有一位朋友跟我谈到，他的工程部主管每天很努力的忙于修水龙头、贴磁砖、装电灯等等执行面的工作，却疏于指挥调度、搜集信息、比价，导致自己十分的疲累，但是该做的事情却没有做完，令他十分的苦恼。
我想这不只是他一个人的苦恼，很可能也是很多的老板或管理者常常会遇见的问题。关键在于很多人急于「把事情做对」，但是也就是因为太急了，往往还没有搞清楚事情的轻重缓急，就急急忙忙地去做了。以至于造成该做的事没做，不该做的事情却做一堆的不科学现象。
一、要事第一
在史蒂芬.柯维的「高效人士的七个习惯」其中的第三个习惯，就是「要事第一」。也就是老板或管理者必须明确的分清楚，在他这个职位上，什么是最重要的、什么是次要的。要把有限的时间与经营资源，放在最有价值的事情上面，才能够产生好的绩效。
根据20/80法则，只要做好了最重要的20%的事情，就能够达成80%的绩效或成果。所以管理者如果能够具备足够的能力，去分清楚什么才是20%的事情，那么对于工作效率的提升与任务的达成，就会产生决定性的效果。
二、岗位优先順序
于是我给他的建议是，重新拟定工程部经理的「岗位说明书」，并找他过来谈谈，重新排定「岗位说明书」内容的优先级。明确的让他知道，老板对于他这个职务的具体期待，以及达成任务的优先级。
举例来说，就是让他知道，他最重要的工作，就是掌握好外包的施工团队、确立有效的比价流程、编写维修流程、排定维修计划、训练店内人员基础的维修这些重要而影响层面广大的工作，这些工作也就是他这个职务的「要事」。如果这些事情都做完了，还有时间的话，他亲自去做一些维修工作，当然是一件很棒的事情。但是如果前面的这些「要事」没有做，却跑去做一些价值性较低的执行工作，那就是舍本逐末了。
三、教导能力
假设这些动作都做了、话都说了，他还是依然故我，继续做他原来做的事情的话，那么很有可能就是这些重要的事他不是不愿意做，而是不会做，所以只能挑他会做的事情来做。这时候，上级主管可能就要给他一些工作上面的教导，如果自己也并没有具备这方面很强的能力，那么可能就要要求他去买书来进修，或是送到外面的培训机构去学习，或者是自己的朋友圈当中有这方面的专家，甚至朋友本来就是一个很棒的工程部经理，也可以请朋友代为教导培训，如此一来才能够根本的解决问题。
四、形成习惯
「在每一分每一秒，做最有价值的事情。」管理者在面对错综复杂、纷至沓来的事情的时候，必须保持一个冷静而清醒的头脑，清楚地去判断什么是「主要的」，什么是「次要的」。不要听到枪声一响，就戴着钢盔、提着枪，蒙着头就往前冲，如此一来就常常会造成「将帅无能累死三军」的不良后果。
「慢就是快，快反而慢」，只有搞清楚状况，分清楚轻重缓急之后，再采取有效的作为或行动，才是一个称职的管理者应有的作为。因此「要事第一」必须时时的刻画在管理者的脑海当中，并以此作为执行工作的行为准则，才能够科学有效的执行工作，并完成自己的岗位职责，完成组织与上级领导所交付的使命。
