项目中关系错综复杂吗?项目经理要善用这4个关键步骤来处理

00 引言

每个公司的背后都会存在着巨大的利益相关者关系,简而言之,利益相关者就是是对公司感兴趣并且直接受其决策影响的个人或团体。业主,员工,供应商,债权人等都属于利益相关者类别。
一些公司可能优先考虑某些利益相关者,如他们的客户,然而,利益相关者的管理涉及能够与受到业务影响的每个人而不仅仅是选择性的和部分利益相关者建立和保持积极的关系。
对利益相关者管理包括必须完成的4个关键步骤,以便成功交付项目或任务。

步骤01 识别你的利益相关者

至关重要的是在项目启动阶段,你应该发现谁是你的利益相关者。想想谁会受到你的项目的结果的影响,谁会对项目产生影响。正确地识别您的利益相关者是绝对至关重要的,否则在后面的阶段你将更难以尝试并与他们建立强大的关系。
同样重要的是看看公司外部,考虑你的外部利益相关者是谁,对项目参与者进行访谈将使你能够发现更多,列出可能的利益相关者的基本列表,如下所示:
项目经理

项目团队

高级职能和资源经理

公司工作人员

供应商和赞助商

产品用户

股东

社区

政府机构

步骤02 确定利益相关者的影响

在完成利益相关者管理的第一步后,你可能会发现自己有一长串受到公司影响的个人和组织。根据他们对你项目的兴趣及其对项目的影响,对它们进行分类、组织和区分优先级。
在查看你的列表时,你可能会注意到对项目结果具有高影响力但对其非常不感兴趣的人,它是非常重要的,你需要保持让他们对项目知情和并感兴趣,但你应该做到不要让项目逾期交付,否则你可能会让他们更加的不关注你的项目。
另一方面,具有较低影响力的那些人可能渴望参与,确保你与他们继续沟通,因为他们可以帮助你提供有关项目的重要细节,同时如果他们看到项目中任何问题出现,会及时的通知你,
最后,一旦你确定你的公司最有兴趣和有影响力的利益相关者,他们将成为你的主要焦点,你要尽最大努力确保他们满意和并充分参与到项目中去。

步骤03 制定沟通管理计划

毫无疑问沟通是关键!这将确保向所有利益相关者提供所需的信息,你需要明白这里涉及到双向沟通。努力满足所有利益相关者的需求是非常困难的,在某些情况下,你只需要去赢得和满足那些重要的利益相关者。
利益相关者还可以为你提供关于项目的大量有见地的信息,你要表明你对他们的观点或想法感到同情或感兴趣,这将使你在以后尝试与各种利益相关者妥协时更加容易,这些利益相关者可能对项目应该如何完成有不同的优先级或意见。

步骤04 与你的利益相关者接触

并不是所有的利益相关者都是平等的,所以你可以选择不同的沟通,以节省时间和精力。例如,高度有影响力和感兴趣的利益相关者被密切和持续地管理。你可以使用项目进展会议或简报的方式来有效地与他们沟通,并确保他们知道项目进度。
对于那些仍然对公司有很大影响但对项目没有兴趣的人来说,你可以选择使用指导委员会,或者简单地通过董事会会议来更新项目进展。有兴趣但较低影响力的利益相关者可以通过电子邮件,视频或甚至亲自沟通,只需让他们知道项目更新就足够了。
最后,低影响力和对项目无兴趣的个人应该被监测到,但很少联系,只需要发送电子邮件或状态报告将就可以让他们满意了。

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