时间记录数据方法论之问对问题(5W2H模型)

在时间数据分析方法论,“获取数据,处理数据,可视化,提出猜测,验证”这五个步骤中,最“有用”的应该就是提出猜测和验证了,因为只有行动了,时间数据才发挥了它应有的价值。

但在行动之前,你得知道哪儿有问题?有学员反馈,攒了一堆数据,却不知从哪儿开始分析。其实,问对了问题,也就找到了答案,不妨试试这些经典的问问题的方法。

比如最经典的“5W2H模型”:

(1) WHAT——是什么?目的是什么?做什么工作?

(2)WHY——为什么要做?可不可以不做?有没有替代方案?

(3)WHO——谁?由谁来做?

(4)WHEN——何时?什么时间做?什么时机最适宜?

(5) WHERE——何处?在哪里做?

(6)HOW ——怎么做?如何提高效率?如何实施?方法是什么?

(7) HOW MUCH——多少?做到什么程度?数量如何?质量水平如何?费用产出如何?

这是提问的方法,再就是切入的角度,可以分成三段式:峰值、波动、反常。

首先是峰值,从从大处着手。

你的所有分类中,耗时最多的活动项是哪个?

我筛选2019年至今的数据,按照时间降序排列如下:

“睡眠”耗时第一,但是睡眠的组成很单一,就是睡觉,我们暂时不管,去看排名第二的“工作”。

找出了“工作”这个耗时高峰值,接着我们来分析它的“波动”。

以时间轴来看:

1)月

明细筛选只保留“工作”,“行”放置月,工作拖动到“列”,持续时间维持求和放在“值”。

插入折线透视图。

我们对这张图可以提出的问题就有:

为什么1月最低?(why)

为什么3月最高?(why)

1月到3月发生了什么?(what)

今年后面几个月“工作”是否还会有波动(when)

2)工作日&周末

在月报表中插入列,使用weekday公式,取开始时间的星期值,得到2016年10月9日星期天(7)。

刷新月透视表,把“星期”拖动到“行”,插入柱状图。

对图表提问:

哪个工作日我的投入最多?(what)

周末的工作时间少,多出来的时间是学习还是娱乐花掉了?(where)

如果我要提高周末的工作时间投入我可以怎么做?(how)

现在在工作上的时间投入程度,是否能支撑我年薪资20%的涨幅?(how much)

3)小时

在月报表中插入列,使用hour公式,取开始时间的小时值,得出小时整数。

刷新月透视表,把“小时”拖动到“行”,插入柱状图。

对图表提问:

我在9-18这段上班时间,把时间花在谁身上更多?(who)

10/11/14这几个小时时间投入度低,是什么原因,怎样改进?(how)

在以上例子中,波动大多是指以时间为单位,问折线图中起伏不平的情况是怎样出现的?而反常则是把现有数据和过往的历史数据或他人比,有什么差别?

只有问对了问题,你才能根据问题去行动。

本文提到的5W2H模型和提问的三段式,希望大家能灵活组合运用。

下一章,我将用示例向大家展示,拥有时间数据后,我们可以分析些什么。

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