自动化办公软件作为一种协同办公工具，一直以来都是人机交互技术，其易用性不容忽视，已成为成熟协同产品的重要标志。国内优秀协同办公厂商翼发云表示，自动化办公软件的可用性是先进的复杂技术平台和“面向用户的模式”的支持，灵活易用。只有在满足用户的功能需求的基础上，自动化办公软件才能顺利地融入企业，追求完美的用户体验需求，最终实现真正的易用性。
首先，企业信息化需要让所有的员工，包括领导都真正参与进来，尤其是在日常办公中必不可少的自动化办公软件（www.effapp.com）。然而，公司内部员工年龄跨度大，在同一办公室60, 70, 80、90的情况下，计算机水平参差不齐，新事物的理解速度和接受速度不一致。
第二，系统是否容易使用直接决定了公司的培训成本。复杂的协同办公系统意味着更高的培训成本。它包括时间成本、财务成本、人工成本、硬件成本等。此外，该系统不易使用，只有教决策者掌握企业，这将需要很长的时间，更不用说企业所有的上下熟练。许多企业由于系统操作过于复杂，无法整体推广使用，致使项目半途而废。因此，企业管理系统可用性越来越迫切，协同办公系统易于理解、易学易操作的习惯已成为CIO企业选择中不可低估的重要因素。
首先，对OA系统的理解是对产品的第一个了解，包括产品介绍、宣传材料。如今，许多厂家把自己的产品包装起来，称为前卫时尚，越来越晦涩。要用最简洁的语言来解释最正宗的产品，翼发云认为产品信息的关键是简洁明了，语言简洁，用简洁易懂的文字让用户阅读和理解产品为王。
第二个是对功能和图标的理解和熟悉。自动化办公软件系统功能的名称和图标应该是简单、清晰、明确和易于理解的，而不是允许用户猜测其真正的角色。根据具体的应用，WAN网络遵循其使用习惯的功能名称和图标，以方便用户的操作和使用。
二、OA系统易学易用，易学是用好软件的第一步。易于学习的协作办公系统要求员工一目了然地进入操作界面，直观快捷地找到自己的功能菜单，并能轻松完成操作。该系统手册大多来自专业人员手中，大量专业术语使计算机水平不高，用户无法理解，造成了晦涩的尴尬局面。需要始终站在用户的角度，充分考虑普通用户的接受程度，语言直白，详细描述，逻辑清晰，尽量避免专业术语，每一步的操作步骤清晰细致，让用户轻松获得帮助。
其次，使用协同办公系统允许管理员完成系统的安装、初始设置、培训后在最短的时间内，用户输入和权限分配，以确保在常用函数的熟练使用，用户最快时间，不仅减少了技术人员的重复劳动，越来越多的企业节约成本，学习了很多。始终坚持复杂的自己，简单的客户。
三、OA系统的易操作性主要体现在软件界面设计合理、操作方便、界面友好。易于操作的自动化办公软件，功能设计是直接的，力求简单的培训，让企业员工直接操作，而不过分依赖操作手册和培训。
与此同时，当前协同办公系统的功能越来越多，越来越详细，在不断加强功能应用的同时，也一直在追求运营效率的最大化。通过减少操作页面，简化工作流程，提高可操作性，可以提高企业的效率，节省人力成本。例如，翼发云oa系统（www.effapp.com）过程定义采用图形化的流程建模，直观、简洁。在具体操作中，争取最简单的过程和步骤，在一个界面中完成整个操作。众所周知，协同办公系统的初衷是简化复杂的传统纸质办公，快速、简便的协同操作软件，以达到真正高效的办公助手。总之，协同办公系统的易用性在应用中发挥着重要作用，但越来越成为重要企业CIO选择的重要因素。
