“十一“过后，逐渐接近年末，随之而来的年终总结是不是有让你头疼呢？除了年终总结，我们平时要写多种形式和要求的报告，这是一个职场人绕不开的话题。很多时候我们需要在较短的时间内起草一份报告，形式或者是WORD文档或者是PPT等，为了保质又保量地完成，我们如何下手呢？以下思路供商榷。
首先要确定主题。写这份报告的主题是什么要清楚，并进一步分析其目的、用途、受众等因素，分析阅读者的需求。关于阅读者，还有直接和间接的区分。有时候一份报告我们面对的不是直接的阅读人员，而是要求我们提交的人员，他们会进一步提供给别人。那么，我们要分析的需求对象就有两个人。这个时候我们的信息如果主要来自要求提交报告的人，那么就要认真分析和充分沟通，做好把脉，切准要点。如果进一步得到更详尽的直接读者的信息，如要求清单、需求列表，那么我们就可以在考虑提交报告人的基础上进行针对性的准备。简明地说，就是我们是否直接面向了受众，是否得到了一手信息和需求，还是得到的转手信息。我们要满足几方面的需求。以上的情况，都是应该在分析主题时要考虑到的因素。
摸准了需求，才可以动手制作。首先就是先列出大纲，把需求进一步形成文字，确定关键点。大纲不需要复杂，只需要把握住一个原则，形成框架即可，即各条目之间、各层次之间保持逻辑关系，各条目的依据能对观点形成有力支撑，总体内容围绕中心有层次地进行铺陈即可。语句不一定细腻，重点是核心意思表达到位，做到不缺项，讲究涵盖性。这个时候也是在定大方向，注意力不宜在细碎的事情上，要全心全意开拓思路，打开局面，形成格局。后面的主要工作都要围绕这个阶段定的“式”与“型”展开。不注重列大纲，下面的工作就会被动，只能走一步说一步，靠灵感、靠拼凑、靠感觉去写，将会步履维艰。
巧妇难为无米之炊。下面就是进行填充框架了。如果说列提纲是建这栋楼的混凝土主体结构，那么数据填充就是装幕墙、做粉刷、布管线、贴瓷片、搞装修等。我们要确定这些建材需要从哪里购买，怎么获取。在获取材料上，我亦然建议遵循由粗到细的原则，先把材料都找出来，放到相应的框架内，再进一步排版、编辑、美化等。证明材料怎么找，我的建议是尽最大可能搜索现成的东西，先不要急着创新、推陈出新，要知道，一篇报告全写出新的东西是不可能的，也不一定是成熟的。报告的素材支撑要遵循个原则，就是不要盲目创新，要善用成熟的、经典的东西，比如在做项目计划书时需要的行业概况，这个就是一个可以重复用、反复用的材料，如果有的话直接拿来用即可，还有什么好纠结的。有时候甚至需要这些东西来充篇幅，增加丰满度，也是为了增加说服力。大体上构思思路应遵循总--分、整体--局部、现成--创新的原则。
做一份报告时思路一定要清晰，以上几个逻辑关系要把我好，不能胡子眉毛一把抓，分不出层次和重点。这样去推进速度也很快。再一次强调，总分关系、现成优先、经典优先，先去看有什么，不是先去想没有什么。下面推荐三个方法。
第一个是删减法则。此方法的思想是先把能写的都写上，支撑材料按类拷贝，先充实到各论点下面。材料相对完备后，再进行进精简。精简就是贴合主旨，把不能形成有效支撑的、重复的材料删除。精简时应把握篇幅的平衡，特别是突出重点，有些地方应详细说明，有些地方可以一带而过。精简时虽然减的是局部材料，但要根据整体需求进行安排。
第二个是扩充法。有时候会面临材料短缺的情况，立足现有材料的发挥就比较重要，这就用到扩充法。扩充有结构扩充、文字扩充、表格扩充和图片扩充。结构扩充就是进一步形成小的论点，把现有内容细分为几个方面，简言之，一句话能说完的要拆解为几句话，用几层意识说完。文字扩充与结构扩充类似，结构扩充是扩充骨架，文字扩充是扩充内容，重点也是对现有文字材料进行增字增容增加涵义。表格扩充是把内容表格化，罗列的数据用表格列出来，甚至文字内容也可以用表格列出来。用表格后可以形成直观、有重点的表现效果，也能掩盖内容的匮乏，相反，还有可能会被认为是简洁和突出重点。图片扩充就是运用与主题有关的图片进行说明。图片扩充的要求更高，因为如果运用不当，可能会被认为是离题或应对篇幅。只要图片紧锁主题就会有效果，特别是说明一件事情的结果时，上图上结果的说服力可能是最好的一种方式，所谓事实为证由图片扩充来完成是最好不过。当然，PPT的各种统计与说明图也在图片扩充的范围，图片不一定是JPG等格式，只要能形成图片的视觉效果都可以运用。
第三个是焊接法。此法是独立拿出一部分章节独立写，不在整篇报告中写。在整篇报告中写容易受整篇的页数还不够，进度还不快等因素影响，造成心里焦虑。同时，一直在整篇报告的文档中写各章节内容，还会造成保存困难，或由于误操作甚至突然断电等情况造成整篇报告丢失，存在一定的风险。单独拿出小主题写有利于集中精力，不受上下文干扰，能克服以上所说的焦虑感，同时也不会因部分内容的丢失而造成全部心血白费，能有效的保护劳动成果。写好以后再放到整篇中去，焊接为一体。
要在写报告时少费劲，平时就要积累足够的素材库，包括足够的模板、足够的主题材料、足够的数据、足够的照片、足够的网站、足够的套路等，还要有足够的调取能力。再通过勤总结和改进，相信写份报告不成问题。
