作为职场人士，日常总免不了开会。
开会谁不会呢？准备好纸笔，边听边记录就好了嘛。
但也有很多时候与会者参与热情不高，尤其是那种许多人参加的大会，玩会儿手机是免不了的。
今天我们就来聊一聊开会这件小事，如何让会议开得更有效呢？能不能做到既不浪费大家时间，组织者也能达到预期目的，参加者还能从中学到很多东西？
首先我们看看日本作家美崎荣一郎在《别告诉我你会记笔记》中对于会议参加者的意见:如何开会才能学到更多。
预测会议内容
通知开会时，一般已经知道了会议的主要议题，那从何下手才能督促自己主动地聆听别人意见并积极提出自己的创意呢？
在参加会议前，可以先用3W方法预演一下会议的流程，谁（who），什么时候（when），要解决什么问题（what）。
接下来设想一下谁会和自己的意见相同，谁会和自己不同。
开会时，动用你的五感，全心投入，把自己预先的设想和实际结果做对照（可用蓝色记录设想，红色记录结果），看自己预测到了哪些事。如果设想和结果不同，思考一下原因。
这种做法好像上学时做的预习和复习。带着问题开会，是不是更有参与感，大脑转动得更快了呢？同时还能锻炼自己的预测能力和做决定的能力呢。
记录会议内容
开会时，画出座次图，在人名旁边记录对应的发言。这种方法适合与会者不多的情况。
如果有现成的会议流程图，就在图上记录，这样更方便了。
另外还可以用康奈尔笔记法来记录。我从网上搜了一张照片，最大的一块可以写会议记录，左边长条可以写疑点、问题、点子等等，最下面的部分总结一下会议要点（图中文字为图片自带）。
聊完了怎么参加会议，我们再聊一聊怎么组织一次高效率的会议。
组织会议的具体流程大同小异，但一些细节的改变却可以影响会议的效果。
《细节：如何轻松影响他人》这本书里提醒会议组织者需要注意几个小细节。小小的几个改变就能显著提高会议的效率。
1、请与会者在会议开始前提交信息
开会时，往往会出现这种情况，听了前面几个人的发言，发现把我想说的话都说完了，轮到我发表意见，只能总结一下前面几个同事的观点，自己都觉得low爆了。
这是因为我们很容易受到别人的影响，导致大家没什么新鲜的观点，失去了开会的意义。
为了防止出现这种情况，可以请大家在开会前把对会议议题的意见提交给组织者。这样能让更多人的意见得到倾听，收集到更多的新点子。
2、会议组织者最后一个发言
这种做法也是为了避免大家受第一个发言人的影响。如果一个领导者先把观点说了出来，大家一般会下意识地听从，其他的想法和意见就不容易产生了。
所以领导需要先倾听大家的想法，然后再表达自己的意见。
3、列一张任务清单会很有用
医生在做诊断前最好列一个问诊清单，把病人的情况毫无遗漏地了解清楚。
一个飞行员登机前列一张清单，确保每一项操作正确，确保飞行安全。
会议组织者也需要列一个准备清单，问自己几个问题：参会的人选恰当吗？大家的经验是否平衡得当？有没有那种以积极正面的方法提出反对意见的角色？
4、合理安排座次
研究发现，座位的安排会微妙地影响人们的注意力重点。
圆桌式的座位能够唤起人们的归属感。参会者更容易重视整体目标，也容易被强调集体利益的信息和提议说服。
所以如果会议目的是创造合作互助的气氛，那么圆桌式的排位更有利。
相反，当座次安排呈现出带角的形状（如L形或方形）时，效果刚好相反。这种座次安排激发了人们对独特性的要求。人们更容易响应那些以自我为中心的信息和提议，容易表现出个人主义。
所以如果领导者希望让团队成员为自己的行动负起责任，那么正方形或长方形的桌型会更好。
总结一下，组织者需要做到:在会前列一个待办清单；请与会者在会前提交信息；合理安排座次；组织者在最后发言。与会者调动主动性，会前预测、会中记录、会后做比较总结。
做出这些小小改进，开会变得没那么无聊了吧？
接下来请大家把手机调到静音，专心地参加这次会议吧！
