极致男人初长成系列
一封糟糕的邮件，还不如不写，浪费阅读者的时间，到时候他看不懂又发邮件问你，又要你来来回回解释几遍，到头来还是浪费你时间。我见过一个很简单的事情，双方沟通了一个星期还没说清楚，失败的地方就是邮件非常糟糕，别人根本得不到想要的信息，如果按照我下面的写法，基本一两次就能搞定。
职场中,形成良好的书写风格,不仅能减少沟通成本,还能让人印象深刻。
- 『邮件界的二十条军规』
- 『邮件主题』
- 『邮件正文』
邮件界的二十条军规
- 1.最好的邮件就是不要写邮件。
- 2.邮件交流的语言是英语。
- 3.书写邮件和回复邮件最好的字体是Arial 12
- 4.收到邮件后，24小时内必须回复。
- 5.在邮件中智慧的选择CC给谁。
- 6.关于使用“Dear all”。
- 7.如果你对某人有一个问题需要每个人的分配表在交谈中,只有把它们回到一旦你可以宣布解决方案/答案。
- 8.如果你只是想简单的感谢某个人并且从整个集体中分离出来，除非这个人对整个公众做了一件了不起的工作。
- 9.如果你有一个令人激动的消息想要告知大家，你可以抄送给尽可能多的人。
- 10.如果你觉得某个人存在一些问题并且想要批评他，不要抄送给任何人。最好是当面和他交谈。
- 11.避免发送大文件作为附件。像DOC或者PPT这样的文件最好转化成PDF以后再发送，图片的话最好压缩到150-300KB.
- 12.密送（BCC），这是盲目的复制一个第三方。我们不要别人秘密的参与一个交谈，有话敬请公开讲。
- 13.邮件的主题和内容是同等的重要的。一个简洁而清晰的主题能使邮件接受者很快的引起注意。并且当你需要重新看到这封邮件的时候你能很方便的搜索到。还有一点，就是应该使用适当的优先级。遇到紧急的情形下，选择更高的优先级使人是明智的。毫无疑问，比起普通的邮件，邮件接受者会更愿意选择打开并且标记那些带着感叹号的邮件。
- 14.只有一个人在“TO”的领域，那么这个人会很直接的回复这封邮件。当所有人的名字在“CC”的领域，那么这封邮件只能算得上是通知邮件。如果你希望某个具体的人回复你，你必须确保他在“TO”的领域。
- 15.在回复给所有人之前，发送者要想清楚这是否需要。（很多人会犯这个错误。他们只顾着点击“reply to all”，而没有想一想事实上这些内容很多接受者根本不需要。
- 16.我发现我们的很多同事，不知道如何正确的使用“TO”和”CC”，究竟谁该放在“TO”谁该放在“CC”这需要下功夫。他们称呼了某个人的名字，却把他放在了CC这一栏，然而在TO那一栏又放了很多其他人的名字。
- 17.关于自动回复。如果你在自动回复的名列里面而又不想接受，请找IT部门帮忙解决。
- 18.在发送邮件之前需要考虑有一件事，邮件发送者需要考虑将合适的人放在CC那一栏，千万不要将没有卷入这件事的同事放在CC一栏中。
- 19.在和不同的人进行分工协作之中，不要另外平行的开新的邮件讨论同一个问题。一直保持邮件讨论到事情结束。如果你需要新加入某个人进来讨论，请将他CC在最新的那个可用的邮件中。
- 20.某些邮件没有主题，很难承认这一点。因此，邮件必须要起一个清晰的主题。
邮件主题
前后两个例子，孰优孰劣，高下立判。可惜大多数人写邮件时，默认看邮件的人知道他要发的内容是什么，所以理所当然用自己的理解写出了缺乏信息的主题。
- 不知道这封邮件的重点，从而忽略掉不看。 如果你把必要的信息写在主题里，是不是一方面能够吸引他打开的兴趣，另一方面，哪怕他没打开，但是他看到了主题就初步掌握了所需信息，是不是能够帮他节省效率呢？
- 不方便日后查询。时间一久，看到这样的主题，完全不知道是干什么的，他会又来找你，要你再发一遍。
- 提供信息比如（测试报告、数据之类），直接把基本结果写上去吧，外加这个信息的目的是什么
- 需要收件人做决策的，把需要回复的时间写进主题吧，比如（请星期五之前回复），提高紧迫感
- 需要收件人提供信息的，你在后面加个“咨询” 两个字，比如"XXX产品报价咨询”
- 一封邮件反复沟通来沟通去，到最后内容可能会和主题不符合，请主动把主题及时更改为合适的内容。
举个例子，我要休假三天，邮件主题有以下两种写法。高下立判。
- 休假通知
- 本人11月3日-11月6日休假，工作由张三代理，急事打我电话189XXXX.
邮件正文
正文第一句话，请说明你的结论或者你发这封邮件的目的，再解释事情经过。
中国说话习惯卒章显志：先解释事情经过，最后才说明他想要干什么，在邮件里也常常有这种通病，别人看到长长的邮件，没有耐心看到结尾，可能就不看了，所以，以下两封邮件，高下立判（先忽略邮件的措辞）
一定要多用项目符号 用项目符号 用项目符号！重要的话说三遍（项目符号就是我这段话左边的那个圆点）
- 大部分人发邮件都是眉毛胡子一把抓
- 项目符号的作用是拯救你邮件最强大的利器，能够帮你理清思路，理清结构，看邮件的人也一清二楚
一定要多用表格，多用表格，多用表格！重要的话说三遍。
- 能够用表格的信息一定要用表格，不能用表格的也要用项目符号
- 如果正文有图片，请务必在所有图片上做文字标注说明，哪怕你正文中也有说明。
希望能够帮到您~
参考
出品
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nickName : "匠人私房话",
site : "http://www.jianshu.com/u/61cf7778e3fd"
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