这还是那个很扎心的标题。
小缺老师在第一篇中为大家讲解了目标设定的相关工具和方法,例如5W3H、SMART、洋葱图以及目标任务表等。
那我们在设定了目标之后,就必须要有plan,我们就必须要有计划的去执行。那在执行之前,我们必须要计划好如何去做。所以,首先要给大家推荐一个常见的计划工具——PDCA循环。
PDCA循环是从工业中的一个质量管理方法论延伸出来的。PDCA不仅仅是一个单轮的循环。小缺老师在第一篇中有给大家介绍到,我们的目标会分成小目标、中目标和大目标,小目标需要通过PDCA不断地循环滚动,最终实现我们的大目标。所以单个的PDCA一般会指是针对我们小目标的循环,大目标可以通过分解来实现。PDCA循环核心的规则就是:我们通过计划、执行,然后实施检查,是否发现问题,发现问题之后如何解决,避免在下次计划中重复,然后将我们吸取的经验以及标准化的收获,带到下个工作循环中去。
计划制定的第二套工具方法也是大家较为熟悉的重要紧急四象限。
如果大家接触过时间管理类的内容,应该对这个工具比较有了解。这个工具实践起来也相对比较简单。
我们把我们在计划中要做的事情分成了四类,在日常工作中,我们一般第一类和第四类会分的比较清楚,但第二类和第三类在判定上很容易随时对调。当将“重要紧急四象限”运用到计划安排上的时候,我们需要具体情况具体分析,把工作计划分解到不同的象限中去。
第三个计划制定的工具是鱼骨图,因为我们经常性的也需要对计划进行分拆。
在用鱼骨图进行拆分时,我们可以根据交付物、流程、部门等等不同的方式进行拆分,拆分的模式相对比较灵活,可以随时进行调整。我们在拆分计划的时候,可以根据计划的关键要素进行拆分。
在做完计划之后,我们需要去进行具体的计划管理。所以小缺老师在这里给大家推荐一个计划管理的工具——工作计划与实施表。
在这个工具中,我们首先会对工作目标进行分解,分解的具体方法在上面都有提到过。分解目标之后,我们需要对阶段成果进行衡量和评估。表格中的RACI是一个用于明确职责和定位的模型,我们在计划执行的环节,需要明晰每个人的不同角色,才能更加便利地进行推进和沟通。
R:responsible 谁执行,负责执行任务的角色,具体负责操控项目、解决问题。
A:accountable谁负责,对任务负全责的角色,对项目承担风险的人。
C:consulted咨询谁,在任务实施前或中提供指定性意见的人员。
I:informed告知谁,及时被通知结果的人员,不必向其咨询、征求意见。
最后也是最重要的部分,不知道大家是否还记得在第一篇目标制定的过程中,我们强调过,需要进行目标沟通。计划制定同样需要进行计划沟通。
我们需要围绕工作目标,和相关方就工作计划进行沟通,往往需要反复多次。在这个过程中,我们需要注意:
-先有初步计划再沟通;
-给领导选择题而不是问答题;
-不要说不可能。资源是关键,首先内部挖掘资源,其次寻找外部资源,最后可以向领导寻求资源;
-落实为工作计划和实施表
-只有双向的沟通完善了,我们才能有效开展我们的计划。
了解了如果制定计划之后,我们在执行计划的过程中如何进行跟踪管理呢?我们下一篇为大家揭晓~