这周又出外培训,培训内容是行动学习,就是给出一个课题,由培训师引导下,以小组为单位进行课题分析,并最终达到课题的目的。整个培训过程分三次集体培训(一般三天),每隔一个月汇报一次中间一个月的工作和成果,并将最终方案汇报给课题出题者,由他们来评判方案的完善程度和可操作性。
在集体培训的第一天,先进行创新思维训练培训。正是这次课,让我跟以往听过的结构化思维结合起来,有种焕然大悟的感觉,趁着这点感觉,赶紧记录下来。
步骤
解决问题,是有步骤的。这已经是解决问题高手和一般人的区别。
上课时,培训师说到,一般而言,解决问题的步骤包括:发现界定问题、分析问题、制定决策和计划实施。这跟“得到APP”“怎样成为解决问题的高手”精品课中,曲凯说的“解决问题只有以下四个步骤:第一步,明确和理解问题;第二步,拆分和定位问题;第三步,提出解决方案;第四步总结问题”如出一辙。
那问题来了,既然解决问题是可以拆分成四步的,那为什么大家解决问题是还是全凭感觉,想到啥就认为是啥。
其实,这跟人的思维定势有关。人的思维定势分为从众定势(不做出头鸟),权威定势(老板说了算),常识定势(一直以来都是这样认为的)和经验定势(一直以来都是这样做的)。受到思维定势的影响,当我们面对问题时,难免会凭着主观印象去解答,当往往这个答案不是最优解。
什么是问题
尝试“发现界定问题、分析问题、制定决策和计划实施”这个思路,有助于我们做出科学合理的决策。
那应该如何按照步骤解决问题?在进入解决问题的步骤前,首先要明确的是,什么是问题。
现实点的说法就是,不符合预期,跟想的不同,没有做好,等等。
专业点的定义是,问题是目标与现状的差距。
这里就包含了三个元素:目标、现状和差距。
除了三要素,还有三种时态:
过去式问题:已经发生的,不良状态已显现,以恢复原状为目标。
现在式问题:尚未发生的,但存在不良状态隐患,以维持现状为目标。
将来式问题:尚未发生的,没有任何不良状态,以提升现状至理想状况为目标。
简单来说就是,过去补锅型,现在预防型,将来优化型。
问题发现
了解问题的概念和时态后,解决问题的第一部就是发现问题,界定问题。
我们在解决问题时就要先从问题三个元素去发现问题:
1、一看——回归本质
2、二瞄——界定目标
3、三站——评价现状
就跟射击运动员进行射击前,先是看一下标靶在哪,然后瞄准并且感受一下环境,最后是站定,三点一线,射击。
遇到问题,首先问一下问题的本质是什么。例如,如何减少上班通勤时间?我们一般会提出“提前起床,赶在高峰期前”“住得近一点”等等看起来似乎正确的方案,但问题的本质并不一定是我们看到的那样,可能会是“减少通勤时间,是为了增加自主时间,更好享受生活”。这样解决问题的方向就会不一样。
第二步,是界定目标。目标要符合“SMART目标原则”,这里就不赘述。
第三步,是评价现状。通过对比、试错、第三方介入等方式,找出现状的真实情况。现状和目标之间的差距,就是问题。
分析问题
分析问题就是拆分问题,利用结构化思维将问题拆解成更小维度的问题。
这里也分为三步:
1、思——思维技术。思考问题的思维基础和技巧,就是我们常说的“头脑风暴”“FACT验证假设”,我们分析问题时常常会用到方法。
2、理——分析框架。可以利用各种思维工具,如PEST、4W2H,4P等框架模型。这里会形成一个分析金字塔。无论按照什么模型分解,都需要遵守一个原则就是:MECE(相互独立,完全穷尽)
3、深——寻找根因。根据冰山理论,我们看到的事实往往只是事情的一小部分,导致事件的真正原因是需要往深挖掘的。这里老师推荐使用的工具是“5why”,遇事先问5次why,结合分析框架,不断挖掘深度原因。
方案制定和实施
这部分,培训老师和曲凯老师都一致认为,只要你的问题分析和拆解得彻底,解决方案是自然会水落石出的。这点我是非常同意的,也由此可知,我们平时解决问题时的困难,其实都源自问题的界定和分析不够细致、准确上。
总结
很多人说解决问题是个技术活,但道理我都懂,就是用不好。其实,方法是死的,只有不断运用,刻意练习,才能灵活运用。
总的来说,要成为解决问题的高手,需要记住“一看二瞄三站,思、理、深”。