅助资料，必须是纯粹的辅助资料，而不是行动的提示信息。
5,参考资料：数量最多的是参考资料，不要求立即行动，但将来可能要查阅的东西
6,垃圾：那即是组织整理工作的最后一类，某种意义上它一目了然，无需解释，如果某件事物不相关不重要，没有用处，没有意义，却占据了物理和心理空间，他就是垃圾，应该丢掉。
7,尽可能简单，而不是比较简单。
8,在地图上组织整理：如果你对引起关注的事物进行了捕捉，明确和组织整理，却在他们离开你的大脑以后，不再给予适当的关注，就相当于做了无用功。
第7章 获得掌控：深思
一、闲置不用的系统算不上系统
你的生活和工作中的重要问题，执行了捕捉和明确这两步，能创造一定的价值，如果接着去做结果导向性和注重行动的思维方法作出决定，对具有战略意义的状况深思熟虑，并按部就班地完成生活和事业目标，其价值更是不可同日而语。
把自己关切的事务和活动外化，转移到某个大脑，延伸结构以后，还必须对他关心和呵护，才能持续享受自由高效带来的益处。
二、深思的双重作用。
回顾系统有两个同等重要的目的：一，更新内容，二，提供可靠的视角。
1:掌握新情况。外部世界变化很快，我们还来不及全面掌握具体情况，他就已经变化了，时过境迁，项目的意义会发生改变，系统必须体现这种变化，上周还很热心的项目，本周可能变成了将来的项目，因为你有了新的需求。
2:对视角的深思。除了及时更新各种事物，深思还有一个同等重要的作用，他对摆正视角大有帮助。这里要声明一条基本原则，实事求是地深入思考，把思考的结果用便于查询的格式保存好，有利于你在必要时尽可能高效地地通盘考虑全部事务，开展细致的思考。用系统来理顺思考，用思考来协调系统，两者之间形成有趣的互动。
三、深思的蓝图。
要履行自己的诺言，对他们进行精神回顾和检视，以便使他们保持活力，并具有可操作性，如果你没做到，他们就开始占据，不必要的大脑空间，降低你的效率。办事效率高的人，通常利用工作环境充当情景下的提示信息，如果把这条原则举一反三，运用到工作和生活中更为微妙的兴趣或职责范围内，会渐渐体会到，这里描述的外在大脑原生系统的妙处。
