如何解决组织中的时间稀缺

举一个组织中时间稀缺的案例。一家大医院的手术室的安排一般会是慢满的,病人根据病情等排队等待做手术,但总会有一些急诊病人需要做手术,就只能延期本来预约好的手术室。延期意味着加班,工作效率降低,让时间进一步稀缺。解决办法也很简单,专为急救手术预留一间手术室。手术室的稀缺其实就是余闲的稀缺,一旦组织中没有余闲作为缓冲,遇到紧急情况(非预料之中的)就不能正常运转。但是人们自然地会在有很多事要去做时把时间排满,以便能完成所有的工作,一旦时间安排的不那么紧凑,你就会觉得自己在浪费时间而且没有尽全力去做(这是从小道德就要求你做到的)。当然,余闲不能太少也不能太多(U型曲线),太多就浪费,太少就不能处理突发事件。

这间医院是一个典型的“救火型”组织,有三个特点:第一,问题太多时间不够;第二,会解决紧迫问题而非重要问题;第三,它的延期应为会导致层叠效应,致使要去完成的工作量越来越大。对于这样的组织,解决办法就是专人管理组织的余闲,确保是有余闲的。比如银行投资的风险很高,银行家的职能就是专注吸引人的交易,近年来大银行都在设置CSO(首席风险官),用风险评估的眼光去审批金融产品,唯一目标就是监管风险。

另一点就是“带宽”。就像开车打电话(哪怕用蓝牙电话)或者吃东西,交通事故率会成倍上升一样,一味地延长上班时间(加班)会导致生产力下降。没有余闲和带宽沉重的负担都会导致在处理问题时对非紧急事件“敷衍了事”(完成就好),这就造成了美国耗资数亿美元的第一次火星探测器的坠毁。

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