文字表达是工作中一种必备的技能,对于写文章,估计大家都不陌生,毕竟在学校里写了几十年的作文。但是,职场与学校对文章的要求差别很大。如何写出数据详尽、重点突出的报告,如何完成层次分明、极具说服力的文案,不仅是刚迈入职场的新人需要学习的,也是许多已经工作了多年的人迫切需要提升的能力。
在《麦肯锡教我的写作武器》这本书中,高杉尚孝结合自己在麦肯锡管理咨询公司工作的丰富经验,介绍了金字塔结构、MECE原则、分辨问题类型的高杉法以及SCQOR故事展开法,结合结论法、抽象化、题目设定等技巧,教你提升逻辑思考能力,完善文案写作技巧,写出兼具逻辑思考和明确表达的文章。
一、本书主要内容
第一章,逻辑表现力的基本概念。包括信息、主题、分段。尤其是信息,想要设计出优秀的文案作品,必须对信息有很深的理解。信息可分成记述型、评价型、规范型三类。
第二章,如何清楚地表达信息。从主语、连接词、具体性这三个层面来学习表达的技巧。不论是传达哪一种信息,最重要的是能够清楚地表现主题。如果你传达得足够清楚明白,这除了能让你的信息更有逻辑外,还能提升信息的说服力。
第三章,学习如何设计信息。除了要学会设计个别的信息之外,还要能设计整份文案。其中,包括金字塔结构、结论法、推论、摘要法、抽象化、主题设定等诸多思考表达技巧。
第四章,学习问题的解决过程,如何运用高杉法发现各种类型的问题并设定课题来展开故事。
第五章,学习故事展开的方法,它是融合SCQOR故事展开法与问题解决过程而构成的。
第六章,学习如何把金字塔结构和问题解决型故事展开法,落实在特定的格式里。
第七章,介绍各种更能提升说服力的技巧。包括由上而下法、问题类型与提案的调整、风险管理、替代方案的数量与提出顺序以及传达信息时的命题意识化等等。
二、有说服力的故事,如何展开
1、有逻辑的故事,就是关键层级环环相扣
在展现逻辑表现力的商务写作中,设计文案时要非常注意“故事展开”。故事展开包含了内容的方面与结构的方面。所谓“结构性的故事展开”,是指文案整体大方向的发展。
在金字塔结构中,关键主题这个层级的发展流程,就是一种结构性的故事展开。一种常见的金字塔结构如下图所示。
2、连接词,将你的故事情节变紧凑精彩
对金字塔结构来说,从结构上(而非情节内容)来分析故事展开,就是关键主题之间的关联性。为什么我们必须重视故事的展开?原因在于,即使个别的信息看起来很有逻辑,也很明了,但是只要这些信息之间的相互关系不清不楚,接收者吸收的内容就极为有限。这时候,即使你塞再多零碎的信息给对方,也很难让他完全了解。
在逻辑表现力中,信息的明了度只能依赖于使用者的表达,其影响大于语言本身。明了的故事展开可以促进理解。当然,最好还是内容和关系二者都能明了地传达给接收者。
逻辑连接词就是清楚表现出信息关联性的记号。模糊的连接词无法明了地连接多个信息,因此成为阻碍正确信息传达的最主要因素。所以,为了传达正确的意思,应该尽量正确地使用逻辑连接词,以清楚表明信息与信息之间的关系。
3、用SCQOR故事展开法铺陈
故事展开的基本流程为S→C→Q→O→R要将故事做结构上的展开,SCQOR是一个有效的架构。所谓“SCQOR”,就是以下各个项目第一个字母的缩写:
S:Situation(设定状况)
C:Complication(发现问题)
Q:Question(设定课题)
O:Obstacle(克服障碍)
R:Resolution(解决、收尾)
如果将“SCQOR”大致做出区分,SCQ为故事的导入,O为故事的中心,R则是故事的结果。
三、讲故事,要先想好架构
1、先写出主题金字塔
首先,要确认的是文案的设计图,也就是金字塔结构,呈现出主要主题和关键主题。这时候尚未加入任何信息,仍然只是“容器”而已,显示出你想要表达某件事的结构。只写出主题的金字塔结构,称之为“逻辑树”。
2、填入信息,建成上半层金字塔
接着,要确认的是放入主题容器的信息,也就是完成“信息金字塔”。就如同你看到的,这个金字塔在主要层级和关键层级都写上了“标题信息”。而主题则维持不变。如果你写得太长,就不能称为“标题”,而应该定位成正文。
3、建成完整版金字塔
在主题底下加上主要摘要,在标题之下加上次要信息,就完成了完整版的金字塔结构。当你要提供的信息篇幅越长,制作主要摘要的好处也就越大。同样地,如果次要信息的内容太长,那么你在关键层级做出摘要,将有助于信息的传达。
4、内容很长,就将主要摘要放在前面
如果内容很多,最好还是附上主要摘要比较好。让接收者先读过主要摘要,掌握整体的脉络之后,再阅读内容,会比一开始就从头阅读冗长的文本,更能够减轻他们的负担。一般来说,一篇文章最适合放上五个左右的分段(一组SCQ、三个O及一个R)。如果只放入三个分段,那么每一段的内容会过长。但是,最多不要超过七个分段,否则就会产生破碎零散的感觉。
5、标题要犀利,主题可以省略
如果主题与标题这二者之间必须省略一个,那么就省略主题,留下标题(信息)。当然,能够留下主题还是比较好。可以用信息作为标题,因为信息是明白且吸引人的句子。主题即使提示了“你想要讲什么”,但毕竟不是信息,所以无法传达出“你正在讲什么”。所以,附在分段前面的标题最好用信息来表达,这样效果较佳。
6、标题别凭空而出,正文中也要提到
在每个分段的最前面,标题显示你最想传达的信息。因此,最好能在文章当中再次提示一次跟标题一样的信息,但未必要字字相同。不要将标题兼做正文的结论使用。标题是标题,正文是正文,不宜将标题视为将正文抽象化处理之后的结果。将正文中与标题类似的信息,放置在分段的结尾,这样就不会让人有重复的感觉。
高杉尚孝在书中结合诸多实际案例,讲解了逻辑思考与写作的方法与技巧,重点放在如何清楚地表达上。通过这本书的学习,你可以提升自己四个方面的能力:
【逻辑思考】养成逻辑思考的习惯,遇到问题思考周密严谨,不重复、不遗漏。
【流畅写作】搭建逻辑清晰、主次分明的结构框架。金字塔结构和SCQOR故事展开法
【解决问题】运用高杉法先厘清问题类型,再提出相应解决方案,展现你的做事能力。
【超级说服力】优先传达“有用”信息,适时拿出替代方案,说服别人其实很简单。
从信息筛选、遣词造句,到整体结构的设计、详细内容的展开,只要你在写作过程中养成逻辑思考的习惯,一定能通过“逻辑表现力”来提升你所写故事的吸引力和说服力。