搞定Ⅲ 第9章获得掌控:把GTD运用到工作和生活中

“格雷西的花园”。好像是个园艺用品店兼小型幼儿园,同时提供园艺景观设计服务;但是店里面空荡荡的,一个人也没有,看样子好像已经停业几个星期了。

这种情况怎么处理呢?

要采用获得掌控的5步框架:捕捉、明确意义、组织整理、深思和参与。

掌控“格雷西的花园”

罗恩自然而然的第一步是回答一个问题:他究竟想怎么处置这家店?

当务之急是掌控局面。如果你都不知道这家店是干什么的,经营状况如何,必然会严重地影响到对它的明智处置。

捕捉

首先,绕着这块地走了一圈,搞清楚它的面积大小,考察了它的基本状况。接着,他收拾了堆在办公室的旧橡木办公桌上的杂物,放了一只工作篮,准备了纸和笔,然后又实地考察了一圈。这一次,他把自己注意到的问题记下来,把一些看似有用的纸质文件或者其他东西投进工作篮,还用办公室的几只空箱子充当临时收集点。哪些东西显然坏了?哪些东西还能用?哪些还不知道其用途,不过也许有用?

同时,丢掉显然没用的东西、枯死的植物或者失效的肥料之类

资源、设备、可行的事项有哪些?有什么文件?这家小店的性质是什么?账本在哪儿?它现在和过去的顾客是哪些人?它现在和过去的买主、供应商、银行家、会计、律师和员工是哪些人?

依次评估了它的市场、竞争地位、声誉、地方经济和环境等情况。

明确意义

哪些资产值得保留?哪些产品和设备还有用?什么文件要保存?哪些供应商仍然可以合作?

他的目标是什么?他必须做哪些事情来了解情况,理顺头绪,才能做出处置这家小店的明智决定?不管把它卖掉还是继续经营,显然都要明确当下必须进行的几项工作。

对于这些工作,必须采取的下一步行动是什么(给园艺专家打电话、去五金商店买东西、在地里干活等)?

组织整理

项目和行动清单,参考文件夹,为每个项目设置了单独的文件夹。如果他能跟以前的员工(现在仍然跟小店有关联)取得联系,一幅简单的组织结构图,安排大家开几次会等。

深思

朋友、顾问、律师、会计、地方官员和其他人商量的好时机,只要这些人能给出中肯的建议,帮助他对眼前的状况和自己的计划摆正视角。

参与

打电话、记笔记、填表格、查资料、买东西、开会和跑来跑去办杂事。

罗恩·泰勒掌控了自己的生活

捕捉

很多事务没有处理,他花了几个小时把它们都收集起来。他清理了语音信箱,把留言笔记投进工作篮。他清空了公文包,把从“格雷西的花园”带回来的杂七杂八的文档投进了工作篮。然后,他拿起一摞纸,做了一次彻底的“大脑清扫”,把前几个星期忙忙碌碌中漏掉的零散事情一一列出清单。

明确意义

接着,罗恩清理了工作篮和笔记,想好了要做的事和要采取的下一步行动。他剔除了无关内容,把将来可能有用的和重要的参考资料分类保存好。

组织整理

追踪的分类系统。确保这些结构和清单条目分明,“格雷西的花园”的全部相关资料和提示信息各就各位。

深思

两个小时时间细致地总结所有的项目、行动和时间安排。

参与

这一切重新归结为罗恩每天忙忙碌碌地操办的诸多行动。

那么……

加强掌控、获得平衡感的常规行为。

一步一步地把“格雷西的花园”和自己的生活重新置于掌控之下,这一点也许很能说明问题。

这个5步流程一直以来都是我们保持平衡和秩序感的方法。

在生活按部就班、不出意外时显得平常而简单,而现实世界一旦出现新情况,立刻就会把它们打乱。

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