打破小白认知的excel

第三期E站到底,开营了,我在思考一个问题,我脱白了么?答案:是的。

通过第二期的E战到底,我已经脱白了,但是这远远不够,老师经常说:还有没有更快的方法呢?答案是:有的。

怎样判断自己是不是Excel小白呢?

如果你不知道、不会用相对引用、绝对引用、定义名称、条件格式、数据有效性、数据透视表、VLOOKUP、SUMIFS、IF等函数,显然你是零基础小白。

今天从5个方面让你了解自己的哪些操作是错误的,突破你的认知。

1.认识Excel


认知--统计报表

很多人可能理解,无非就是一个电子表格,但其实不是,excel的深层次的意思是超越excellent,仅仅当做是一个电子表格做出来的只是统计报表,如果你把它理解成超越那它就是一个,信息流智能化的一个报表。

超越--信息流智能化报表

其实excel是一个很简单的事情,可以用最简单的方法去解决复杂的问题。那它有多简单呢?

达芬奇

它只有三张表,明细表、参数表、汇总表

我第一次使用excel的时候,打开表格就会看到有三张表,sheet1,sheet2,sheet3,我当时很纳闷,一个表格只要一张表就可以了,为什么要有三张表呢?

直到现在,我明白了这三张表的含义,他们是明细表,参数表以及汇总表,分别代表什么意思呢?

明细表的来源可以是手工录入或者从系统导出。工作中,财务的表格是从系统中导出来的;会计的表格,是从下面销售那里收集起来的;而销售,就是通过手工录入。

参数表,是我们事先设置好的,如公司的产品名称,单价,产品类型等。在我们的明细表里面可以应用公式(vlookup,index+match函数等)对参数表进行匹配。

汇总表:是通过对明细表进行数据透视,或者是公式,生成的一个汇总表。

这三张表,已经打破了我的认知,以前五这三张表全部都是放的明细,现在我的三张表分别放的是参数、明细,以及汇总。

明细表、参数表、汇总表


EXEL操作的七步法

三个是EXEL操作的七步法:开始、获取、规范、计算、分析、转化、输出

明确目标
当领导让我们做一个销售数据分析的时候,我们要明确目标,知道领到想要什么样的一个结果,报表最终呈现出来是一个什么样子的。这样可以避免投入大量的时间、精力,以及资源,最后得到的结果呢,不是领导想要的。又去返工,重做。

获取数据的途径有三种:系统导出,外部单位直接发过来,自己手工录入。

系统导出的数据不能直接进行计算,外部单位发过来的表格可能有合并单元格,空行、不同类型信息放在一个单元格内,错误的日期格式等问题。这里就需要对数据进行规范整理,之后才能进行分析。

2.不知道自己不知道——建立自己的知识体系

主要有包含了基础操作、高级操作、系统应用

基础操作

快捷键、文档加密、数据筛选、排序、文档打印,数据分列,条件格式,数据有效性

高级操作

处理:函数

分析:计算函数、数据透视、数组、统计学只是与函数

可视化:常用图表、动态图表、单元格可视化、图表的创意。 最后可以做出动态仪表盘,如下图




3..基础知识

常用的函数有51个,分为6大类,分别是数学,文本,逻辑和引用,查找,日期和时间,统计

数学Sum、Sumif 、Sumproduct、Subtotal、Product、Power、Round、Int、Mod、Rand、Randbetween、Sign、Abs、Roman、Floor、Ceiling等

文本Text、Concatenate、Substitute、Left、 Mid、Right、Len、Find、Trim、Rept、Value、Type、Lower、Upper、Proper、Dollar

逻辑和引用If、 Or、 And、 Not Choose、Iserror、Isblank、Isnumber、Istext、Iferror

查找:Vlookup、Hlookup、Match、Index、Row、Colum

日期和时间:Today、Now、Year、 Month、Day、Weekday、 Networkdays、Hour、Minute、Second、Datevalue、Timevalue

统计:Min、Max、Small、Large、Mode、Median、Count、Counta、Countif、Countblank、Average、Averageif、Rank、Percentile

规范化:

1、不要把不同类型的信息放一个单元格


2、不要合并单元格,不要有空行


3、不要用错误的日期格式

你是不是经常这样输入日期:2018.9.1  这是错误的日期格式

昨天还有小伙伴问我,怎么把2018/9/1 换成2018.9.1 这样的日期格式, 一看就知道是小白。不是正确的日期格式,后期对数据进行分析时,会出错,汇总结果不正确等。

3.基础知识


4.EXCEL文件操作


5.良好习惯——习惯决定成败

应遵循六大习惯:保存习惯、常按快捷键习惯、自动化习惯、常保存,常备份习惯、多检查习惯

保存习惯

在D盘创建一个文件夹,发送快捷方式至桌面,这样桌面不会乱

1.文件存放的桌面极其不安全

2.没有归档整理的文件很容易丢失

3.好的习惯可以帮助我们积累自己的工作内容


常按快捷键

天下武功唯快不破

快捷键鼠标垫


自动化(懒)

利用公式来解决

小白查找都是用肉眼来找的,有点基础的可能会用筛选,高手在用函数vlookup。

常保存

ctrl+s,我自己经常做到一半,电脑卡住,软件崩溃,不得不强制退出,这样文件就没了,不管用什么软件,都要养成保存的习惯

常备份

备份在网盘或其他盘

多检查

报表发出去之前多设置几个校验结果的方法,2-3个,用不同的公式计算。

发出去之前先发给自己的邮箱

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