生活中，总有些灾难无法避免。
对企业来说，像服务器断电、黑客入侵、操作系统漏洞、员工操作失误。。。这些天灾人祸谁都不想遇上，也不会天天都遇上，但是只要偶尔不幸碰上其中一个就很致命，因为它们会造成服务器文档数据的损坏和丢失。而如果您在平时就对服务器数据进行了备份，就算原始数据失效，您也能利用备份文件迅速将损坏的数据重新恢复起来，从而减少甚至避免损失。
对服务器数据进行备份分为硬件备份和软件备份。硬件备份又根据备份技术不同，分为：磁盘镜像、磁盘双工、磁盘阵列容错RAID、双机热备等。也可以采用(RAID5+数据库备份+软件备份)这样的软件硬件结合的方式。如果您的企业对数据安全性和实时性要求很高，建议采用硬件备份或软硬件备份结合的方式。
上面提到的软件备份，就是多可文档管理系统所具备的一项重要功能。它能帮助您自动地、定期地对服务器端的文档/数据进行备份。
全部数据备份（以下简称“数据备份”）是多可文档管理系统中功能最全、最完整的自动备份方式。我们强烈建议您启用数据备份来保护系统的文档和数据。
开启数据备份是在多可服务器管理工具菜单里的“数据备份”里（下图红圈）。
数据备份是最完整的备份。它采用差额备份机制，备份新上传的文件，自动查找修改过的文件进行备份。如果原系统的文件删除，备份中也会删除相应的文件；如果原系统文件没有改变，对应的备份中也不做改变。它在备份文件的同时，还备份原系统中文件的历史版本文件、文件缩略图、Flash预览文件、文件快照、文件缩略图等相关信息。
您可以在设置备份参数时设定备份时间、备份路径和备份频率，但是备份数量不可选，只能备份一份。备份路径可以是本地硬盘，也可以是网络文件夹。一旦设定完毕后，系统会在指定时间自动执行备份操作。需要提醒的是，为了不影响白天工作时间的服务器工作效率，请将自动备份的时间设定在晚间。
完成数据备份设置后，您随时可以查看系统的备份状态。查看方法是点击服务管理工具->"数据备份"->"查看备份状态"。
您可以从备份日志中了解备份情况，例如本次备份新增的文件数量、删除的文件数量和未备份成功的文件数量。如果备份出错，可点击错误日志查看错误原因（如下图）。
未雨绸缪，为了您的数据安全，请务必在启用多可系统时，同时开启数据备份。
