在公司里，稍微大一点的项目都是有多个小组参与其中的，为了推动这件事的发展，开会是最常用的方法。开会看起来简单，实际操作起来考验还是很大的，今天我们就来讲一讲，在职场中，如何组织一场高效率的会议。
想开好会，人先得到齐，人要到齐，通知这个环节就很重要。在会议通知环节，第一步就是确定参会名单。
会议不同，参会范围也是大相径庭。如果是会议范围有明确规定，什么人应当参加会议，会议的规模及其性质也有明确限定，这种还好说。问题是，有些会议的参加人员常常不明确，我们不可能让领导挨个报出参会名单，这就要求我们会前对参加会议人员提出建议，拟出名单，供领导审定。尤其是有些会虽然以前有约定俗成的惯例，似乎清晰明了，但有可能这次开会时形势起了变化，或者领导又有了新的想法，如果不把名单拿给领导审定，就会出现纰漏。
除此之外，确定参会人员还可能有其他特殊情况，比如对应到会的缺额人员由谁来补替？需要哪些人员列席？需要哪些部门在会上发言汇报？我们要根据领导的指示，经过通盘考虑后提出与会人员名单。
第二步是审查名单，注意容易遗漏的人群。比如子公司的员工、刚晋升不久的管理层、新组建的部门等等。一旦出现会议通知漏人的现象，领导会觉得你粗心大意，还是耽误大家的时间以及工作的开展。所以，别一听要开会就迫不及待地发通知，注意先提出名单，请领导审定后再发通知。
第三步是发布会议通知。想要稳妥地发好会议通知，需要把握住内容、方式、时间三个要素。内容包括会议的名称，时间、地点、参会者需准备的材料、发言需求等。方式一般是在企业微信、微信群发全体通知，一般大型会议还要正式地发布全体邮件，或者在公司内网上发布。发布的时间也很重要，既不能过早又不能过迟。如果通知的过早，大家可能会忙忘了；如果通知的太晚，参会人员根本来不及准备材料或者安排自己的工作。
在发出会议通知后，有些会议还需要得到对方的确认。比如在群里扣“1”，发短信通知会议，要写明“收到请回复”，没有及时回复的人员要打去电话催问等等。然后，我们要及时统计参会人员的各种基本信息，并呈送领导，一方面方便领导掌握会议筹备情况；另一方面也为会议下一步的组织和正常进行创造条件。
会议通知到位以后，我们接着来讲会议的议程，这个步骤的重点是提高效率。
要想开一个高效的会议，第一个要求就是提前安排好议程。会议要进行哪几项，每项多长时间，谁先说谁后讲，通过什么方式达成决定等等，我们需要提前拟定好这些内容，才能做到适度，有序，不会拖堂。
二是事项不能多。一次会议涉及事项的数量必须有一定的限度，不能为会议罗列过多议题。按照习惯，一般要求“一事一会”，或者至少是“一类事一会”。要使参加会议的人员把精力集中到会议中心议题上，防止会议议题过多，造成久议不决，浪费时间。
三是时间别太长。在做议程的时候，每项议题最好能分配一个时间限度，比如20分钟，并在议程里明白地标示出来。会议中，如果某个议题超时过多，会议主持者还要及时提醒。这样既确保大家不会超过规定的时间，又可以留出足够的时间，以保证所有被列入的重要议项都能得到充分的讨论，完成预定目标，得到正确的决策，按时吃饭。
四是人员别太杂。尽量不要在一次会议上同时安排几个不想关的议题；如果确有需要，那也把议程做得精细些，议题的衔接紧凑些，明确哪个阶段需要哪些人员参会，哪些人员可以在哪个时间到会，哪些人讲完议题可以先回去工作，开完都提前做好规划，这样既有利于避免“陪会”现象。
五是准备会议备忘录。这个备忘录是为了让与会人员快速掌握事项的基本情况，了解需要讨论的发力点在哪里。这个备忘录的篇幅千万不能长，一般包括事项来源、事项名称、争议焦点、需要拍板解决的问题有几个，分别是什么，相关的决策建议等等。
在开会的时候，我们还要做好会议记录。一般来说，在开会之前，我们就要进入角色，尽可能多地了解会议信息，比如会议目的、会议时间、谁主持、谁出席、上一次会议的资料等。做足准备功夫才能充分地理解会议内容、准确地抓住会议重点。
每次做会议记录前，我们可以在纸上预先写下记录框架，内容包括开会的日期、时间和形式、有什么人参与、谁是主持、开这个会是要探讨什么问题、问题的形式和现状是怎样的、提出什么解决方法或观点、达成什么共识、后续工作如何开展、谁负责什么事、需在何时完成、下次的开会时间。
总之，无论是开什么样的会，会前一定要仔细阅读会议资料，了解开会的意图和要达到的目的。即使会议讨论的内容是你所不熟悉的领域，比如是很专业或技术性很强的会议，明白了会议要解决的问题，你都不用担心。
会后写记录或纪要应趁热打铁，趁着印象深刻，写起来要容易得多，有什么没弄清楚的地方也可以赶紧找相关人等问个究竟；动手之前要先翻看整篇记录，回顾整个会议的内容，对记录的材料进行分类、归纳，确定从哪几个方面整理。总之，对众多零散的材料分类之后，再动手写作。
记录或纪要整理完毕，先不要急着群发出去，要先交给领导过目。如果要产生行政效力，纪要还要经正式公文程序流转。确定没有遗漏或错误之后，再把记录或纪要印发给与会者和其他相关人士。最后，把会议记录存入档案，并建立或者修改相关索引，以便日后查找调用。当你完成上面的步骤之后，大家花在这个会议上的时间和精力才不会白白浪费。
