事情接上回,邮件从南昌退回,在柴桑寄递事业部静躺了三天后,迎来了客户的投诉。
在几番周折后我找到了退回的原因和解决的方法,也与客户协商好周一来寄递。
在周六与客户协商好的同时也叮嘱了寄递部的经理麻烦让人第二日把邮件带到营业厅来,同时也联系了每日过来营业厅拿货的司机,让司机帮忙邮件带到营业厅。司机也顺势答应了。然后因为第二天是小爸的生日,当天晚上我就一直想着与小爸第二天的对话。第二天这一整天我都在亲戚家里与亲人相处,与小爸说话,回家也都忙着复盘这一天与小爸的对话内容,我的表现。这就导致了我忽略了对寄递那边人和司机拿邮件的提醒和督促。
周一上班(也就是昨日)一来发现没有邮件。我就再次联系了寄递经理,看是否能在今日比较早的时候让人带来,得到的结果是最早要等到中午,看有没有人来局里吃饭。如果不行就要等到晚上。我看等的结果就比较悬,我再次联系了司机问可以今天上午或者中午是否能帮忙把邮件带到局里,得到的结果是最早要两点半左右,我想了想两点半有点晚,但是还可以接受,就懒得再问其他人是否可以更早,于是拜托了司机一定要帮我那个时候把邮件带过来。同时也与经理联系告诉司机会在两点多点去拿货。
接下来的时间我就忙着办业务,上午也比较忙,而且正在忙的阶段国际邮件的客户过来了,准备过来邮寄。由于邮件还没到营业厅,再加上我发现邮件申报规范还比较复杂,没有一一摸清楚,就与客户协商,邮件的申报还有点问题,因为寄递那边忙,邮件还没拿到营业厅,让客户先回去,等邮件下午到了营业厅,邮件的申报的问题彻底解决了,确保邮件发出没问题的情况下给客户寄出,可能需要一两天时间。到时候给客户打电话,客户方便就过来眼同邮寄,不方便过来也没关系这边也可以帮客户寄,省得客户再跑一趟。
客户无奈地答应了这个提议,回去了。
支走客户后还是投入到忙碌的工作中,十一点半的时候手上还有一些业务没做,但是眼下没人,我想着还是要提前做好准备,于是提前与南昌局懂业务的主任联系请求帮助,询问对方下午什么时间方便,看是否可以帮忙解答问题。然后得到了确定的答复,可以。但
这其中的关键还是因为主任人很好,我遇到了一个懂业务也愿意解答问题的领导。
联系好了领导,我就开始研究申报规范的文件,发现其中很多条条框框说得复杂且不太容易落地实操,就集中列举了我不太理解的部分,想在主任那里得到答案。主任说让我先告诉需要申报的物品。申报的物品要等司机两点半把邮件带过来才能知道。这个时候差不多十二点,我想恰好中午也不方便打扰领导休息,两点半左右应该是刚刚好的时间,也不晚。
中午午休的时间边吃饭边把上午剩下的工作做了,又想到国际邮件的问题,心想下午联系主任获得帮助还是个不确定的事,也因为对方是领导,不好过分叨扰,而且领导回复的速度也因情况而定,为了能够得到更多的帮助,更好的解决问题,因为九江邮政办国际业务比较多,会比较有经验,我又去业务群寻找相关同事,锁定了一个浔阳区的同事发送寻求帮助的请求,然后迟迟没有得到回复,我想也很正常,因为这是处于午休时间。两点的时候我又诚恳地发了一遍请求,得到通过。
在快一点到两点的空闲时间就是好好休息和办业务,等到两点就督促了下司机别忘记带货过来,再次请求加九江局同事的微信。
意外之喜是司机提前送到,刚说完司机就把货送来了。我就赶紧联系了主任请求帮忙看下,然后精细统计了内件物品的数量告诉了主任,看看如何申报。因为客户的东西内件物品又杂又多,不好统计,而且包裹单物品申报栏只有三行,海关要求申报又比较精细严格。在一番请教过后,终于得到了清楚的答案。与此同时,九江局的同事也通过了我的请求。我又在同事那里得到了补充答案,答案也变得更加清晰。只是等明白答案,填好包裹单,加上其他的业务办理,时间已经来到了五点多。
因为明天我休息,我不想在休息的时间再跑来局里一趟,那时候可能会耗费我更多的时间精力,我就与客户联系,告知申报的问题已经解决,可以过来,我就加个班帮客户弄好,要么要等到后天再来办理。客户选择了前者,于是我就在做自己的事同时等客户六点多过来。国际的业务比较繁杂,也搞了一个小时左右搞好。
也因为在这个过程中我忘记每个物品类别分别称重就直接封装,后又重打开包裹称重重装。耽误了些时间。
客户七点多点走,我忙后续的收尾工作,忙完也把邮件交接给同事的工号,等待明天发出。
在系统内录入信息的过程中,我
发生了一个错误,我把每种类别的单件重量录入为类别的总重量。这个在电脑上如果不仔细研究是看不到错误的,但是会在包裹单上体现,直接的结果就是重量不符,因重量不符可能会发生再次被退回的后果。当时在录入系统重量的时候,我有稍稍迟疑,也由于当时比较晚了,不好打扰别人,我就没有去向同事和主任确认,直接按照我错误的判断进行了操作,当包裹单打印出不相符的重量时我也没有深入研究。
幸而在我一切忙好以后,我做出了一个行为,我分别对两位进行了感谢,而且把单子发给了两位看,告诉已寄出,在同事面前还补充了句:帮我看看有什么问题吗?(那时候我已经内心相信自己已经操作无误地寄出,只是象征性地问问同事)幸而同事热心且细心,他发现了我重量录错的问题,并且发现我录错的原因是因为我没有把总重量除以数量得出的单件重量写在系统里,导致了这样的问题。
这次也真的是得贵人相助,让我避免了差错。因为查改邮件只能是当天的邮件,不能在隔天改。如果明天才发现问题就无法避免,我就赶紧又回去重新改邮件。因为邮件总重量除以数量得出单件重量有小数点的问题,又请教了一番,也得到了确定的答复。自此事情告一段落。
这件事我之所以办成的比较晚,第一我没有在头天督促好寄递部和司机带来邮件,拖延了解决问题的时间。第二,邮件的海关申报规范不清楚,业务不熟,也没提前做好功课。第三,操作过程中细节忽略,没有分别称重,包裹单填写不完善就直接封装,在反复打开又封装的过程中耽误了时间,第四,没有发生错误的警觉性,也就是不够谨慎,面对邮件重量录入没有经过自己仔细思考和向他人核实的步骤就直接操作,导致了错误的结果。错误发生后,面对包裹单的打印出来重量不符的问题没有发现,这属于粗心大意和对规则的不熟悉。因为我不清楚其包裹单那几行的数字代表的是重量的意思。
最后这个事能够最终无差错的在当天办成,也是因为我做好了几件事:第一、保证了邮件能够早点带到单位
二、与客户做好协商,至少让客户能够接受,也能看到我比较好的态度
三、分别联系了两位对我有帮助的同事和主任,不纯靠一个人就能妥善解决问题。我能解决问题的关键就在于有贵人相助,这一方面是源于我的运气好,遇到两个能够并且有意愿解决问题的人,一方面是源于我的态度诚恳,虚心请教,也因此得到好感,让别人有心帮助我更多。以至于最后别人能帮我发现问题,指出问题,并指导改正问题。
最后总结下我能解决问题的关键除了有贵人相助,还在于我的主观能动性,我不是等待有人帮我解决,而是主动收集一切有利于我的信息,做出行动。这也是我做得比较好的地方。