20190508 时间都去哪儿了？——一位大学理工男的时间分析报告

(全部写完一是凌晨1：30，肯定还有一些错误，后期更改，也欢迎留言指出。)

【感叹】今天干啥了，今天时间都去哪儿了？

【题记】这是一位理工男的时间分析报告，可能读起来并不文艺，但是如果说你想提升自己的工作效率，想提升自己的时间管理能力，这篇文章应该对你会有帮助。

如果你和我一样关注工作效率的话，应该已经读过很多时间管理的书，甚至上过一些时间管理的培训课程，但那些看起来高大上的理论，最终都归于沉寂。你，依旧回到了从前的自己。改变的可能只是你开始埋怨自己，花了学费依然没有搞定时间管理。

其实时间管理具有极强的个性化特征，每个人的工作不同，每个人所需要处理的任务不同，每个人支配自己时间的方式也一定是不同的。所以怎么样才能高效去利用自己的时间？只有自己才能找到最合适自己的方法。

这篇文章与其说是一篇时间管理的文章，我觉得还不如说是一个教你如何解决问题的文章。这里主要是将科研中解决问题的思路移植到我们日常工作中，用于解决工作和生活中的各种问题，这篇文章是用于解决提升工作效率，提升自己时间管理的能力。

今天干啥了，今天时间都去哪儿了？

我相信发出这种感叹的一定不止我一个人。是不是经常发现一天一点没闲着，但又没有什么成效呢？好像什么都没做，到底原因出在哪里？时间都去哪儿了？

我们可能会觉得，我没有玩，时间就应该是有成效的，但事实并不是这样。有时候我们会觉得一天挺忙的，并没有去休闲或者去玩，也一直在忙工作相关的事情，至少貌似是这样，但是感觉一天下来效率很低，甚至你根本想不起来上午在做什么，下午在忙什么。只知道，一天时间又过去了，自己没有任何的成就感。

我们为什么会有这种感觉，时间到底去了哪里？又该如何改进呢？下面且慢慢听我分享。

【本人简介】罗昭锋，一直关注效率提升，包括学习效率、工作效率和科研效率。长期实践各种时间管理方法和快速学习方法。多年的持续思考，有了一点自己的感悟，遂与大家分享。国家精品在线开放课程《文献管理与信息分析》算是我的代表作。前半部分对所有职场人士都是普适的。课程免费，好不好直接看评价，链接戳这里 https://www.icourse163.org/course/USTC-9002 。

【我的时间管理之路】

我自己从开始记日志到现在差不多超过8年的时间。中间有1000天的时间，记录非常详细并且发布在我的微信朋友圈。之后我又开始培养自己统计时间的习惯，在朋友圈发布过100天的统计截图。下面的分析就是基于我的这些实验得到的结果和结论。

下面分析过程中，会提到一些概念，如碎片化时间，感觉时间，客观时间，时间分割，时间块，精力投入，专注力，以及注意力切换等，有的概念是公知的，有的算自己杜撰的。

问题分析1：什么情况下会没有成就感，会觉得自己一天挺忙的，但是有好像没干什么，原因是什么呢？

通常这种情况下，并不是真的什么都没干，但是重要的事情一定是没干的，否则不会没有成就感。

什么样的事情能给人带来成就感？就是那些重要的事情，你觉得很有价值的事情。因为成就感其实是源自于自我认同，自己对自己的认可。如果你觉得做得一件事情重要，那就容易获得成就感。但是，如果你一天所干的很多事情，都是自己并不认为特别重要的事情。譬如有人找你咨询个问题，同事跟你闲聊了几句，微信回复一些消息，或者看一段新闻，逛朋友圈，类似这种琐碎的事情。如果这种事情很多的话，也会占用大量的时间，但是你会觉得非常没有成就感。

这有点像你看远处的一座山，山上的树木差不多高矮，你就抓不住任何特色，不会留下深刻印象。但是如果有一个参天大树，你就很容易记住这个特征。一天的事情，如果都是琐碎的小事，由于处理比较简单，很多事情完成基本都是靠本能。譬如回条微信，回封简单的邮件。这种事情基本上不用过大脑，所以它基本上不会给你留下任何痕迹。但是，如果这个小事有共同的特征，哪怕再小，你依然会记住这件事。譬如，你是客服，一天到晚都在回复客户的问题。这也是琐事，但你能记住。就像看远处的油菜花，比树矮多了，但是如果连成一片，因为有共同的特征，你比较容易记住。

人的大脑记忆容量其实是比较有限的，只能记住比较少的信息。每天工作如果琐碎的事情特别多的话，大脑基本上会给它忽略掉，所以如果你没有记录，比如你不去翻看手机，不去翻看微信，不去翻看电脑上的一些日志，你可能很难想起来，你在不同时间段到底在做什么。因为每一个事情可能都是一个小点，所以，当每一个工作都很小的时候，它在你的一天当中就变得微不足道，大脑基本就会忽略这种事情。

如何才能提升效率呢——减少注意力的切换

1、为什么我们很忙却没有成就感，最主要的原因是：我们注意力切换得太频繁了。

如果不停地在各种不同任务之间切换，一会处理邮件，一会接个电话，一会有人咨询，一会看一下微信，一会去讨论个东西等等，这样如果切换太多的话，我们的注意力就很难静下来，大脑始终都处在一种“漂浮”的状态，你所做的事情通常不会经过大脑，只会是一个及时的类似本能的一个反应，所以这些事几乎不会在大脑中留下任何痕迹。这类事情做了很多，你也想不起来到底做了什么。

我经常发现，本来要去做几件重要的事情，但是一旦到办公室之后，发现有很多临时的、琐碎的事情要处理，等我把那些事情处理完之后，就没有什时间去完成预定的计划，这样通常会导致你觉得你的计划没完成，然后你会觉得很没有成就感。

减少切换：如何去改变这种事情，其实我觉得提高效率的最最根本的方法是减少切换，减少切换意味着专注。也就是说，你要想提升效率，必须保持专注。譬如找一个安静的地方去看书，避免打扰，其实就是减少大脑注意力的切换。因为大脑每一次注意力的切换都需要时间。如果把时间分为：进入状态的时间、深度工作的时间、切换工作的时间。频繁地切换，会大大增加切换和进入工作状态的时间，直接导致深度工作时间的减少。

批量处理：有些事情很琐碎，如果能把它放在一起批量处理的话，效率就会高很多。譬如邮件处理，微信的回复。如果说你要是每次都及时回复，假设20句话，你要回复20次，但是如果可以把20次回复集中来做，效率会比及时回复高很多。及时回复，会将你的注意力切换20次，单纯切换就会消耗很多的时间和精力，所以其实最主要的还是减少切换。

流程化的本质是什么呢？其实就是在一个时间段内只专注于做一件事情。流程化它的一个核心也是减少切换，而减少切换的目的是什么？就是让你保持专注。所以，要想提升效率的话，就要减少注意力的频繁切换，就要专注于当下。

如何应对频繁打断——番茄工作法

有很多人，他的工作性质可能就是会被频繁地打断，那这种情况怎么办呢？我们不可能一上午不接电话，不可能一上午不看手机，不可能一上午不回微信。这很难，但是我们可以做什么呢？我们可以选择性地专注一段时间。比如说就25分钟，我在这25分钟内专注于一件事情。当我们要将精力投入到某件事情上时，其实它有一个预热的准备过程，这时候，如果说你不能保证25分钟的一个专注时间的话，那你的效率就很难保证，你很难去做一些需要脑力的重要事情，你每天只能像条件反射一样去应对日常的苟且，满足于哪些不需要动脑的琐碎的事情，你说我不能够不回别人电话，但是一般的电话等25分钟之后回复会死人吗？应该不会。

这就是番茄工作法。番茄工作法其实是有道理的，如果说你想更加专注一点，你可以把一个番茄钟设成30分钟或更长时间，在这个时间内不要去触碰手机，这样你的效率就会大大提升。如果你做不到，至少20分钟，15分钟也可以.你必须让自己，有相对专注的时间。如果你三分钟就要去看一次手机，尽管你可能觉得看手机的时间很短，可能只花几秒钟，但你需要拿手机，需要解锁手机，阅读消息。阅读这需要消耗你的注意力的，所以这个时候，阅读既要占用你的视觉资源，又要占用你的大脑资源，那你的大脑注意力一定会从当前的事情上移开，移开之后再返回到当前的事情上，这时候你又需要去再熟悉一遍。所以，频繁的切换其实是最耽误时间的。

手工作坊到流水线的道理

为什么手工作坊到流水线它效率会提升，就是流水线上每个人只专注于一件事情，他无需在不同任务之间切换，所以这样他的效率会大大提升。我们要想提升日常工作效率，一定要减少大脑的切换，这是非常重要的一点。

如何才能提升效率呢——你需要了解自己

有很多人时间效率很低，而且不知道怎么去改进，其实我觉得最主要的原因是自己对自己现状并不了解，就是自己对自己的情况心里没数。我觉得大家可以看一下我前面一篇简书文章，实验失败是因为心里没数。我们要去改进我们日常的工作效率，其实所用的套路、思维方法和做科研是一样的。

如何提升效率？借用科研的思路。

科研中解决问题的思路。科学研究过程当中一般都是设定一个目标，然后去做实验，看看能不能达到目标，不能达到目标会继续更换其它的方法，会继续尝试，直到成功。如果你要想提升自己的工作效率，其实也要这样去做。

首先，要设定一个目标。这个目标一定是清晰的，可衡量的，有可能可以实现的。譬如说，你设定的目标就是每天至少要完成一件重要的事情，或者说每天至少要读20页书，或者每天至少要做几件什么什么事情，这写都是可衡量的。

其次，要努力去尝试。不断尝试才有可能找到解决的方法。不去尝试，永远不会有成功的机会。

再次，一定要有记录。记录，就像实验记录一样，你要知道自己的情况什么样的，知己知彼，才能改进。如果你每天都是稀里糊涂地过，也不知道自己干啥了，也不知道自己要去哪里，那样的话，你永远不会获得真正的提升。

有的时候，我们并不能够真正发现自己低效的原因在哪里，就像我们做实验失败了，不知道到底为什么失败一样。这个时候我们可能就需要教练，或者其他人来协助，帮助找出原因，帮助去设计解决方案。我自己的研究方向，做了很多年，有些问题确实很难解决，但是只要你不断去努力，总会看到自己进步的。想提升自己的工作效率，可能也不是一朝一夕就可以达到理想的状态，但只要不断去改进，不断去努力，就一定能够获得大幅提升。

借鉴科研的思路，要提升效率，就要：清晰目标，减少切换，不断反馈，持续改进。

第一、需要梳理一个清晰而明确目标。想提升什么效率，想做些什么事情。

第二，减少切换。我们要提升效率无非就是每天多做一些事情，为什么有些事情没有去做呢？因为在准备做这些事情的时候，很快就会打断去做其它的事情。你的效率很低，就是因为频繁地切换你的注意力，有人可能不相信，你可以看看你的手机被解锁了多少次，平均到一天的时间里，计算一下，看看几分钟你会解锁一次手机。

如果需要深入沟通，强烈建议用语音或电话替代微信。微信是一种非及时的交流方式，有它独特的好处，但是如果要就某个问题进行多轮沟通的话，文字聊天模式就非常低效。因为和别人聊天的时候，你还要等待别人回复，如果他没有及时回，那么你等待时间就是浪费了。所以，如果有问题需要多个信息的沟通，我会选择更及时的方式，电话来沟通，减少因为文字输入引起的沟通效率降低。

如果你的工作是电脑上为主的话，你可以装一个软件叫manictime。你去看看你每天花在电脑上的时间。譬如在每一个网页上，或在某一个文件上，最长停留多长时间？多长时间就会切换到其它的内容上。所以这些东西都是帮助我们去了解自己。要想改进，第一点就必须了解自己的现状，如果不了解自己现状，是无法找到改进方向的。

第二当然还需要不断反馈，持续改进。在实践的过程当中，自己需要不断去做记录，不断发现问题，改进问题。如果说你能够每天记录，并且能够看到自己每天进步的话，你就会有动力去坚持这样做。这样就能够形成一个正向激励。正向激励就是你所做的改变，能看到效果。这样就有动力进一步去继续改变，逐步建立正反馈。这样话就会让你的时间利用效率不断得到提升。但是很多人可能也想去改进，但是没什么进展，那这个时候我们就要去分析原因在哪里，为什么？找到原因才可以进一步去改进。如果没有找到原因的话，就无法去做改进。

总结一下

为什么感觉每天忙碌而没有效率？原因是，我们的注意力切换太频繁。当你每天回想一天工作的时候，只有那些专注过较长时间的事情，你才会有印象，依靠本能反应所做的事情，基本不会经过大脑，所以，这种事情做得越多，你就会觉得越忙碌，但是没有任何成就感。如果没有办法在任何一件事情上专注一个相对较长的时间，你的效率就很难提升。

另外，要想提升自己的工作效率，一定要去记录自己的时间开销，如果你对自己现状缺乏了解的话，只是每天空喊，我要提升工作效率，那是绝对不会成功的。记录也是为了持续反省。

建议每天列出计划，至少每天早晨的时候，你思考一下自己一天的工作安排。

第四，一定要保持相对专注，至少不要老是去看手机，刷微信，逛朋友圈。如果你的注意力频繁切换的话，你没有办法在任何一件事情上保持专注。尽管你没有玩，但是你的时间是非常低效的，如果说你的工作性质决定了你需要经常和别人去交流，那么我也希望你能够在比较短的时间，保持一个相对专注。譬如说一个番茄钟的时间，25分钟。其实不是所有电话都需要立即应答，不是所有微信都需要及时回复，晚25分钟绝对不会死人，相信我说这句话。建议尝试番茄工作法。

但对于具体的你，自己怎么去改进自己的时间，怎么去提升自己的效率，也只有你能够找到这种解决方法。

我曾经看过不少的时间管理的书，也去上过别人的课，参加过培训班，但是其实效果并不理想。我觉得很多人讲的方法，绝对不如搞科研的这套方法，来得实在，也没有那么可靠。因为时间管理，它具有太大的个性化特征。每个人的时间支出是不同的，每个人需要处理的事情也是不同的，只有自己才能了解自己的状态，只有通过自己不断的摸索，才能够解决自己的问题，获得真正的提升。

所以我觉得，如果你想提升自己的时间利用效率，如果你想成为一个时间管理达人，我觉得读这篇文章可能比你去读很多其它的书，要更有价值。希望这篇文章对你有所帮助。