会前会场检查七法

作者：胡利民

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坊间有个秘书体顺口溜，其中说道“领导没讲我先讲，看看话筒响不响。”这里说的实际上就是会场检查。筹备会议很辛苦，往往消耗大量时间和精力，经常到会议召开前夕还要处理文稿写作、人员统计、会场安排、材料印刷等繁杂事务。有的秘书此时最易懈怠，懒于亲自检查会场准备情况，结果很有可能临到开会才发现这样那样问题。会议召开前20分钟时间往往是与会者入场时候，人来人往、叽叽喳喳较为混乱。这时发现问题也不易处置，结果不是“吃苍蝇”，就是挨领导批评。从大量生动活泼的惨痛教训看，会前检查不但必不可少，而且必须提前半天时间，也就是说上午召开会议必须前日下午就要布置并且检查好会场，下午召开会议最迟需要在当天上午10点前布置并检查好会场，才能有备无患、从容不迫。

笔者认为，重点检查七个内容：

一是话筒响不响。这是首要检查任务。话筒不响是会务筹备工作中最不容易忽视，也是最容易出现问题且直接暴露在众目睽睽之下的要命环节，万一出现问题将直接影响会议效果以及领导讲话情绪。话筒之所以容易出现问题，主要是话筒技术状态做不到万无一失。会前务必逐个调试话筒，确认无误后才能放心。如有无线话筒，还要检查话筒通话质量及驱动电池，防止讲话时突然没电。

二是灯光亮不亮。千万不要以为每个会场都是灯火通明、线路通畅。特别是召开大型会议或在情况不熟会场开会，秘书要特别注意巡查会场灯光照明状态，是否存在黑灯情况，主动与会场保障人员沟通电路最近有无故障，哪里出现过问题；如果发现问题，就要与保障人员仔细沟通改进措施。如果会前能检修完毕则可，否则必须斩钉截铁另选会场，千万不要心存侥幸。很多会场出现技术故障并非会前没有发现问题，而是发现问题后没有及时维护到位，心存侥幸结果恰恰出现问题。

三是通道畅不畅。每个会场都有安全通道。秘书要熟悉安全通道位置，万一发生火灾等紧急情况时可以迅速引导疏散撤离。如果筹备大型会议，还要与会场负责人沟通安全通道保障及应急疏散等处置措施。如果是跨区域性会议，与会者可能不太熟悉地形，还要检查会议指南是否标示会场紧急疏散通道，看看图示与现场是否符合，是否容易辨认。另外，我们还要现场查看应急灯是否正常发光。

四是席卡齐不齐。实践反复证明，只要有人工操作的地方，就会存在差错概率。差错概率大小与细心程度呈反比。检查席卡主要是三个方面：首先，检查席卡纸色是否一致。主要是时间长了，有些纸张颜色深浅度不一致，摆在一起容易给人花脸感觉，看起来不舒服。其次，检查席卡数量是否欠缺。有些会议需要几百个席卡，打印起来往往发生疏漏现象。这时就要拿着名单对着席卡逐个清点过数。第三，检查席卡名字有无错误。席卡名字打印错误是常有事情。特别是人名，会务人员容易发生对同音字或同形字之间理解误差。第四，检查席卡摆放次序是否正确。会务人员要拿着参会名单及会议通知对照席卡逐个检查排序是否正确，特别是主席台席卡及台下前三排席卡摆放次序不能出现差错。坐到前三排之后与会人员对次序讲究程度远远低于前三排，而且出现问题也很少现场嚷嚷，更多是会后跟会务人员提醒通气。规避办法有二：首先，会议名单务必发送邮件或传真纸质件，尽量避免电话通知，防止出现谐音差错。其次，在会议室席卡摆放完毕后请同事或分管领导再到会场巡查，就可以有效规避问题。不同的人过滤就可显著规避差错。

五是材料少不少。主要是检查主席台领导的材料，特别是最高领导材料更要对照材料清单逐项过滤。重点检查材料份数是否齐全、是否混杂其他无关材料、装订是否齐整、摆放是否整齐。从实践看，会议召开之前查出材料问题是常有事情。发现问题如果来不及更换就要亲自手写更正。自己首先发现问题总比领导先发现问题要好。领导席前材料主要有：会议议程、参会名单、讲话稿等。材料从上到下排序同此。

六是环境好不好。如果是在单位内部会议室召开会议，会场环境总体都在掌握之中，不需过多检查。如果在新地方筹备规模较大会议，就要检查会场及周边交通疏导、环境卫生、潜在危险源、噪音源、人员集散等情况，以备万一发生紧急状况能够应变自如。合格的会务筹备者要比参会人员考虑更多、更广、更远的事情。

七是规定守未守。中央“八项规定”要求精简会议活动，切实改进会风。各地相继出台更为细致规定，都要求会场布置俭朴，一律不摆放花草绿植，不制作背景板，不发文件袋，不摆放水果，不摆放香烟、悬挂会标与宣传标语，不铺红地毯，不在五星级宾馆和景区开会，不发放纪念品，不安排礼仪小姐，不悬挂彩球及空飘，不挂欢迎标语，少用一次性用品等。会务人员要始终绷紧勤俭节约弦，率先遵守和严格执行“八项规定”，发现不符合“八项规定”之处就要在第一时间纠正，坚决不能放松要求，导致不应有后果。

如果使用PPT投影的话，我们还要提前调试，反复播放，保证影像清晰、音效良好、播放流畅。